Законодавчою базою з питань відряджень співробітників є наказ Міністерства фінансів «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 № 59 (далі –Інструкція). Міністерство фінансів реорганізувало порядок оформлення відряджень , видавши наказ про внесення змін до цієї інструкції – (№669 від 28.07.2017) (далі – Зміни до Інструкції).
Впроваджені зміни стосуються таких аспектів:
- підтвердження розміру дорожніх витрат;
- відрядження держслужбовців;
- відрядження за кордон;
- ліміту сум відшкодування витрат та компенсації додаткових витрат.
Звернімося до кожного із цих питань окремо.
Читайте: "Документи з охорони праці у закладі охорони здоров’я — повний перелік"
Підтвердження розміру дорожніх витрат у відрядженні медичних працівників
Не змінилося те, що дорожні витрати компенсуються на підставі поданих оригіналів документів, що підтверджують вартість проїзду. Проте Зміни до Інструкції регламентують нові вимоги стосовно використання посадкового талону як підстави для компенсації коштів на купівлю електронних квитків.
Умови компенсації вартості проїзду у відрядженнях медпрацівників та інших працівників:
- за відсутності посадкового талона, якщо його наявність не є обов’язковою для проїзду у транспорті;
- за наявності роздрукованого електронного посадкового талона, якщо працівник реєструвався на авіарейс онлайн;
- за втрати, псування чи знищення посадкового талона за згодою керівника можна надати оригінал довідки авіаперевізника, що засвідчує стан замовлення, статус електронного квитка, факт його використання повністю за визначеним маршрутом.
У Змінах до Інструкції затверджено також відшкодування проїзду автобусом на підставі роздрукованого на папері проїзного документа. Якщо працівник повернув проїзний документ на автобус, то він має додати до звіту роздруковані на папері документи на повернення або лист (акт, довідку) від компанії-продавця про повернення документу.
Читайте: "Профессиональные заболевания медработников"
Відрядження держслужбовців
Направлення у відрядження держслужбовця, як і визначення його терміну відбувається виключно за рішенням керівника установи.
Слід пам’ятати, що держслужбовець не може перебувати у відрядженні довше 60-ти днів, якщо інше не передбачено законом.
Оплата праці службовців у відрядженні відбувається за ЗУ «Про державну службу» від 10.12.2015 № 889-VIII.
Ліміт сум відшкодування витрат та компенсація додаткових витрат у відрядженні медпрацівника
Керівник, відповідно до Змін до Інструкції, має право обмежувати компенсацію певних витрат на відрядження медпрацівників. Наприклад, компенсація витрат працівника на стягнення плати за замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби в інтернеті може обмежуватися.
Якщо працівник здійснює безготівковий розрахунок, то за Змінами до Інструкції можна компенсувати йому збір за цю операцію на підставі документів, які підтверджують його сплату.
Читайте: "Протокол засідання лікарсько-контрольної комісії"
Відрядження медичного працівника за кордон
Якщо у відрядження направляють працівника з інвалідністю І групи з приводу захворювань опорно-рухової системи та очей, можливе відшкодування витрачених коштів одній особі, що його супроводжує.
Визначення фактичного часу перебування у закордонному відрядженні медпрацівника здійснюється відповідно до наказу про направлення його у таке відрядження та за документами, що це підтверджують. До таких документів, незалежно від того, в’їзд у країну відбувається за візою чи без неї, належать:
- ксерокопії сторінок паспорта для виїзду за кордон, де зазначається ім’я працівника та є відмітки про перетин кордону. Завіряють копії відділ кадрів або головбух;
- довідка із зазначенням пункту пропуску, дати та часу перетину кордону, даних паспортного документа, видана спеціальним підрозділом Державної прикордонної служби України, яка засвідчує перетин особою кордону;
- проїзні документи, рахунки на проживання тощо.
За відсутності у працівника документів, що підтверджують фактичне перебування його за кордоном, він залишиться без добових.
Таким чином, підсумуємо новації, впроваджені до законодавчої бази про відрядження медпрацівників та інших працівників Змінами до Інструкції.
- Зміни до Інструкції регламентують компенсацію дорожніх витрат, коли працівник може чи не може надати посадковий талон.
- Оновлена Інструкція уможливлює компенсацію у разі:
- придбання квитка на автобус через інтернет;
- здійснення безготівкового розрахунку;
- супроводу однією особою працівника з інвалідністю І групи з приводу захворювань зору та кістково-м’язової системи;
- Зміни до Інструкції регламентують порядок направлення у відрядження держслужбовців;
- За оновленою Інструкцією керівник має право обмежувати розмір сум та цілей використання коштів на оплату вартості послуг зі здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби.
Читайте: "Лист нетрудоспособности: порядок заполнения, выдачи"
Оплата відряджень медпрацівників
Розглянемо ситуацію:
Медпрацівника запросили на конференцію, при тому організатори беруть на себе витрати з проїзду, проживання, а також харчування. То чи має керівник у такому разі оплачувати добові за відрядження медпрацівника? – Так, керівник медзакладу мусить нарахувати відрядженому працівнику добові, інакше буде оштрафований. З’ясуємо, чому це так.
Виплата добових – законодавчо закріплена норма як мінімум оплати праці співробітника (КЗпП, ЗУ «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР). А от винятків із цього правила у законодавстві немає.
Оплачується повна тривалість відрядження, незалежно від того, вихідний то день, чи святковий, з урахування днів, коли працівник виїздить, прибуває чи знаходиться у дорозі.
Що ж таке добові? Як зазначено у Податковому кодексі України (ПК), добові витрати включають в себе не лише оплату харчування, але й інших особистих потреб людини.
У свою чергу, відшкодування витрачених на дорогу коштів та оренду житла — то окремий гарантований пункт компенсації, що не має стосується добових.
Проте, якщо у місці проживання відрядженого працівника, наприклад, готелі, надаються послуги з харчування, особа самостійно оплачує їх за рахунок добових.
Читайте: "Професійний розвиток персоналу у звіті медсестри"
У разі, коли витрати на харчування включають до вартості за оренду житла, не даючи конкретної суми, добові нараховують у виражений у відсотках частині добових, розмір яких визначається постановою КМУ від 02.02.2011 № 98 :
- Один прийому їжі – 80%;
- Два прийоми їжі – 55%;
- Три прийоми їжі – 35%.
Проте, зазначені нормативні документи (Інструкція та постанова КМУ від 02.02.2011 № 98) має силу лише щодо бюджетного сектору установ, коли приватні організації постають перед необхідністю розробки власного положення, що регулюватиме оплату відряджень мепрацівників.
Як вже зазначалося, невиплата відрядженому працівникові добових — це порушення законодавства про працю, за якого інспектор з праці може зафіксувати порушення, а на роботодавця накладатимуть штраф у 10-кратному розмірі визначеної на момент фіксації порушення мінімальної зарплати. Так, ця цифра, починаючи з 2018 року, становить 37 230 грн за кожного постраждалого працівника.
Коли ж добові роботодавець виплатив, проте не у повному обсязі, за ним фіксується порушення встановленого терміну виплати зарплати працівникам, інших законодавчо передбачених виплат, більш як за один місяць, виплата їх не в повному обсязі. Це порушення передбачає штраф у 3-кратному розмірі мінімалки, тобто з 2018 року ця сума 11 169 грн.
Читайте більше:
