1. Затверджувати положення про службу діловодства та архів
Якщо в закладі служба діловодства та архів виокремлені в структурні підрозділи, вони повинні мати свої положення.
Положення про службу діловодства та Положення про архів розробіть незалежно від того, чи самостійні ці підрозділи, чи входять до складу іншого структурного підрозділу.
2. Надавати доступ до документів на підставі ухвали
Надавайте тимчасовий доступ до документів закладу третім особам на підставі ухвали слідчого судді або суду. Порядок дій визначає Кримінальний процесуальний кодекс України.
Такого порядку слід дотримувати незалежно від того, унесені документи до Національного архівного фонду (далі — НАФ), чи ні.
3. Підписувати управлінські документи
Тепер слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» за потреби має додавати до назви посади не лише керівник закладу (головний лікар), а й керівник самостійного структурного підрозділу.
Однак додавати таке формулювання можуть лише ті, хто обіймає посаду тимчасово відсутнього працівника на підставі наказу, виданого в закладі. Якщо особа виконує додаткові обов’язки, але це не засвідчено документально, ставити підпис «В. о.» не має права.
Читайте: "Діловодство у медичному закладі"
4. Формувати особові справи працівників
Згідно зі змінами в Правилах № 1000/5 доповніть особові справи працівників такими документами, як:
- копії —
– паспорта;
– облікової картки платника податків;
– військового квитка;
– документів про присвоєння наукового ступеня, вченого звання;
– документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
– документів (наказів, розпоряджень) про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
– документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
– розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи; - заяви про —
– переведення на іншу роботу (посаду);
– сумісництво;
– зміну біографічних даних (наприклад, зміну прізвища);
– звільнення з роботи; - характеристики;
- документи з атестації.
На початку справи розміщуйте внутрішній опис особової справи, а не опис документів справи, як раніше.
Відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади відтепер уносьте до особового листка з обліку кадрів.
Копії розпорядчих документів про накладення стягнень, відрядження, надання відпусток до особових справ не додавайте.
Читайте: "Інформація про пацієнта: персональні дані, анонімність, розголошення"
5. Проводити експертизу цінності документів
Нові Правила № 1000/5 уточнюють, що постійно діючі експертні комісії (далі — ЕК) можуть утворюватися лише в закладах, що є юридичними особами.
Змінилися повноваження ЕК державного й комунального підприємства, установи та організації. Тепер ЕК не зобов’язана схвалювати переліки відомостей, що становлять службову інформацію, які складають заклади (наказ Мін’юсту «Про внесення зміни до Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 27.06.2018 № 2057/5; далі — Наказ № 2057/5). Внесіть відповідні правки до положення про ЕК.
Архівний відділ міської ради не ініціюватиме проведення експертизи цінності, якщо виявить у затверджених раніше описах:
- дублетні документи, документи тимчасового строку зберігання, які внесені до НАФ помилково;
- порушення у формуванні справ;
- незадовільний фізичний стан документів, що спричинило втрату документної інформації державною архівною установою.
Виявляти в архівах закладів, які передають документи на постійне зберігання, унікальні документи НАФ та описувати їх в анотованому переліку слід на підставі Методики віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, затвердженої наказом № 2505/5.
6. Удосконалювати й перероблювати описи справ
Удосконалюйте опис справ, якщо заголовки не розкривають змісту справ, або коли немає довідкового апарата опису (наприклад, передмови, списку скорочених слів).
Переробляйте описи, якщо:
- значна частина заголовків опису справ не відображає змісту справ;
- значну частину документів фонду втратили, передали до іншої архівної установи, приєднали до іншого фонду;
- порушили основні принципи систематизації заголовків справ в опису, що унеможливлює пошук інформації (наприклад, на початку опису розміщено заголовки справ, що містять звіти, а потім — групу заголовків справ з наказами, планами тощо);
- значно збільшився обсяг фонду завдяки новим надходженням (наприклад, після складання та затвердження опису в двох структурних підрозділах виявили багато справ, що мають постійний строк зберігання).
Удосконалюйте або переробляйте описи справ лише за рішенням державного архіву, архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради, у зоні комплектування яких перебуває заклад.
7. Складати акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ
Архів закладу або особа, відповідальна за архів, складає акт про вилучення для знищення документів. Кожний структурний підрозділ після експертизи цінності зобов’язаний складати також власний акт. Форма зведеного акта не змінилася й наведена в додатку 15 до Правил № 1000/5.
Обов’язково додавайте до акта довідку про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.
У довідці зазначайте відомості про наявність або відсутність:
- фінансових операцій, що відповідно до законодавства підлягають фінансовому моніторингу, за зазначені в акті роки;
- спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами проваджень у справах.
Довідку має підписати та скріпити печаткою (за її наявності) керівник закладу. Раніше довідку мав підписувати також головний бухгалтер.
Змінився й порядок знищення документів, що мають гриф обмеженого доступу(наприклад, «Для службового користування», «Конфіденційно»). Щоб знищити такі документи, не лише подрібнюйте їх, а й спалюйте або знищуйте іншим способом, що не дасть змоги їх прочитати й відновити.
Читайте: "Медицинская информация: как решить проблему отцов и детей"
8. Оформлювати справи, що підлягають архівному зберіганню
Систематизувати документи у справі тепер можна і в алфавітному порядку найменування установ у межах року, а не лише за хронологією надходження або створення (від січня по грудень).
Справи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання до архіву передавайте за вказівкою керівника закладу. Для цього складіть опис справ довільної форми. Він повинен мати номер, що містить позначку «ТМ».
У разі вилучення документів до справи фонду, яку має вести архів закладу, тепер включайте не протокол вилучення (виїмки), а копію ухвали слідчого судді, суду та опис вилучених документів.
9. Підтверджувати правовий статус закладу
Заклад, який є фондоутворювачем державного архіву чи архівного відділу райдержадміністрації або міської ради, має бути юридичною особою. Цей правовий статус підтверджує відповідний акт про утворення, реорганізацію, порядок діяльності, функції тощо.
Нині не всі заклади зобов’язані мати печатки. Тому нові Правила № 1000/5 уточнюють, що печатку проставляти потрібно лише за її наявності.
10. Передавати справи у разі припинення установи
Передавайте справи від однієї установи до іншої в разі її припинення шляхом злиття, приєднання, поділу чи перетворення з передачею її функцій іншій установі на підставі акта приймання-передавання. Його форма визначена в додатку 51 до Правил № 1000/5. Такий акт складайте у двох примірниках. Його мають підписати посадові особи, що здійснили передавання та приймання документів, і затвердити керівники установ.
Для державної реєстрації припинення юридичної особи архівна установа, яка прийняла на зберігання архівні документи, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), видає довідку про прийняття документів.
Отже, проаналізуйте локальні документи закладу, аби вони відповідали новим вимогам до архівної справи й діловодства. Перевірте, чи не бракує у вас якогось із документів, і за потреби розробіть його. Це допоможе організувати подальшу роботу.
