Медична інформаційна система у медичному закладі: як обрати і впровадити

З’ясуймо, як використовувати функції МІС, щоб аналізувати й планувати роботу медичного закладу. Для прикладу наведемо скріншоти з МІС «Doctor Eleks», утім інші МІС можуть мати подібні функції.

Медичні інформаційні системи надають сервіси для безпосередніх користувачів – працівників медичних закладів та аптек. Згідно з постановою КМУ від 30.12.2022 № 1469 всі ліцензіати мали до 31 березня 2023 року зареєструватися в електронній системі охорони здоровʼя (далі — ЕСОЗ).

Цифрові навички у роботі медпрацівника — навчальна програма

Медичні інформаційні системи значно полегшують роботу медичного персоналу з документацією, дозволяють заощадити час, оптимізують комунікацію між відділеннями і окремими працівниками. Тож читайте, з чого почати їх впровадження, яку  інформаційну систему обрати та які нові можливості відкриються в обслуговуванні пацієнтів.

Термін «медична інформаційна система» використовують для позначення апаратного програмного комплексу для автоматизації окремих аспектів роботи закладу охорони здоров’я.

Зазвичай МІС складається з таких основних блоків:

• електронні медичні записи пацієнтів;
• ресурси закладу та їх розподіл;
• дані медичних досліджень;
• фінансова та адміністративна інформація закладу;
• засоби зв’язку між працівниками закладу.

Трохи інакше інформаційні системи трактують західні спеціалісти. Вони використовують термін Hospital Information System (HIS) — госпітальна інформаційна система, яка включає в себе медичний, адміністративний, фінансовий, юридичний та інші аспекти, що супроводжують надання медичних послуг. Ця система може доповнюватись такими специфічними модулями, як Radiology Information System (RIS — радіологічна інформаційна система) та Picture Archiving and Communication System (PACS — система збереження медичних зображень).

Окремим видом інформаційних систем є Laboratory Information Management System — лабораторні інформаційні системи, оскільки вони істотно відрізняються від інших подібних продуктів.

Відмінності у поглядах на інформаційні системи свідчать про різницю у підходах до інформатизації діяльності закладів охорони здоров’я. На пострадянському просторі автоматизація здебільшого застосовувалася щодо документообігу, тобто рух паперових документів по суті повторювався в електронному вигляді. Західний же підхід полягав у інформаційній підтримці більшості процесів у закладі охорони здоров’я включно з процесами прийняття рішень.

Пройти навчання за програмою: «Національна сертифікація керівників закладів охорони здоров'я — 2025»

⚡ Ліцензування та акредитація ⚡ Робота з кадрами та оплата праці ⚡ Фінанси та майно ⚡ Якість медичної допомоги ⚡ Взаємодія з пацієнтами ⚡ Охорона праці ⚡ Перевірки держорганами

ДІЗНАТИСЯ ПОДРОБИЦІ

Класифікація МІС

Представлені на ринку України медичні інформаційні системи поділяють на системи документообігу (Docflow) та системи процесів (Workflow).

Інколи складно розрізнити ці два види систем, однак примітивно відмінність між ними можна виразити так:

• якщо об’єктом дій користувача медичної інформаційної системи є документ (історія хвороби, замовлення пацієнта, журнал запису тощо), то перед нами типова система документообігу;
• якщо ж користувач інформаційної системи управляє лікувальним процесом, ресурсами, статусами процесів тощо, то ця медична інформаційна система є процесною.

Від виду інформаційних систем залежать результати їхнього впровадження. Системи документообігу дають змогу зменшити кількість паперових документів, використовуючи їхню наслідуваність, зменшити кількість помилок при оформленні, досягти типізування документів та обов’язковості їхнього створення тощо. На відміну від систем документообігу, процесні системи призначені для оптимізації використання ресурсів, поліпшення медичного сервісу, підвищення ефективності праці медичних працівників.

У середніх і малих медичних закладах реєстратура часто виконує функції контакт-центру. Проте більшість великих медичних закладів їх розділяє.

МІС дає змогу впорядкувати та спростити процедуру запису пацієнтів на прийом — підібрати зручний день, час, лікаря (рис. 1—2).

Рис. 1. Розклад лікарів*

* ^{На усіх рис. дані вигадані. Якщо помітили збіг із реальними особами, це випадковість.}

Рис. 2. Запис на прийом у МІС

Інша класифікація медичних інформаційних систем пов’язана зі сферою, яку вони дають змогу організувати:

• Electronic Medical Records (EMR) — системи медичних записів (історії хвороби, амбулаторні карти, медична статистика тощо);
• Radiology Information System (RIS) — системи, що дають змогу організувати збереження медичних зображень та доступ до них;
• Enterprise Resource Planning (ERP) — системи, що дають змогу організувати управління фінансовими, трудовими та матеріальними ресурсами закладу.

Як надавати платні послуги з 1 січня 2025 року

Алла Худякова шеф-редактор Експертус Охорона здоров'я

Випадки надання медичних послуг за плату від юридичних і фізичних осіб. Розмежування платних послуг від послуг, які входять до програми медичних гарантій. Вимоги, яких мають дотримувати заклади охорони здоров’я під час надання платних послуг

Читайте консультацію

Завдання медичних інформаційних систем

Спробуємо з’ясувати, які ж завдання дають змогу вирішувати медичні інформаційні системи та які вони мають переваги.

Першим і найважливішим завданням, з яким здатні впоратися медичні інформаційні системи, є централізація даних. Вона передбачає, що всі дані, які внесені до інформаційної системи закладу охорони здоров’я, є доступними у будь-якій точці входу до системи. Це дає змогу централізовано забезпечувати інформацією увесь персонал закладу.

Другим важливим завданням медичних інформаційних систем є типізація даних, яка застосовується як щодо інформації, так і щодо процесів. Тобто підхід до всіх пацієнтів уніфікується, як і їхні медичні документи, що оформлюються за єдиним зразком.

Третім завданням медичних інформаційних систем є забезпечення доступності інформації для її обробки. Типізована та централізована інформація є доступною для будь­якої обробки та аналізу. Це є основною перевагою медичних інформаційних систем, яку, проте, часто недооцінюють.

Інші переваги медичних інформаційних систем, як то поліпшення сервісу для пацієнтів, підвищення якості медичного обслуговування тощо, є результатом вдалої реалізації згаданих завдань.

МІС мають широкий функціонал для поліпшення роботи медичного закладу. Проте більшість керівників не послуговується цим надпотужним інструментом повною мірою.

За допомогою МІС медустанова може:

• автоматизувати роботу реєстратури, упорядкувавши і спростивши процедуру запису пацієнтів на прийом;
• систематизувати інформацію про всіх пацієнтів клініки, медичні послуги і співробітників;
• управляти матеріальним фондом медустанови, чергою на місця в стаціонарі, стежити за рухом медикаментів на складі і між відділеннями;
• упорядкувати роботу лабораторій і діагностичних кабінетів, організувати оперативне передавання даних про результати досліджень фахівцеві у автоматичному режимі;
• збирати статистику, готувати звіти та аналітику в кілька кліків.

Штрафи за неправильну калькуляцію платних послуг у ЗОЗ

Етапи впровадження МІС

Впровадження медичної інформаційної системи, як це не дивно, починається ще до її обрання — на етапі планування.

Насправді, першим етапом впровадження МІС є не планування, а прийняття рішення щодо самої необхідності впровадження медичної інформаційної системи в конкретному закладі. На цьому етапі необхідно знайти відповіді на такі запитання:

• навіщо закладові потрібна медична інформаційна система
• які завдання вона може вирішити в цьому закладі
• які для цього є ресурси

Залежно від типу медичних послуг, за які медустанова планує надавати та отримувати фінансування від НСЗУ, МІС має надавати можливість підключити такі модулі:

• робоче місце лікаря (для первинної та спеціалізованої допомоги) для роботи з деклараціями, електронними медзаписами, електронними направленнями, виписування електронного рецепту за програмою «Доступні ліки»
• адміністративний модуль (для первинної та спеціалізованої медичної допомоги) для взаємодії з НСЗУ і отримання фінансування з держбюджету
• адміністративний модуль аптечного закладу для роботи з НСЗУ
• робоче місце фармацевта
• адміністративний модуль постачальника медпослуг спеціалізованої медичної допомоги

На етапі планування слід приділити достатню увагу запитам працівників закладу, бо саме вони в подальшому будуть користувачами системи. Від того, наскільки результат буде збігатися з їхніми очікуваннями, залежить ефективність роботи системи в цілому.

Наступним етапом є власне вибір системи, зустрічі з її розробниками, тестове використання. На цьому етапі складають плани безпосереднього впровадження системи та здійснюють навчання персоналу.

Зверніть увагу, що електронна система охорони здоровʼя постійно розвивається, і надалі будуть впроваджуватись нові функціональні можливості, які можуть стати обовʼязковими згідно з вимогами законодавства. Отже, радимо передбачити умовами взаємодії з оператором МІС відповідні гарантії того, що в майбутньому МІС виконуватиме зміни, необхідні для роботи в ЕСОЗ.

Особливу увагу слід приділити вибору відповідального за впровадження (представника закладу охорони здоров’я). На цю особу покладається обов’язок стати експертом та запроваджувачем змін у середовищі закладу. Крім того, слід продумати, що буде відбуватися з уже наявною інформацією (електронною — у випадку переходу з іншої інформаційної системи чи паперовою — за першого впровадження).

Третій етап — розгортання платформи, тобто підготовка інфраструктури для навчання персоналу. Саме на цьому етапі розгортаються мережі, сервери та програмне забезпечення. Тут керівникові закладу охорони здоров’я варто звернути увагу на те, що тестування інформаційної системи доцільно здійснювати безпосередньо у закладі, де її планується використовувати, а  не користуватися тестовими серверами розробників. Адже, на жаль, досить часто при тестуванні системи виявляють недоліки інфраструктури, однак завчасне виявлення дає змогу їх виправити. Гірша ситуація складається, якщо старт системи заплановано на завтра, а в останній момент виявиться, що сервер не підходить або, банально, не прокладена мережа в конкретний кабінет.

Як медичній сестрі працювати в ЕСОЗ

Четвертий етап — прописування алгоритмів процесів. Цей етап передує навчанню персоналу. Проте часто помилковий підхід до навчання персоналу полягає в тому, що його вчать натискати на «клавіші», тобто працювати з інформаційною системою. Набагато ліпшим рішенням є використання кейсів. Суть кейсів полягає у вирішенні типових завдань, що з ними у подальшому персонал стикатиметься щодня. За такого підходу замість «ця кнопка створить нову історію хвороби», а «ця кнопка роздрукує епікриз», навчання проходить за кейсом «Стаціонарне лікування пацієнта від прийому до виписки», розділеним за структурними підрозділами закладу (наприклад, від прийомного відділення до операційної). Цей етап також дає змогу виявити деякі недоліки системи, які ще можливо виправити до її впровадження.

П’ятий етап — безпосереднє навчання персоналу. Цей етап є найскладнішим, оскільки він нескінчений. Необхідно ретельно спланувати графік навчання. Його ліпше проводити в невеликих групах, об’єднаних за типовими завданнями. Перед початком навчання слід витратити деякий час на роз’яснення персоналу важливості всього проекту, пояснити, скільки це буде тривати та до кого слід звертатися для розв’язання окремих питань.

Шостий етап — «невдалий» старт. Часто по завершенні навчання робиться спроба першого старту, у ході якого виявляють ще декілька істотних недоліків навчання або самої системи. Тому перший старт краще виконати на тестовому «полігоні»: всі люди на своїх місцях, все, «як насправді», тільки пацієнти несправжні. Окрім того, для запобігання неприємним сюрпризам навчальний етап слід завершити іспитом для персоналу на знання системи.

Фінальний етап — старт. Ліпше розділити його на декілька підетапів, поступово залучаючи до роботи з системою все більше і  більше користувачів.

Постфінальний етап — доопрацювання. Ще не було жодного проекту, де вдалося б передбачити геть усі потреби закладу охорони здоров’я. Саме тому найтяжча робота починається вже після впровадження медичної інформаційної системи. На початку цього етапу необхідно налагодити систему зворотного зв’язку між персоналом та розробниками інформаційної системи.

Вибрати вдалу медичну інформаційну систему, яка покриває основні робочі процеси медустанови – мало. Вона має бути протестована на відповідність вимогам МОЗ, в тому числі з технічного захисту інформації. Тільки ті медичні інформаційні системи, які пройшли цю верифікацію і отримали позитивні висновки, можуть бути підключені до центрального компоненту eHealth.

Відмова від лікування: як убезпечитися медику

Олег Юдін адвокат, голова Ради захисту прав лікарів

Ви впевнені, що відмова від лікування, яку написав пацієнт, убезпечить від відповідальності за її наслідки? Застосуйте поради юриста й без помилок зафіксуєте відмову

Читайте консультацію

Переваги використання МІС

Переваги використання медичних інформаційних систем для працівників закладу охорони здоров’я залежать від виду обраної системи та вдалості її впровадження у конкретному закладі.

При вдалому виборі медичної інформаційної системи її впровадження має посприяти таким позитивним змінам в організації роботи закладу:

• спрощенню доступу до необхідної інформації;
• відсутності потреби у подвійному внесенні даних;
• можливості використання шаблонів документів;
• полегшенню пошуку ресурсів;
• можливості доступу до довідкової інформації.

Шаблони не лише пришвидшують роботу й мінімізують помилки в записах, а й можуть виконувати маркетингові функції. Наприклад, використовуйте «Консультаційний висновок» для додаткової комунікації з пацієнтом. Додавайте до обов’язкових полів рекомендації щодо профілактичних оглядів, сформовані замовлення на виписані ліки, QR-коди з посиланнями на соціальні мережі закладу та пропозицією залишити відгук.

Водночас при впровадженні інформаційної системи персоналові закладу охорони здоров’я потрібно докласти певних зусиль — вносити інформацію до системи за наявними шаблонами та формами, послідовно вести електронну медичну документацію та обов’язково дотримуватися алгоритму роботи з тою чи тою інформаційною системою.

Переваги, які матиме керівник закладу охорони здоров’я від використання МІС, залежать від завдань, які він ставив при виборі та впровадженні тої чи тої системи. Зазвичай переваги зводяться до:

• прозорості системи обслуговування пацієнтів;
• прозорості фінансової діяльності та матеріальних ресурсів;
• широких можливостей щодо звітів, зокрема звітність в режимі реального часу.

Комунальні й приватні медичні заклади можуть використовувати МІС, щоб збирати дані про пацієнта для аналізу каналів залучення пацієнтів. Результати такого аналізу допомагають знайти шляхи, як залучити якнайбільше нових пацієнтів.

Користуйтеся даними, які персонал фіксує в МІС щодо кожного пацієнта та візиту, щоб проаналізувати:

• кількість первинних пацієнтів упродовж місяця/кварталу/року;
• відсоток послуг, які отримали первинні пацієнти, від загальної кількості наданих послуг;
• кількість пацієнтів, які продовжили лікування;
• вік та стать пацієнтів тощо.

Тож МІС здатна забезпечити керівника інформацією, що дасть змогу визначити цільову аудиторію, зрозуміти її потреби та ухвалити ефективні рішення.

Пацієнти закладу охорони здоров’я також мають переваги, якщо у цьому закладі використовують медичну інформаційну систему. Ці переваги залежать від можливостей самої системи, а також від тих її функцій, до яких заклад надав доступ пацієнтам.

За допомогою МІС маєте змогу запропонувати пацієнту різні варіанти запису на прийом:

• в особистому кабінеті пацієнта;
• на сайті закладу;
• через кол-центр;
• через чат-бот;
• через страхову компанію;
• через додаткові сервіси, такі як DOC.UA, likarni.com тощо.

Наступний крок у комунікації — нагадати пацієнту про візит. Для цього медичні заклади зазвичай використовують повідомлення в SMS або месенджерах (Viber, Telegram) чи телефонні дзвінки. МІС надає змогу додати в повідомлення лінк (гіперпосилання), за яким пацієнту буде зручно скасувати або перенести візит.

Серед найпростіших переваг для пацієнтів можна назвати такі:

• можливість доступу до власної медичної інформації;
• можливість спілкування з лікарем поза межами медичного закладу;
• відсутність черг (планування часу відвідування лікаря);
• поліпшення медичного результату (управління якістю).

Чи має право пацієнт фотографувати свою медичну карту

Використання МІС спростить і роботу лікаря. Робоче місце лікаря — програмний модуль МІС, мета якого оптимізувати й систематизувати роботу з медичними документами пацієнта. МІС збирає в одному місці всю інформацію, якою послуговуються в роботі лікарі, зокрема результати обстежень і призначення інших лікарів (рис. 3—4).

Рис. 3. Робоче місце лікаря

Рис. 4. Інформація про пацієнта

Робоче місце лікаря дає змогу працювати з уніфікованими електронними документами. Наприклад, формувати медичні висновки, направлення на додаткові обстеження тощо у готових шаблонах.

Деякі МІС мають функціонал з аналітикою, за допомогою якої визначте:

• послуги, які забезпечують найбільший обіг;
• структуру продажів;
• зміни в базі пацієнтів — кількість нових пацієнтів у поточному місяці та найефективніші шляхи їх залучення;
• розподіл за групами пацієнтів та послуги, якими вони користувалися;
• чи закриваєте ви потреби пацієнтів наявними послугами.

Один із ефективних інструментів ухвалення рішень — візуалізація основних показників закладу для подальшого аналізу. Переважно для цього використовують дашборди, де у вигляді графіків, діаграм, гістограм створюють модель даних для моніторингу.

Функціонал МІС дає змогу інтегруватися за допомогою API2 в програми, які обробляють дані й візуалізують їх у зручній формі. PowerBI допомагає зібрати дані з різних джерел в одному інтерфейсі й проаналізувати їх на різних рівнях — від загальної інформації по закладу до роботи певного напряму чи конкретного лікаря (рис. 5).

2 API (англ. Application Programming Interface) — програмний інтерфейс, який дає змогу одній програмі обмінюватися даними з іншою.

Рис. 5. Аналіз доходу медичного закладу в PowerBI

Систематично аналізуйте продажі та базу пацієнтів, щоб скорегувати маркетингові дії, навантаженість на лікарів та плани подальшого розвитку.

Наприклад, якщо побачили, що запити на певну послугу збільшилися, додайте зміну для лікаря або запросіть ще одного лікаря до співпраці.

Безумовно, цей перелік не є вичерпним, він лише дає змогу окреслити деякі переваги впровадження медичних інформаційних систем. Кожен конкретний випадок впровадження інформаційної системи має свої результати.

Отже, використовуйте МІС не лише як обов’язковий елемент взаємодії з ЕСОЗ, а як потужний інструмент планування, роботи із пацієнтами, лікарями, фінансами тощо. Це дасть змогу ухвалювати рішення на основі реальних даних.

МІС, яка агрегує всі дані закладу, полегшить контроль за діяльністю, допоможе вчасно виявляти критичні точки й ухвалювати рішення.