Ефективність діяльності закладу охорони здоров’я значною мірою залежить від правильної організації діловодства. Тому визначення чітких правил і принципів, які б окреслювали вимоги до складання й оформлювання документів та організації роботи з ними, – важлива умова налагодженої діяльності. Саме тому ці принципи та правила закріплюють в інструкції з діловодства медичного закладу, яку складають у службі діловодства.
Читайте: "Обов’язки закладу охорони здоров’я при проведенні клінічного випробування"
Завдання інструкції з діловодства закладу охорони здоров’я – встановлення єдиного порядку документування і організації роботи з документами.
Щоб розробити інструкцію, насамперед дуже важливо ознайомитися з нормативними і методичними документами, що регламентують питання документування управлінської діяльності, насамперед Національного стандарту України «Уніфікована система організаційнорозпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 41632003).
Читайте: "Поводження з медичними відходами: нові вимоги законодавства"
Відповідальні за розробку інструкції працівники мають ознайомитися зі статутом закладу (положенням про заклад), в якому, зокрема, визначені повноваження щодо видання розпорядчих документів, їх види, компетенція керівника закладу, порядок делегування повноважень керівником, у т. ч. при підписанні документів.
Особливу увагу необхідно звернути на складання додатків до інструкції. Серед них мають бути:
- форми бланків службових документів;
- перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства;
- зразки реєстраційних форм (карток, журналів);
- зразки оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- зразки оформлення зведеної номенклатури справ закладу;
- зразок опису справ для передачі в архів закладу.
Читайте: "Форма № 20 «Звіт лікувально-профілактичного закладу»: загальна характеристика документа"
Підготовлений проект інструкції з діловодства вносять на розгляд експертної комісії (ЕК) закладу охорони здоров’я. Після схвалення ЕК проект інструкції подають до експертно-перевірної комісії (ЕПК) державного архіву чи експертної комісії (ЕК) архівного відділу райдержадміністрації, міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад.
Після схвалення ЕПК (ЕК) інструкція затверджується наказом керівника закладу охорони здоров’я.
Приклад оформлення наказу про затвердження інструкції
з діловодства у закладі охорони здоров’я
Вінницька міська
клінічна лікарня № 2
НАКАЗ
01.12.2010 № 124
Про затвердження інструкції з діловодства
На виконання постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17 жовтня 1997 р. № 1153, наказу Міністерства охорони здоров’я України «Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров’я України» від 5 лютого 1998 р. № 20, з метою встановлення єдиного порядку документування управлінської діяльності, вдосконалення роботи з документами
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити інструкцію з діловодства у Вінницькій міській клінічній лікарні № 2 (додається).
2. Ввести інструкцію в дію з 1 січня 2011 року.
3. Завідувачу канцелярії Колесник О. К.:
3.1. До 05.12.2010 підготувати та подати на затвердження графік проведення практичних семінарів із працівниками лікарні з вивчення положень інструкції.
3.2. До 20.12.2010 організувати виготовлення бланків службових документів.
3.3. До 25.12.2010 забезпечити тиражування примірників інструкції та їх одержання структурними підрозділами лікарні.
4. Керівникам структурних підрозділів забезпечити неухильне додержання положень інструкції у підрозділах,
5. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Головний лікар Бондарчук Г. В. Бондарчук
Примірна структура інструкції з діловодства у закладі охорони здоров’я
1. Загальні положення
2. Документування управлінської діяльності
3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
3.1. Приймання документів
3.2. Попередній розгляд документів
3.3. Реєстрація документів
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.2. Оформлення документів
4.3. Датування документів
4.4. Індексація документів
4.5. Погодження документів
4.6. Засвідчення документів
4.7. Адресування документів
4.8. Порядок проставлення резолюцій
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.10. Оформлення копій документів
4.11. Оформлення додатків до документів
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються на комп’ютері
4.13. Розмноження (тиражування) документів
4.14. Підготовка та оформлення документів до нарад і засідань
4.15. Оформлення документів про відрядження
5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.2. Строки виконання документів
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
7. Складання номенклатур і формування справ
7.1. Складання номенклатур справ
7.2. Формування справ
7.3. Оперативне зберігання документів
8. Підготовка справ до зберігання та використання
9. Функції служби діловодства
Додатки
Класифікатор індексів структурних підрозділів
Форма Журналу реєстрації вихідних документів
Форма Журналу реєстрації вхідних документів
Форма Журналу реєстрації внутрішніх (створюваних у закладі) документів
Форма Журналу реєстрації особових справ
Форма Журналу реєстрації посвідчень про відрядження
Зразок загального бланка закладу
Зразок бланка для листів
Зразок бланка наказу
Склад реквізитів організаційнорозпорядчих документів згідно з ДСТУ 41632003
Перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства
Перелік документів, що підлягають затвердженню
Перелік документів, на які ставиться основна кругла печатка
Перелік документів із зазначенням строків виконання
Бланк замовлення на розмножувальну роботу
Зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю
Форма номенклатури справ структурного підрозділу
Форма зведеної номенклатури справ закладу
Форма акта про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання і з особового складу структурного підрозділу
