Загальний порядок проведення інвентаризації, а також документальне оформлення інвентаризації регламентує Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879).
Річну інвентаризацію маєте провести попри воєнний стан. Адже вимоги Закону про бухоблік працюють у звичайному режимі.
Чи обов’язково проводити річну інвентаризацію у ЗОЗ
Інвентаризація — це процедура, що проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності закладу. Інвентаризація щорічна дає змогу встановити фактичну наявність, кількість, якісний стан, інтенсивність використання, обсяг ресурсного забезпечення закладу охорони здоров'я.
Підприємства зобов’язані провести інвентаризацію активів і зобов’язань, щоб забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності (ст. 10 Закону про бухоблік). Тож обов’язково проведіть її, перш ніж складати річну фінзвітнсть (п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 № 419 (далі — Порядок № 419)).
Відповідальний за проведення інвентаризації в медзакладі — його керівник. Саме він створює всі потрібні умови для проведення інвентаризації.
Для цього окремим наказом керівник визначає об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації.
Підприємства також можуть визначати порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів у внутрішньому положенні, розробленому відповідно до Положення № 879, та інших нормативно-правових актах із бухгалтерського обліку (п. 22 розд. ІІ Положення № 879). Тобто можна не видавати наказу про щорічну інвентаризацію, якщо на підприємстві є власне Положення про інвентаризацію, або ці моменти регламентовані у наказі про облікову політику.
Річна інвентаризація — обов’язкова перед складанням річної фінзвітності.
Усі підприємства, які подають та оприлюднюють фінзвітність на вимогу частини 3 статті 14 Закону про бухоблік, мають це зробити разом з аудиторським висновком. Отже, багатьом підприємствам доведеться провести річну інвентаризацію на вимогу аудиторів.
Це не лише підприємства, що становлять суспільний інтерес, а й усі великі, середні підприємства, фінансові установи, що належать до мікро- та малих підприємств.
Також вимагати провести інвентаризацію може й ДПС під час перевірок. Інспектори мають право бути присутні під час інвентаризації.
Інвентаризація проводиться з метою забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінзвітності закладу. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку.
Періодичність та строки проведення інвентаризації у ЗОЗ
Інвентаризацію слід провести в тримісячний строк до дати річного балансу, тобто з 1 жовтня по 31 грудня включно. Деякі активи та зобов’язання інвентаризують протягом лише двох місяців перед звітуванням, зокрема грошові кошти й розрахунки з бюджетом (п. 10 розділу I Положення № 879).
Земельні ділянки, нерухомість інвентаризують щороку з 1 жовтня по 31 грудня або раз на три роки.
Інструменти, пристосування й інвентар у повному обсязі можна інвентаризувати раз на три роки, а щороку — вибірково не менше ніж 30% усіх об’єктів (п. 10 розд. І Положення про інвентаризацію).
Перенести строки річної інвентаризації не можна. Це забороняє пункт 4 розділу І Положення № 879.
Спочатку інвентаризуйте всі види зобов’язань і всі активи незалежно від того, де вони перебувають. Тобто перевірте предмети, передані в оренду, ті, що перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві.
Далі інвентаризуйте активи і зобов’язання, які обліковуєте на позабалансових рахунках.
Об’єкти та строки річної інвентаризації: чек-ліст
Активи
Зобов’язання
Із 1 жовтня по 31 грудня
Дебіторська заборгованість
Кредиторська заборгованість
Необоротні активи, за винятком незавершених капітальних інвестицій
Доходи майбутніх періодів
Запаси, за винятком незавершеного виробництва та напівфабрикатів
Зобов’язання, окрім невикористаних забезпечень, розрахунків із бюджетом за податками та зборами, розрахунків за ЄСВ
Для проведення інвентаризації керівник медзакладу наказом створює інвентаризаційну комісію. Інформацію про склад цієї комісії та її обов’язки надає пункт 1 розділу ІІ Положення № 879. До інвентаризаційної комісії слід включити:
представників апарату управління закладу
працівників бухгалтерської служби
досвідчених працівників закладу, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік
Очолює створену інвентаризаційну комісію керівник (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником. Його заміну, наприклад у разі звільнення, оформлюють окремим наказом.
Як вести облік лікарських засобів і медичних виробів
Якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації, створюють робочі інвентаризаційні комісії: для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва.
Обов’язки робочих інвентаризаційних комісій:
провести інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва
визначити результати інвентаризації і розробити пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку — разом з бухгалтерією
Додамо, що інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) проводить інвентаризацію відповідно до наказу про проведення щорічної чи позапланової інвентаризації в повному складі та в присутності матеріально відповідальної особи.
Аби провести інвентаризацію на виконання затвердженого розпорядчого документа, підприємство має послідовно дотримати всіх дій, передбачених у Положенні № 879.
Процедуру інвентаризації умовно можна поділити на етапи:
Етап 1 — створіть інвентаризаційну комісію
Керівник підприємства видає розпорядчий документ про створення інвентаризаційної комісії та робочих інвентаризаційних комісій (якщо обсяг робіт значний).
Етап 2 — підготуйтеся до інвентаризації
Перед початком інвентаризації:
завершіть обробку всіх документів щодо руху активів;
сформуйте останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових та видаткових документів (або звіти про рух активів);
визначте залишки активів на дату інвентаризації;
перевірте справність ваговимірювальних приладів.
Активи згрупуйте, розсортуйте і розкладіть у місцях зберігання за назвами, сортами, розмірами так, щоб було зручно їх підраховувати.
Голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) завізує всі прибуткові та видаткові документи, що їх додають до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерії ці документи є підставою визначити залишки активів на початок інвентаризації за даними обліку.
МВО нададуть розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здали до бухгалтерії, всі цінності, що надійшли під їх відповідальність, оприбуткували, а ті, що вибули, списали.
Етап 3 — перевірте фактичну наявність активів та зобов’язань
Інвентаризаційна комісія шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру встановлює наявність:
основних засобів
нематеріальних активів
незавершених капітальних інвестицій
запасів
біологічних активів
готівки, грошових коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності
дебіторської і кредиторської заборгованості
витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів
Етап 4 — перевірте й оформте результати інвентаризації
Відомості, що отримали під час інвентаризації усіх цінностей підприємства, занесіть до інвентаризаційних описів та актів інвентаризації.
Правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здайте до бухгалтерської служби. Там їх перевірять, виявлять і відобразять в обліку результати інвентаризації.
Бухгалтерська служба складе звіряльні відомості, в яких відобразить виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку й даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Інвентаризаційна комісія відобразить у протоколі висновки стосовно виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, що їх містять звіряльні відомості. Протягом п’яти днів після завершення інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії затвердить керівник підприємства.
На підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії результати інвентаризації бухгалтерія відобразить у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому завершили інвентаризацію.
Відомості, отримані під час інвентаризації, заносять до інвентаризаційних описів та актів інвентаризації.
Інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюють відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Тож підприємства, розробляючи інвентаризаційні документи, можуть взяти за базу:
форми, передбачені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 № 241
бюджетні інвентаризаційні документи, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572
Які саме форми застосовує медзаклад, має бути прописано в обліковій політиці.
Складіть звіряльні відомості щонайменше у двох примірниках. Сумовий вираз лишків і нестач зазначте так, як оцінили їх у регістрах бухобліку (п. 20, 21 розд. ІІ Положення № 879). На активи, що належать іншим підприємствам, складіть окремі звіряльні відомості. Це активи, які перебувають на відповідальному зберіганні, оренді або позичці.
Завдання інвентаризаційної комісії: з’ясувати причини розбіжностей — нестач і лишків. Для цього МВО та інші відповідальні особи надають усні й письмові пояснення.
Перевірка актів інвентаризації в бухгалтерській службі
Підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здають до бухгалтерської служби.
Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними актів інвентаризації.
Оформлення результатів
Підсумки інвентаризації оформте протоколом у двох примірниках (п. 21 розд. ІІ, п. 1 розд. ІV Положення № 879). Форму протоколу розробіть самостійно або скористайтеся готовою з Наказу № 572 для бюджетних установ. У протоколі зазначте:
причини нестач, втрат, лишків;
пропозиції щодо врегулювання пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, понаднормових нестач і втрат через псування цінностей;
причини, з яких відповідальність за понаднормові нестачі не поклали на винних осіб.
Передбачте в протоколі всі обов’язкові реквізити первинки (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). Протокол має затвердити керівник ЗОЗ протягом п’яти робочих днів після завершення інвентаризації (п. 2 розд. ІV Положення № 879). Затверджений протокол є не лише організаційно-розпорядчим документом, а й первинним, на підставі якого бухгалтерія зробить записи в бухобліку Результати інвентаризації покажіть у бухобліку та фінзвітності того звітного періоду, в якому завершили інвентаризацію (п. 3 розд. ІV Положення № 879). Як правило, це грудень звітного року.
якщо вже мали таке стягнення протягом року — 10—20 нмдг
Отже, інвентаризацію ліпше провести до того, як почнете оформлювати фінансову звітність за рік.
Які особливості інвентаризації у ЗОЗ для тимчасово окупованих територій і районів бойових дій
Уникнути відповідальності за те, що не провели обов’язкову інвентаризацію, можуть лише ті підприємства, активи яких перебували чи перебувають на тимчасово окупованих територіях і в районах проведення воєнних (бойових) дій. Але тільки до того моменту, поки доступ уповноважених осіб до цих активів стане безперешкодним і безпечним.
Підприємства, які з дати початку тимчасової окупації мали місцезнаходження на території Автономної Республіки Крим та м. Севастополя, на тимчасово окупованій території у Донецькій та Луганській областях, території проведення антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресії Російської Федерації у Донецькій та Луганській областях, та підприємства, які мали (мають) місцезнаходження в районах проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану, або підприємства, структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на (в) таких територіях (районах), проводять інвентаризацію у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал підприємств.
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану визначаються відповідно до законодавства.
Керівники підприємств, зазначених в абзаці першому цього пункту, у разі встановлення фактів викрадення (розкрадання), нестачі, знищення (псування) майна, можуть прийняти рішення про проведення інвентаризації такого окремо визначеного майна на день встановлення таких фактів.
Зазначені підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 01 число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу... та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду.
Райони проведення воєнних (бойових) дій у період дії воєнного стану знайдете у Переліку від 22.12.2022 № 309, який періодично оновлюється. Водночас якщо підприємство розташоване на території з бойових дій, керівник має право власним рішенням провести інвентаризацію, не дотримуючи строків, запланованих для річної інвентаризації. Зробіть це на день, коли встановили факт розкрадання чи знищення майна. Аби зафіксувати знищення (втрату) товарів унаслідок дії обставин непереборної сили в період режиму воєнного, надзвичайного стану, податківці рекомендують не лише провести інвентаризацію, а ще й звернутися:
до органів ДСНС, які мають скласти акт пошкодження майна із зазначенням причини
місцевих органів влади, які можуть додатково підтвердити факт знищення товарів
Окрім того, слід ужити всіх можливих заходів, щоб зафіксувати факт пошкодження майна, як-от фото- чи відеозйомка (ЗІР, категорія 101.15).
