Діловодство у медичному закладі: як організувати роботу cлужби

Правильно організоване діловодство у медичному закладі — завдання cлужби або відділу діловодства, документування, канцелярії чи просто офіс-менеджера. Це самостійний структурний підрозділ медичного закладу
Зміст статті:
Відділ діловодства медзакладу Особа, відповідальна за діловодство в медзакладі Оформлення медичної документації українською мовою: чи обов’язково Управлінські документи, що забезпечують діяльність медзакладу Облікова документація медзакладу Кадрове діловодство в медичному закладі Зразки локальних медичних документів

Функціонування жодного закладу неможливе без ведення документації. Головні лікарі та інші працівники медзакладів заповнюють безліч документів. Тому вкрай важливо, аби документообіг у закладі був упорядкованим та злагодженим. Від того, наскільки зручно організовано внутрішній та зовнішній документообіг, залежить якість організації роботи закладу в цілому та трудова дисципліна його працівників.

Які управлінські документи забезпечують діяльність КНП

Діловодство у медичних закладах й основні вимоги до оформлення документації регламентують Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Відділ діловодства медзакладу

Робота відділу діловодства спрямована на:

  • уніфікацію документування у медичному закладі
  • налагоджування роботи з документами з застосуванням інформаційних систем тощо
  • контроль за правильністю оформлення документації

Діловодство у медичному закладі: організовуємо роботу СлужбиЧитайте: Електронний реєстр пацієнтів: основні положення

Відділ документування медичного закладу:

  • розробляє інструкцію з діловодства в медичному закладі
  • формує номенклатуру справ медзакладу та контролює відповідність їй документів
  • реєструє документи, які передані зі структурних підрозділів
  • відбирає та знищує документи, оформлює відповідні акти щодо цього
  • готує документи до передачі в архів медичного закладу
  • контролює правильність заповнювання медичної документації відповідно до вимог нормативних документів та інструкцій
  • організовує та контролює роботу з документами працівників різних структурних підрозділів в системах електронного документообігу медзакладу
  • моніторить та аналізує інформацію щодо стану документування у медичному закладі
  • збирає дані про документи, які потрібні для прийняття управлінських рішень
  • організовує заходи для підвищення кваліфікації персоналу закладу охорони здоров’я щодо діловодства
  • проводить роботу з організації листування

Особа, відповідальна за діловодство в медзакладі

Трапляється, що у медичному закладі немає цілого відділення, яке проводить роботу з документами. Тоді перелічені вище обов’язки повинен виконувати секретар медичного закладу, який і призначається відповідальною особою. Для виконання всіх покладених на нього завдань він може залучати потрібних фахівців для розробки локальних документів у медичному закладі, проводити нагляд та контролювати роботу працівників з документами. Якщо ж для розробки проектів з документування йому потрібні додаткова інформація, то він може вимагати від керівників відділень або інших уповноважених працівників потрібні йому дані.

✅✅✅ Документація медичної сестри

Якщо ж секретар бачить порушення правил оформлювання документів, він має право повертати їх назад у структурні підрозділи та вимагати доопрацювання. За потреби цей працівник може проводити заходи для підвищення інформованості та обізнаності медичного персоналу щодо правил заповнювання медичної документації.

Окрім того, секретар або служба діловодства медичного закладу може співпрацювати з керівниками відділень медичного закладу, юридичним відділом, HR-службою, бухгалтерією тощо.

NB! Відділ документування у медичному закладі підпорядковується керівнику медичного закладу або уповноваженому працівнику.

Як назвати посаду працівника архіву лікарні


Оформлення медичної документації українською мовою: чи обов’язково

Закон «Про забезпечення функціонування української мови як державної» від 25.04.2019 № 2704-VІІ передбачає, що:
  • заклади охорони здоров’я складають документи, які стосуються стану здоров’я пацієнтів, державною мовою
  • мова актів, які регулюють діяльність закладів охорони здоров’я, діловодства та документообігу, — державна мова. Виняток — документи, які надсилаєте іноземним адресатам. Їх оформлюйте українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування
  • заклади охорони здоров’я використовують у своїх документах медичну термінологію відповідно до стандартів, які визначила Нацкомісія
NB! Ці норми наберуть чинності після 16.07.2020. Тож маєте час, аби впорядкувати діловодство закладу.

Управлінські документи, що забезпечують діяльність медзакладу

Перегляньте перелік управлінських документів КНП. Цей список не вичерпний. Його конкретизація залежить від об’єктивних факторів самого підприємства та закладу охорони здоров’я.

Основні управлінські документи для забезпечення діяльності КНП — перелік

Документ

1

Рішення органу місцевого самоврядування про створення комунального некомерційного підприємства або перетворення комунальної установи в комунальне некомерційне підприємство

2

Статут комунального некомерційного підприємства. Рішення органу місцевого самоврядування про затвердження Статуту комунального некомерційного підприємства

3

Виписка про державну реєстрацію підприємства

4

Ліцензії, що забезпечують здійснення діяльності закладу відповідно до профілю та завдань, які передбачені законодавством. Рішення ліцензійної комісії про прийняття змін даних суб’єкта господарювання, що додавались до заяви на отримання ліцензії на впровадження господарської діяльності з медичної практики

5

Відомості суб’єкта господарювання про стан матеріально-технічної бази, наявність персоналу із зазначенням його освітнього і кваліфікаційного рівня. Також усі Відомості та Повідомлення, які подавали до МОЗ, щоб затвердити зміни даних суб’єкта господарювання, що додавались до заяви на отримання ліцензії на впровадження господарської діяльності з медичної практики

6

Положення про заклад охорони здоров’я. Рішення органу місцевого самоврядування про створення на базі комунального некомерційного підприємства закладу охорони здоров’я або Наказ керівника комунального некомерційного підприємства про створення закладу охорони здоров’я.

Так, повноваження суб’єктів керування, передбачені в Статуті, впливають на наявність рішення чи наказу. На практиці трапляються рішення органу місцевого самоврядування про заснування закладу охорони здоров’я на базі підприємства та наказ керівника підприємства про створення закладу охорони здоров’я. Одночасне існування на перший погляд двох документів із тотожного питання, виданих різними суб’єктами, виявляється правомірним, оскільки в рішенні про заснування закладу орган місцевого самоврядування покладає на керівника обов’язок його створити

Маршрут основної медичної документації

7

Рішення органу місцевого самоврядування про призначення керівника комунального некомерційного підприємства. Рішення про зміну керівника підприємства

8

Структура закладу охорони здоров’я. Наказ керівника комунального некомерційного підприємства або Рішення органу місцевого самоврядування про затвердження структури. Усі Накази (Рішення) про зміну структури та структури закладу у відповідних редакціях.

Наявність рішення чи наказу залежить від повноважень передбачених у Статуті комунального некомерційного підприємства

9

Штатний розпис закладу охорони здоров’я та Наказ керівника комунального некомерційного підприємства про затвердження штатного розпису. Наказ про внесення змін до штатного розпису та штатні розписи у відповідних редакціях

10

Затверджені довготривалі та короткотривні плани діяльності закладу охорони здоров’я

11

Правила внутрішнього трудового розпорядку. Наказ про затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку або Протокол загальних зборів трудового колективу із затвердженням Правил. Наказ про зміну Правил та Правила у відповідних редакціях або Протокол загальних зборів трудового колективу із затвердженням іншої редакції Правил

12

Рішення органу місцевого самоврядування чи Наказ керівника підприємства про призначення керівника закладу охорони здоров’я

13

Положення про керівника закладу охорони здоров’я.

Станом на сьогодні Випуск 78 «Охорона здоров’я» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників від 29.03.2002 № 117 передбачає окремі посади керівників закладів охорони здоров’я:

  • генерального директора (директора) / начальника (завідувача) закладу охорони здоров’я
  • медичного директора

Тобто положень може бути декілька, згідно з керівними посадами в ЗОЗ

14

Протокол загальних зборів трудового колективу про обрання уповноваженого представника трудового колективу

15

Положення про комісію з трудових спорів. Протокол загальних зборів трудового колективу або наказ керівника зі створення комісії з трудових спорів, затвердження складу та Положення про комісію з трудових спорів. Довідка про нестворення комісії з трудових спорів

16

Журнал реєстрації заяв про розгляд трудових спорів

17

Колективний договір.

Законодавець передбачає додатково, що колдоговори можна укладати в структурних підрозділах у межах їх компетенції. Тому колективних договорів може бути декілька (Закон України «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 № 3356-XII)

18

Інструкція з діловодства та її дотримання. Наказ про організацію роботи з діловодства. Наказ про зміну організації роботи з діловодства. Наказ про внесення змін до Інструкції з діловодства. Наказ про призначення (зміни в призначенні) відповідальної особи за ведення діловодства та документообігу

19

Схвалена та погоджена номенклатура справ.

Створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання на підприємствах незалежно від форм власності передбачають спеціальні Правила, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5. Ці Правила встановлюють, що номенклатуру підписує керівник служби діловодства, візує керівник архіву установи (посадова особа, відповідальна за архів) і схвалює експертна комісія. Відтак новостворені ЗОЗ повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену номенклатуру справ на розгляд до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, щоб провести експертизу цінності документів. Це необхідно, щоб визначити документи, які слід зарахувати до НАФ. Далі номенклатуру погоджують раз на п’ять років

20

Документи з контролю якості сетринської справи (медсестринства):

  • стандарти сестринського (медичного) догляду і системи оцінки якості їх виконання
  • контроль за дотриманням стандартів сестринського (медичного) догляду
  • правила та інструкції виконання маніпуляцій та процедур
  • проведення регулярних занять із молодшим медичним персоналом щодо правил догляду за хворими тощо

21

Документи із організації роботи із захисту від ВІЛ-інфекції/СНІДу:

  • призначення відповідальних осіб
  • забезпечення закладу швидкими тестами на ВІЛ
  • створення умов для забору і транспортування біологічного матеріалу для діагностики ВІЛ/СНІДу тощо

22

Журнали:

  • реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції
  • реєстрації наказів з основної діяльності

Усім лікарям доводиться складати й заповнювати медичну документацію. Від того, як вони її оформлять, інколи залежить не лише життя та здоров’я пацієнта, а й кар’єра самого лікаря. Неправильно заповнені медичні документи можуть спричинити настання цивільної, матеріальної та інших видів відповідальності

Облікова документація медзакладу

У лікувально-профілактичних закладах будь-якої форми власності і підпорядкування з 01.07.2012 застосовують форми первинної облікової документації, затверджені наказом МОЗ від 14.02.2012 № 110.

Розгляньте детально, що це за форми.

Розглянути

Кадрове діловодство в медичному закладі

У нормативних документах немає чіткого переліку документів, які обов’язково мають бути в кадровій службі. Пропонуємо вам список документів:

  • які вимагатимуть при перевірці Держпраці, військкомат, Фонд соціального захисту інвалідів, Державна служба зайнятості, омбудсмен
  • що є обліковими формами для документів, наявність яких вимагає законодавство

Скористайтеся списком як чеклістом.

Обов’язкові документи відділу кадрів — чекліст

Обов’язкові документи кадрового відділу

Скачати

Зразки локальних медичних документів

Щоб зекономити час на медичне діловодство та швидше справитись з паперовою роботою, скачуйте зразки документів та оформлюйте їх відповідно до умов та вимог вашого медзакладу.

Статути:

Статут комунального некомерційного підприємства

Статут комунального некомерційного підприємства, яке надає первинну медичну допомогу

Статут комунального некомерційного підприємства, яке надає вторинну та третинну медичну допомогу

Положення:

Положення про медичну раду закладу охорони здоров’я

Положення про медсестринство

Положення про експертну комісію приватного закладу охорони здоров’я

Положення про лікарсько-консультативну комісію

Положення про комісію з інфекційного контролю

Положення про платні послуги в КНП

Положення про облікову політику КНП

Положення про черговий кабінет

Положення про преміювання та матеріальне заохочення працівників

Інші документи:

Штатний розпис КНП
Правила внутрішнього трудового розпорядку в медзакладі
Колективний договір у КНП
Інструкція з діловодства медичного закладу

Номенклатура справ медзакладу

Плани роботи закладу та медпрацівників

Стандарти сестринського (медичного) догляду

Накази керівника медзакладу

Протоколи засідань комісій

Документи щодо ВІЛ

Звіти про роботу медзакладу





зміст

Зміни у ліцензуванні медичної практики у 2024 році

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді