Номенклатура справ медичного закладу: як скласти, затвердити та зберігати

Автор
Експертна редакція порталу
Усі підрозділи медичного підприємства розробляють номенклатуру справ на наступний рік до 15 листопада поточного року. За якими принципами складати та як оформити документ? Читайте в статті

Кожен медзаклад має розробити власну номенклатуру справ. З’ясуємо, що таке номенклатура справ. 

Що зміниться в ліцензуванні медичної практики

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII).

Цей документ дає змогу установити в закладі єдиний порядок формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечувати їх облік, оперативний пошук документів за їх змістом і видом, визначати строки зберігання справ.

NB! Номенклатура справ — це основа для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Хто складає номенклатуру справ? Зведену номенклатуру складає служба діловодства медзакладу. Методичну допомогу в цьому надає архів закладу або посадова особа, відповідальна за архів.

Далі розглянемо порядок складання примірної номенклатури справ медичного закладу. 

Номенклатура справ: вимоги до складання

Насамперед продумайте, за яким принципом розроблятимете номенклатуру справ:

  • структурним
  • або функціональним принципом

Структурний принцип

Структурний принцип використовуйте за наявності чітко встановленої структури закладу.

Розділи в такій номенклатурі справ — найменування структурних підрозділів. Першим розділом номенклатури зазначайте структурний підрозділ, який виконує функції служби діловодства. Наступні розділи — структурні підрозділи закладу, зокрема й відокремлені, що не мають статусу юридичної особи.

NB! Послідовність розміщення розділів має відповідати штатному розпису чи класифікатору структурних підрозділів.

Наприкінці зазначайте справи постійно й тимчасово діючих колегіальних органів закладу (колегій, рад, комісій, творчих груп тощо).

Функціональний принцип

У невеликих закладах, де немає поділу на структурні підрозділи, використовуйте функціональний принцип побудови номенклатури справ.

Розділи й підрозділи номенклатури справ закладу, побудованої за функціональним принципом, відображають її функції та напрями діяльності. Розміщуйте їх у номенклатурі за ступенями важливості: організація роботи, планування, фінансування, прогнозування тощо.

 У структурі медзакладу, зокрема центру ПМСД, є і структурні підрозділи (наприклад, амбулаторія), і фахівці, які не належать до складу структурного підрозділу, а працюють за окремими напрямами роботи: головний бухгалтер, фахівець із кадрової роботи. За яким принципом складати номенклатуру справ?

У цьому разі поєднайте структурний та функціональний принципи побудови номенклатури справ.

Розроблення номенклатури справ: покрокова інструкція

image47

Скачати

Як складати номенклатуру справ лікувального закладу

Перш ніж розпочати підготовку номенклатури справ закладу, вивчіть та проаналізуйте документи, що регламентують діяльність закладу загалом:

  • положення (статути) про заклад та його структурні підрозділи
  • штатні розписи
  • номенклатури та описи справ за минулі роки
  • класифікатори документів і кореспондентів
  • реєстраційно-облікові та контрольні картотеки
  • перелік видів документів із зазначенням строків їх зберігання

Проаналізуйте й нові завдання закладу на наступний рік.

Номенклатура справ структурного підрозділу медичного закладу

Усі підрозділи медичного підприємства розробляють номенклатуру щороку — до 15 листопада поточного року на наступний рік (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).

Готує номенклатуру справ структурного підрозділу посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. До підготовки залучають фахівців, які працюють у підрозділі.

Номенклатуру справ структурного підрозділу візує керівник архіву закладу або посадова особа, відповідальна за архів, та підписує керівник структурного підрозділу.

 Чи потрібно включати в номенклатуру справ друковані видання, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформацію?

Ні, не потрібно. До номенклатури справ включайте оригінали документів. За рішенням експертної комісії закладу включіть також копії тиражованих документів, що накопичуються в структурних підрозділах: наказів керівника медзакладу, положень про структурні підрозділи, посадових інструкцій тощо.

Номенклатуру справ структурного підрозділу закладу складайте у двох примірниках.

Після їх візування та підписання один примірник передайте структурному підрозділу, відповідальному за діловодство (службі діловодства).

На підставі номенклатур справ структурних підрозділів служба діловодства складає номенклатуру справ закладу — так звану зведену номенклатуру. Її складають за уніфікованою формою.

Чи складає ФОП номенклатуру справ?

ФОП може, але не зобов’язаний складати номенклатуру справ.

Мати власну номенклатуру зобов’язані лише юридичні особи (п. 4 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Призначення номенклатури — це, серед іншого, систематизація і забезпечення збереженості документів, які обов’язково мають бути на підприємстві.

 

Хто погоджує та затверджує номенклатуру справ закладу

Номенклатуру справ закладу підписує керівник служби діловодства, візує керівник архіву закладу або посадова особа, відповідальна за архів. Після цього її схвалює експертна комісія закладу.

NB! Якщо заклад щойно створили, то незалежно від форми власності не пізніше року з початку його діяльності подайте номенклатуру справ, яку схвалила експертна комісія, на розгляд експертно-перевірній комісії державного архіву (ЕПК) відповідного державного архіву чи експертній комісії архівного відділу районної держадміністрації або міської ради. Архівна установа проведе експертизу цінності документів, визначить, які документи належать до Національного архівного фонду (НАФ).

Заклади, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ на розгляд ЕПК або експертної комісії відповідної архівної установи (архіву, архівного відділу).

Заклади, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ на розгляд експертної комісії органу вищого рівня (якщо такий є). Якщо установи вищого рівня немає, номенклатуру справ схвалює лише власна експертна комісія.

NB! Номенклатуру справ закладу погоджує відповідний державний архів або схвалює орган вищого рівня раз на п’ять років.

За істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи закладу або якщо втратив чинність типовий перелік документів, погоджуйте номенклатуру справ невідкладно.

Після того як номенклатуру справ погодить ЕПК відповідного державного архіву або схвалить експертна комісія органу вищого рівня (для закладів, які не належать до джерел комплектування державного архіву), її затверджує керівник закладу. Документ уводять у дію з 1 січня нового року

Скільки примірників номенклатури справ має бути у закладі?

Номенклатура справ медичного закладу: як оформити 

Як заповнювати номенклатуру справ закладу

Для роботи структурні підрозділи отримують засвідчені витяги з відповідних розділів затвердженої номенклатури справ закладу.

Протягом року відповідальні особи структурних підрозділів ведуть номенклатуру справ, контролюють формування справ відповідно до неї.

Якщо до номенклатури потрібно внести нові справи, відповідальна особа погоджує це зі службою діловодства та архівом (посадовою особою, відповідальною за архів). Нові справи вносять у резервні номери наприкінці номенклатури.

Хоча уніфікована форма номенклатури справ має всього п’ять пунктів, медичним працівникам буває складно розібратися у тонкощах діловодства. Тож розглянемо, що зазначати у графах, щоб наприкінці року не довелося все переробляти.

Що зазначати у графах номенклатури справ

image17

Скачати

 Обов’язково закривайте номенклатуру справ.

Наприкінці року або першого робочого дня наступного календарного року номенклатуру справ закрийте підсумковим записом.

Кожен структурний підрозділ закриває свою номенклатуру справ, а служба діловодства закладу обов’язково закриває зведену номенклатуру справ закладу.

Зазначте у підсумковому записі кількість справ постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років включно) зберігання за кожною категорією окремо та за всіма категоріями разом. У відповідних графах навпроти кожної категорії вкажіть кількість перехідних справ і справ з позначкою «ЕПК» (експертно-перевірна комісія).

Позначка «ЕПК» означає, що вся справа або деякі документи з неї можуть мати культурне значення і зберігатимуться постійно. Для підприємств — джерел формування НАФ питання щодо подальшого зберігання або знищення таких документів вирішують за погодженням з ЕПК державного архіву, у зоні комплектування якого перебуває підприємство, після закінчення діловодного року.

Відомості, зазначені у підсумковому записі, кожен підрозділ передає до служби діловодства, яка підсумує дані про кількість справ за всіма підрозділами.

Строк зберігання номенклатури справ

Номенклатуру за певний рік зберігайте три роки (п. «в» ст. 112 Переліку № 578/5).

Строк зберігання документів обчислюйте з 01 січня року, наступного за роком закінчення справи. Це передбачає пункт 4 глави 2 розділу V Правил № 1000/5.



зміст

Статичний блок для статей

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді