член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України
Керівники видають накази, які стосуються різних сфер діяльності закладу. І попри те, що ці документи мають однакові реквізити, групи наказів відрізняються за призначенням, вимогами до тексту, строками зберігання тощо. Як і навіщо їх розрізняти — розповімо у статті
Зміст статті:
Накази з основної діяльності медичного закладу
Накази з адміністративно-господарських питань
Накази з кадрових питань у медзакладі
Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин — констатуючої (преамбули) та розпорядчої.
У констатуючій частині висвітліть цілі й завдання, для виконання яких видаєте наказ. Зазначте підставу видання наказу з посиланням на розпорядчий акт органу вищого рівня чи інший документ:
Розпорядчу частину починайте зі слова «НАКАЗУЮ». Поділяйте її на пункти й підпункти. Пункти мають містити конкретні завдання та виконавців. Виконавців зазначайте персонально або узагальнено:
Завдання формулюйте за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «подати», «розробити», «забезпечити».
Якщо наказом затверджуєте інший нормативний документ (інструкцію, положення тощо), то посилання про ці документи зазначайте у відповідних пунктах:
Якщо з виданням нового наказу втрачає чинність раніше виданий наказ або його окремі пункти, після основних пунктів нового наказу оформте пункт із назвою наказу (наказів), які визнають такими, що втратили чинність.
Реєстраційний індекс наказу з основної діяльності складається з порядкового номера за журналом реєстрації. Не доповнюйте реєстраційний індекс іншими цифровими чи літерними позначками.
Накази погоджують посадові особи в порядку, що визначає інструкція з діловодства закладу.
Зазвичай накази з основної діяльності погоджують:
виконавець наказу (особа, яка підготувала проект наказу)
безпосередній керівник виконавця
керівники структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання реалізації завдань, що визначає наказ
керівник юридичної служби (юрисконсульт)
керівник фінансової служби (якщо проект стосується витрачання коштів чи матеріальних цінностей)
заступник керівника закладу, що відповідає за напрям діяльності, про який ідеться в наказі
Після підписання документ тиражуйте в необхідній кількості й доведіть до виконавців. Відмітку про ознайомлення на наказах з основної діяльності не оформлюйте.
NB! Коли з наказом з основної діяльності необхідно ознайомити велику кількість працівників, то окремим пунктом у наказі доручіть цю функцію відповідній посадовій особі.
На самому документі підписи про ознайомлення не проставляйте. Оформте аркуш ознайомлення, у якому зазначте прізвища працівників і дату ознайомлення. Зберігайте його окремо від оригіналу наказу і разом із наказом у справу не підшивайте.
Скільки зберігати
Накази з основної діяльності зберігайте:
у закладах, у діяльності яких утворюють документи Національного архівного фонду ( НАФ) і які передають документи до відповідної архівної установи, — постійно
у закладах, у діяльності яких не утворюють документи НАФ і які не передають документи до відповідної архівної установи, — до ліквідації закладу
оперативні (календарні) плани діяльності закладу, зокрема щодо — – реалізації доручень органів вищого рівня з адміністративно-господарських питань – затвердження графіків чергування – придбання канцтоварів, інвентарю, меблів – організаційно-технічного забезпечення заходів на території закладу – створення тимчасових робочих груп і комісій, конкретний термін діяльності яких не перевищує п’яти років
Оформлюйте накази з адміністративно-господарських питань так, як і накази з основної діяльності. Візуйте їх у порядку, визначеному інструкцією з діловодства закладу.
Реєстраційний індекс наказу складається з порядкового номера наказу в межах календарного року, який через дефіс доповнюйте літерною відміткою, наприклад, «АГ»: № 45-АГ.
Групуйте накази з адміністративно-господарських питань в окремій справі
Скільки зберігати
Накази з адміністративно-господарських питань зберігайте в закладі п’ять років
Накази з кадрових питань відрізняються від наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань як за формою, так і за процедурою підготовки.
Накази з кадрових питань регулюють:
прийняття на роботу та звільнення з неї
переведення або переміщення працівника на іншу посаду (роботу)
