Якщо заклад охорони здоров’я включено до списку організацій, які не передають документи до державного архіву, знищенню вилучених документів мають передувати такі заходи:
- розгляд та схвалення акта про вилучення для знищення документів на засіданні експертної комісії закладу охорони здоров’я;
- подання закладом двох примірників акта на розгляд до експертно-перевірної комісії чи експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад;
- погодження акта експертно-перевірної комісії (якщо заклад належить до джерел формування Національного архівного фонду) або схвалення акта експертної комісії архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради (якщо заклад не є джерелом формування Національного архівного фонду**, проставлення відповідного штампа на всіх примірниках акта;
- повернення погодженого (схваленого) акта до закладу;
- затвердження акта головним лікарем закладу охорони здоров’я.
Лише після реалізації всіх зазначених заходів заклад охорони здоров’я має право знищувати документи, строк зберігання яких минув.
Читайте: "Принципи надання невідкладної допомоги при анафілактичному шоці"
Способи знищення документації
Вилучені документи можуть бути знищені одним із трьох способів.
Перший спосіб — відібрані для знищення документи передають підприємствам, які займаються збиранням і заготівлею вторинної сировини, за накладними, де зазначено масу макулатури. У затвердженому акті про вилучення документів для знищення оформлюють відмітку, яка містить такі відомості:
- дата передавання документів для знищення;
- маса документів;
- номер накладної.
Відмітку засвідчують підписом посадової особи, яка здавала документи для знищення. Поряд проставляють дату оформлення відмітки.
Другий спосіб — спалення документів. Цим способом послуговуються, якщо кількість документів, відібраних для знищення, незначна. Зауважимо, що нині до цього способу вдаються рідко з огляду на вимоги екологів щодо охорони навколишнього середовища.
Третій спосіб (найпоширеніший) — знищення документів (у разі незначної кількості) за допомогою спеціальних апаратів — шредерів.
Читайте: "Контроль качества стерилизации: методы, основные положения"
Якщо заклад знищує документи самостійно (спосіб 2 або 3), в акті про вилучення документів для знищення роблять відмітку, у якій вказують:
- спосіб знищення;
- посаду особи, яка знищила документи;
- дату знищення.
Відмітку засвідчують підписом посадової особи, яка здійснила знищення. Якщо таких працівників кілька, відмітку засвідчує підписом кожен із них (із зазначенням посади та дати знищення).
Читайте: "Сертификация ISO 9001 в Украине: как разработать стандарт для медучреждения"
Останнім часом набуло поширення промислове шредерування документів. Його здійснюють на договірній основі недержавні архівні установи, які можуть як приймати документи на зберігання, так і знищувати їх за заявками закладів. Недержавні архівні установи, які здійснюють промислове знищення документів, мають бути взяті на облік у державній архівній установі. Документи передають їм для знищення у спеціальних опломбованих контейнерах. Факт промислового шредерування фіксують документально — у сертифікаті, накладній тощо, — де зазначають обсяг знищених документів (масу, кількість контейнерів). Відомості про цей документ (дата, номер) заносять до акта про вилучення для знищення.
