Належне зберігання медичної документації неможливе без правильно організованої роботи архівного фонду. Тому керівник медзакладу повинен подбати про:
- Виконання вимог законодавства щодо організації архівної справи у закладі
- Правильну організацію діяльності архіву та медичного персоналу.
Архів медичного закладу приймає документацію з усіх відділень медичного закладу чи громадських організацій, з яким він взаємодіє. Тому вкрай важливим є відповідальне зберігання та реєстрація усіх видів документації.
Як набрати бали до атестації 2020
Архів медичного закладу не є замкнутою у собі системою. Адже він бере участь у складанні номенклатури справ усього медичного закладу, а також перевіряє відповідність цій номенклатурі формування документів у справи. Окрім того, завданням архіву є контроль правильності заповнювання медичних форм медичними працівниками під час виконання їх обов'язків. Архів видає архівні довідки на запити працівників та уповноважених органів.
Архів може вимагати видачу медичної документації або повертати назад на доопрацювання форми, які заповнені неправильно. Також архів повинен консультувати медичних працівників з приводу підвідомчих питань.
Оскільки архів медичного закладу є центральним підрозділом щодо роботи з документами, то він може звітувати керівництву медичного закладу про стан документування, аналізувати проблеми та шукати шляхи їх вирішення.
Робота з кадрами архівного підрозділу медичного закладу
Керівник медзакладу призначає керівника архіву. Кваліфікаційними вимогами такого працівника є профільна освіта. Керівник архіву також пропонує керівнику закладу кандидатури на інші посади архівного підрозділу. Всі обов’язки цих працівників, їх права, кваліфікаційні вимоги повинні бути чітко прописані в посадових інструкціях, які затверджує керівник медичного закладу.
Які документи зберігаються в архіві медичного закладу?
- Документи постійного та тривалого зберігання з різних відділень закладу
- Особові архівні документи
- Документація ліквідованих установ-попередників
- Видання для науково-методичної роботи закладу
- Довідковий та обліковий апарат документів, що знаходяться в архіві.
Документи надають в архів через 2 роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами. Варто враховувати визначені законодавством терміни тимчасового зберігання файлів в архіві.
Які зміни відбулися в документообігу
Схема роботи архівного підрозділу в медичному закладі
Перед направленням документів у архів, у кожному відділенні працівники повинні перевірити чи правильно оформлені ці документи і доопрацювати можливі недоліки. Також додатково перевіряють відповідність справ номенклатурі, затвердженій у медичному закладі.
Справу оформлюють так:
- Аркуші пронумеровують
- Формують внутрішній опис
- Ставлять засвідчувальний напис
- Роблять оправу
- Оформлюють обкладинку і титульний листок.
Як діяти, якщо справи, яка зазначена у описі, немає серед документів?
- Працівники повинні розшукати потрібний документ
- Якщо документ не знайдено, керівник медзакладу складає акт про нестачу архівних справ.
- Призначає службове розслідування
- По завершенню розслідування видає наказ про притягнення до відповідальності винних у втраті документу осіб
- Формують довідку в архівний фонд про те, що документ відсутній. Причини відсутності зазначаються.
Архіваріус медичного закладу кожну справу приймає у присутності працівника, який надав документи.
Читайте: "Медична сестра психіатрії: стандарти професійної діяльності"
Як оформлювати примірник опису справ?
- Вказують кількість справ у примірнику (числом та прописом)
- Записують номер відсутніх справ
- Вказують дату приймання документів
- Працівники, які приймали і подавали документ в архів, ставлять підписи.
