Що таке інвентаризація
Інвентаризація — процедура, яка дає змогу забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності закладу.
Інвентаризація у ЗОЗ: порядок проведення та оформлення
Підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів і зобов’язань, щоб забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності (ст. 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV; далі — Закон про бухоблік).
Річну інвентаризацію проводять і під час воєнного стану. Перед складанням річної фінансової звітності вона є обов’язковою (п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 № 419; далі — Порядок № 419).
Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання та оцінку.
Інвентаризація дає змогу:
- виявити фактичну наявність активів та перевірити повноту відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;
- установити лишки або нестачі активів, зіставивши їх фактичну наявність із даними бухгалтерського обліку;
- виявити активи, які частково втратили первісну якість та споживчі властивості, застаріли або не використовуються, а також невикористані суми забезпечення;
- виявити активи і зобов’язання, які не відповідають критеріям визнання.
Суцільною інвентаризацією охоплюють усі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження. Зокрема, інвентаризують предмети, передані у прокат чи оренду, а також ті, що перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі чи резерві незалежно від технічного стану.
Підприємство також інвентаризує активи, що тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні: об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі.
Інвентаризації підлягають умовні активи і зобов’язання, бланки документів суворої звітності та інші активи, які обліковують на позабалансових рахунках.
Хто відповідає за інвентаризацію в медзакладі
За проведення інвентаризації відповідає керівник медзакладу. Він створює необхідні умови для її проведення.
Інвентаризація в медзакладі: якими документами керуватися
Порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів визначає Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879). Ним керуються всі юридичні особи незалежно від організаційно-правової форми та форми власності.
Додатково питання інвентаризації можуть регулювати:
- внутрішнє положення про інвентаризацію медзакладу. У ньому визначають, коли і які інвентаризації проводять, а також склад інвентаризаційних комісій. Окреме положення не є обов’язковим, адже ці питання можна щороку врегульовувати наказами;
- положення про організацію бухгалтерського обліку. Питання інвентаризації інколи визначають у положенні про облікову політику, однак інвентаризація не належить до питань облікової політики;
- внутрішні накази про проведення інвентаризації та затвердження складу інвентаризаційної і робочих інвентаризаційних комісій.
Як сформувати інвентаризаційну комісію в ЗОЗ
Якщо медзаклад має значний обсяг матеріальних цінностей, крім інвентаризаційної комісії створіть робочі інвентаризаційні комісії для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва.
Якщо створили робочі інвентаризаційні комісії, інвентаризаційна комісія організовує проведення інвентаризації, проводить вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника, перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, розглядає причини виявлених нестач та втрат від псування активів.
Інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної або робочої інвентаризаційної комісії та у присутності матеріально відповідальної особи (МВО). Тому за потреби внесіть зміни до графіків відпусток працівників, яких включили до складу комісій, та МВО.
До інвентаризаційної комісії включайте представників керівництва, бухгалтерської служби та досвідчених працівників, які знають об’єкти інвентаризації, ціни й первинний облік, зокрема економістів і бухгалтерів.
Інвентаризаційну комісію очолює керівник медзакладу, його заступник або керівник структурного підрозділу.
Одного й того самого працівника не можна призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні у тих самих МВО, два роки поспіль.
Тому наказ про затвердження робочих комісій періодично оновлюйте з урахуванням цієї вимоги.
Пильнуйте МВО! Матеріально відповідальні особи не мають права інвентаризувати запаси, що перебувають у них на відповідальному зберіганні. Простежте, щоб вони не потрапили до відповідних робочих комісій.
Підприємство може визначити порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів у внутрішньому положенні, розробленому відповідно до Положення № 879 та інших нормативно-правових актів із бухгалтерського обліку.
Якщо відповідні питання врегульовані у внутрішньому положенні чи іншому локальному документі, окремий наказ про щорічну інвентаризацію можна не видавати.
Наказ про проведення щорічної інвентаризації
Коли проводити інвентаризацію в медзакладі
Перед складанням річної фінансової звітності проведіть суцільну інвентаризацію у строки, визначені Положенням № 879 (п. 10 розд. І Положення № 879).
За загальним правилом необоротні активи, запаси, поточні біологічні активи, дебіторську та кредиторську заборгованість, витрати й доходи майбутніх періодів інвентаризують із 1 жовтня по 31 грудня поточного року включно.
До початку інвентаризації перевірте:
- наявність технічних паспортів та іншої технічної документації на основні засоби;
- технічний стан основних засобів;
- документи на основні засоби, які передали чи прийняли в оренду, на зберігання або в тимчасове користування.
Одночасно з інвентаризацією активів проводьте інвентаризацію дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння, що містяться у приладах, обладнанні та інших виробах.
Під час інвентаризації земельних ділянок, будівель, споруд та іншої нерухомості перевіряйте наявність документів, які підтверджують право власності медзакладу на ці об’єкти.
Земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти можна інвентаризувати один раз на три роки. Якщо у протоколі інвентаризаційної комісії за попередній рік були зауваження чи рекомендації щодо таких об’єктів, не радимо виключати їх із переліку об’єктів інвентаризації.
Для обов’язкової інвентаризації визначені підприємством строки не можуть перевищувати строків, установлених Положенням № 879 (п. 4 розд. І Положення № 879).
Види інвентаризації в КНП
1. Щорічна. Більшість активів і зобов’язань інвентаризують із 1 жовтня по 31 грудня.
Окремі активи й зобов’язання інвентаризують із 1 листопада по 31 грудня. До них належать незавершені капітальні інвестиції, грошові кошти, включно з касою, цільове фінансування, окремі розрахунки та невикористані забезпечення.
2. Раз на три роки. Така періодичність може застосовуватися до земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів.
3. Щоквартальна. З такою періодичністю зазвичай проводять інвентаризацію запасів у МВО, якщо це передбачають внутрішні документи медзакладу.
Окремо щокварталу інвентаризують наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори (ст. 33 Закону України «Про наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори» від 15.02.1995 № 60/95-ВР; далі — Закон про наркотики).
4. Позапланова за рішенням керівництва. Її проводять, зокрема, у разі зміни МВО, крадіжки або реорганізації (п. 7 розд. І Положення № 879). За потреби керівник може призначити інвентаризацію і для додаткового контролю.
5. Позапланова на вимогу контролюючих органів. Провести інвентаризацію під час перевірки можуть вимагати представники ДПС і Державної аудиторської служби.
Податківці мають вручити вимогу про проведення інвентаризації та можуть бути присутніми під час її проведення (пп. 20.1.9 Податкового кодексу України; п. 7 розд. І Положення № 879).
Аналогічне право мають державні аудитори (пп. 8 п. 6 Положення про Державну аудиторську службу України, затвердженого постановою КМУ від 03.02.2016 № 43).
Об’єкти та строки річної інвентаризації у ЗОЗ: чекліст
Строк | Активи | Зобов’язання |
Із 1 жовтня по 31 грудня | дебіторська заборгованість; необоротні активи, крім незавершених капітальних інвестицій; запаси, крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів; поточні біологічні активи; витрати майбутніх періодів | кредиторська заборгованість; доходи майбутніх періодів; зобов’язання, крім тих, які інвентаризують із 1 листопада |
Із 1 листопада по 31 грудня | незавершені капітальні інвестиції; незавершене виробництво; напівфабрикати; фінансові інвестиції; кошти | цільове фінансування; розрахунки за ЄСВ; розрахунки з бюджетом; зобов’язання в частині невикористаних забезпечень |
Аудити НСЗУ: що врахувати на кожному етапі
Порядок інвентаризації в медзакладі: алгоритм
Процедуру інвентаризації умовно можна поділити на чотири етапи.
Етап 1. Створіть інвентаризаційну комісію
Керівник підприємства видає розпорядчий документ про створення інвентаризаційної комісії та, якщо обсяг робіт значний, робочих інвентаризаційних комісій.
Етап 2. Підготуйтеся до інвентаризації
Перед початком інвентаризації:
- завершіть обробку всіх документів щодо руху активів;
- сформуйте останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових та видаткових документів або звіти про рух активів;
- визначте залишки активів на дату інвентаризації;
- перевірте справність ваговимірювальних приладів.
Активи згрупуйте, розсортуйте і розкладіть у місцях зберігання за назвами, сортами та розмірами так, щоб їх було зручно підраховувати.
Голова інвентаризаційної або робочої інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові та видаткові документи, які додають до реєстрів або звітів, із зазначенням «До інвентаризації на (дата)».
Для бухгалтерії ці документи є підставою визначити залишки активів на початок інвентаризації за даними обліку.
МВО надають розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові й видаткові документи на активи передали до бухгалтерії, усі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбуткували, а ті, що вибули, списали.
Етап 3. Перевірте фактичну наявність активів та зобов’язань
Інвентаризаційна комісія шляхом обов’язкового підрахунку, зважування та обміру встановлює фактичну наявність:
- основних засобів;
- нематеріальних активів;
- незавершених капітальних інвестицій;
- запасів;
- біологічних активів;
- готівки, грошових коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності;
- дебіторської і кредиторської заборгованості;
- витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів.
Етап 4. Перевірте й оформте результати інвентаризації
Відомості, отримані під час інвентаризації, внесіть до інвентаризаційних описів та актів інвентаризації.
Правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи та акти передайте до бухгалтерської служби. Там їх перевірять, визначать результати інвентаризації та відобразять їх в обліку.
Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає розбіжності між даними бухгалтерського обліку та інвентаризаційних описів або актів.
Інвентаризаційна комісія у протоколі зазначає висновки щодо розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань та даними бухгалтерського обліку.
Керівник підприємства затверджує протокол інвентаризаційної комісії протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації.
На підставі затвердженого протоколу бухгалтерія відображає результати інвентаризації у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому завершили інвентаризацію.
Як проводити інвентаризацію ліків, медвиробів, наркотиків
У медзакладі є запаси, для яких передбачено особливий порядок інвентаризації.
Лікарські засоби та медвироби
Інвентаризацію лікарських засобів (ЛЗ) і медичних виробів (МВ) регулюють Методичні рекомендації ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я, затверджені наказом МОЗ від 09.09.2014 № 635 (далі — Методрекомендації № 635).
Під час інвентаризації перевіряйте фактичну наявність ЛЗ і МВ та строки їх придатності.
Якщо строк придатності минув, вилучіть такі запаси відповідно до Правил утилізації та знищення лікарських засобів, затверджених наказом МОЗ від 24.04.2015 № 242 (далі — Правила № 242), та Методрекомендацій № 635.
Вилучені ЛЗ і МВ оприбуткуйте як утиль (відходи), а потім передайте для знищення спеціалізованому підприємству (п. 6 розд. ІІ Методрекомендацій № 635; Правила № 242).
ЛЗ і МВ, отримані у складі гуманітарної допомоги, передавайте спеціалізованим підприємствам за правилами Порядку вивезення за межі України або знищення неякісних та непридатних до споживання товарів (предметів) гуманітарної допомоги, затвердженого постановою КМУ від 28.04.2000 № 728.
Наркотичні засоби, психотропні речовини і прекурсори
Їх інвентаризацію регулює Порядок придбання, перевезення, зберігання, відпуску, використання та знищення наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів у закладах охорони здоров’я, затверджений постановою КМУ від 13.05.2013 № 333.
Якщо виявили розбіжності в балансі або невідповідність його показників результатам інвентаризації наркотичних засобів, психотропних речовин і прекурсорів, протягом трьох календарних днів після їх виявлення подайте відповідні відомості Національній поліції (ч. 2 ст. 33 Закону про наркотики).
Як оформити результати інвентаризації у ЗОЗ
Для оформлення результатів використовуйте інвентаризаційні документи:
- інвентаризаційний опис — для необоротних активів, зокрема основних засобів та нематеріальних активів. Якщо виявили розбіжності, складають також звіряльні відомості;
- інвентаризаційні акти — для грошових і фінансових активів, зокрема грошових коштів, фінансових інвестицій, дебіторської та кредиторської заборгованості;
- акт про наявність ЛЗ, що не підлягають подальшому використанню;
- протокол засідання інвентаризаційної комісії — у ньому фіксують результати інвентаризації та пропозиції щодо подальших дій: оприбуткування, списання, урегулювання пересортиці, поліпшення обліку тощо;
- наказ про урегулювання інвентаризаційних різниць — у ньому визначають, що потрібно оприбуткувати чи списати, як провести взаємозалік різниць, відшкодувати збитки за рахунок винної особи або списати втрати в межах природного убутку.
Для оформлення результатів можна застосовувати типові форми інвентаризаційних документів, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572.
Підприємство також може самостійно розробити необхідні форми з урахуванням обов’язкових реквізитів первинних документів (ст. 9 Закону про бухоблік).
Затверджений протокол є підставою для записів у бухгалтерському обліку.
Результати інвентаризації відображайте у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому завершили інвентаризацію (п. 3 розд. IV Положення № 879). Як правило, це грудень звітного року.
Штрафи за непроведення інвентаризації
Якщо інвентаризацію провели несвоєчасно або неякісно, відповідальну особу можуть оштрафувати.
Розмір штрафу (ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення):
- за перше порушення — 8—15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ);
- за повторне порушення протягом року — 10—20 НМДГ.
Особливості інвентаризації на тимчасово окупованих територіях і в районах бойових дій
Підприємства, які мали або мають місцезнаходження на тимчасово окупованих територіях, у районах проведення воєнних (бойових) дій у період воєнного стану, а також підприємства, структурні підрозділи чи відокремлене майно яких розташовані на таких територіях, проводять інвентаризацію, коли уповноважені особи мають безпечний і безперешкодний доступ до активів, первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку.
Інформацію про недоступні активи у річній фінансовій звітності відображають за даними бухгалтерського обліку.
Такі підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на перше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди для доступу, та відобразити результати у бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду (п. 8 розд. І Положення № 879).
Якщо керівник установив факт викрадення, нестачі, знищення або псування майна, він може прийняти рішення провести інвентаризацію такого окремо визначеного майна на день встановлення відповідного факту.
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період воєнного стану визначають відповідно до законодавства.
Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 28.02.2025 № 376.
Щоб зафіксувати знищення або втрату товарів унаслідок обставин непереборної сили в період воєнного чи надзвичайного стану, податківці рекомендують не лише провести інвентаризацію, а й звернутися:
- до органів ДСНС, які мають скласти акт пошкодження майна із зазначенням причини;
- до місцевих органів влади, які можуть додатково підтвердити факт знищення товарів.
Також ужийте всіх можливих заходів, щоб зафіксувати пошкодження майна, зокрема за допомогою фото- чи відеозйомки (ЗІР, категорія 101.15).
Річну інвентаризацію в ЗОЗ проводьте залежно від виду активів і зобов’язань: частину об’єктів — із 1 жовтня до 31 грудня 2026 року, решту — із 1 листопада до 31 грудня 2026 року.
Керівник медзакладу організовує інвентаризацію, формує комісію та забезпечує умови для її роботи. Результати оформте інвентаризаційними документами, затвердьте протокол і відобразіть результати у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності відповідного звітного періоду.
