Керівники видають накази, які стосуються різних сфер діяльності закладу. І попри те, що ці документи мають однакові реквізити, групи наказів відрізняються за призначенням, вимогами до тексту, строками зберігання тощо. Як і навіщо їх розрізняти — розповімо у статті
Зміст статті:
Накази з основної діяльності медичного закладу
Накази з адміністративно-господарських питань
Накази з кадрових питань у медзакладі
Щоб реалізувати завдання та функції, закріплені в статуті або положенні про заклад охорони здоров’я, керівник видає розпорядчі документи — накази.
Накази складають:
- за ініціативою —
– керівника закладу
– його заступників
– керівників структурних підрозділів та служб - на виконання доручень органів вищого рівня
За змістом накази керівника поділяють на три групи (схема).
Усі накази мають такі обов’язкові реквізити:
- назва організації вищого рівня (за наявності)
- назва закладу охорони здоров’я
- назва виду документа
- дата
- реєстраційний індекс (номер)
- місце складення (видання)
- заголовок до тексту наказу
- текст наказу
- підпис керівника закладу
- візи
А чим же відрізняються групи наказів і навіщо їх узагалі розрізняти?
Як оформити наказ. Гід реквізитами
Накази з основної діяльності медичного закладу
Накази з основної діяльності відображають управлінські рішення з найважливіших питань діяльності закладу.
Коли видавати
Наказами з основної діяльності затверджуйте:
- перспективні плани діяльності
- плани заходів із реалізації в закладі нормативно-правових актів (доручень) органів вищого рівня
- внутрішні (локальні) нормативні акти
- створення колегіальних органів і комісій тощо
Приклади заголовків таких наказів:
Накази з основної діяльності видавайте, щоб створити, ліквідувати, реорганізувати структурні підрозділи або щоб забезпечити охорону праці.
✅ ✅ ✅ Як визначити коефіцієнт корегування зарплати для нарахування відпускних
Як оформлювати
Текст наказу з основної діяльності складається з двох частин — констатуючої (преамбули) та розпорядчої.
У констатуючій частині висвітліть цілі й завдання, для виконання яких видаєте наказ. Зазначте підставу видання наказу з посиланням на розпорядчий акт органу вищого рівня чи інший документ:
Розпорядчу частину починайте зі слова «НАКАЗУЮ». Поділяйте її на пункти й підпункти. Пункти мають містити конкретні завдання та виконавців. Виконавців зазначайте персонально або узагальнено:
Завдання формулюйте за допомогою дієслів неозначеної форми — «підготувати», «подати», «розробити», «забезпечити».
Якщо наказом затверджуєте інший нормативний документ (інструкцію, положення тощо), то посилання про ці документи зазначайте у відповідних пунктах:
Якщо з виданням нового наказу втрачає чинність раніше виданий наказ або його окремі пункти, після основних пунктів нового наказу оформте пункт із назвою наказу (наказів), які визнають такими, що втратили чинність.
Реєстраційний індекс наказу з основної діяльності складається з порядкового номера за журналом реєстрації. Не доповнюйте реєстраційний індекс іншими цифровими чи літерними позначками.
Накази погоджують посадові особи в порядку, що визначає інструкція з діловодства закладу.
Зазвичай накази з основної діяльності погоджують:
- виконавець наказу (особа, яка підготувала проект наказу)
- безпосередній керівник виконавця
- керівники структурних підрозділів, до компетенції яких належать питання реалізації завдань, що визначає наказ
- керівник юридичної служби (юрисконсульт)
- керівник фінансової служби (якщо проект стосується витрачання коштів чи матеріальних цінностей)
- заступник керівника закладу, що відповідає за напрям діяльності, про який ідеться в наказі
Після підписання документ тиражуйте в необхідній кількості й доведіть до виконавців. Відмітку про ознайомлення на наказах з основної діяльності не оформлюйте.
NB! Коли з наказом з основної діяльності необхідно ознайомити велику кількість працівників, то окремим пунктом у наказі доручіть цю функцію відповідній посадовій особі.
На самому документі підписи про ознайомлення не проставляйте. Оформте аркуш ознайомлення, у якому зазначте прізвища працівників і дату ознайомлення. Зберігайте його окремо від оригіналу наказу і разом із наказом у справу не підшивайте.
Скільки зберігати
Накази з основної діяльності зберігайте:
- у закладах, у діяльності яких утворюють документи Національного архівного фонду ( НАФ) і які передають документи до відповідної архівної установи, — постійно
- у закладах, у діяльності яких не утворюють документи НАФ і які не передають документи до відповідної архівної установи, — до ліквідації закладу
Ліцензійні умови. Документообіг. Перевірки Держлікслужби — 2020. Кримінальна відповідальність
Накази з адміністративно-господарських питань
Накази з адміністративно-господарських питань відображають управлінські рішення щодо адміністративної та господарської діяльності закладу.
Як працювати з наказами з адміністративно-господарських питань
Запитання | Рекомендації |
Коли видавати | Адміністративно-господарськими наказами затверджуйте: - оперативні (календарні) плани діяльності закладу, зокрема щодо —
– реалізації доручень органів вищого рівня з адміністративно-господарських питань
– затвердження графіків чергування
– придбання канцтоварів, інвентарю, меблів
– організаційно-технічного забезпечення заходів на території закладу
– створення тимчасових робочих груп і комісій, конкретний термін діяльності яких не перевищує п’яти років - поточний ремонт приміщень
- організацію благоустрою
- санітарно-гігієнічний та протиепідемічний режим тощо
|
Приклади заголовків: |
Як оформлювати | Оформлюйте накази з адміністративно-господарських питань так, як і накази з основної діяльності. Візуйте їх у порядку, визначеному інструкцією з діловодства закладу.
Реєстраційний індекс наказу складається з порядкового номера наказу в межах календарного року, який через дефіс доповнюйте літерною відміткою, наприклад, «АГ»: № 45-АГ.
Групуйте накази з адміністративно-господарських питань в окремій справі |
Скільки зберігати | Накази з адміністративно-господарських питань зберігайте в закладі п’ять років |
Накази з кадрових питань у медзакладі
Накази з кадрових питань відрізняються від наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань як за формою, так і за процедурою підготовки.
Накази з кадрових питань регулюють:
- прийняття на роботу та звільнення з неї
- переведення або переміщення працівника на іншу посаду (роботу)
- сумісництво і суміщення
- підвищення кваліфікації (із конкретним зазначенням прізвищ працівників)
- стажування (із конкретним зазначенням прізвищ працівників)
- зміну біографічних даних
- заохочення
- надання відпусток
- направлення у відрядження тощо
Приклади заголовків:
- Про відрядження Добродія М. С.
- Про зміну біографічних даних Борисенка А. Ф.
Зазвичай проекти наказів із кадрових питань готує кадрова служба закладу.
Кадрові накази: як оформлювати і скільки зберігати
