Електронна система охорони здоровʼя України є дворівневою та складається з центральної бази даних, що є сукупністю реєстрів, та медичних інформаційних систем (МІС). Детальніше про МІС читайте в статті
Медичні інформаційні системи надають сервіси для безпосередніх користувачів – працівників медичних закладів та аптек. Згідно з постановою КМУ від 30.12.2022 № 1469 всі ліцензіати мали до 31 березня 2023 року зареєструватися в електронній системі охорони здоровʼя (далі — ЕСОЗ).
Медичні інформаційні системи значно полегшують роботу медичного персоналу з документацією, дозволяють заощадити час, оптимізують комунікацію між відділеннями і окремими працівниками. Тож читайте, з чого почати їх впровадження, яку інформаційну систему обрати та які нові можливості відкриються в обслуговуванні пацієнтів.
Термін «медична інформаційна система» використовують для позначення апаратного програмного комплексу для автоматизації окремих аспектів роботи закладу охорони здоров’я.
Трохи інакше інформаційні системи трактують західні спеціалісти. Вони використовують термін Hospital Information System (HIS) — госпітальна інформаційна система, яка включає в себе медичний, адміністративний, фінансовий, юридичний та інші аспекти, що супроводжують надання медичних послуг. Ця система може доповнюватись такими специфічними модулями, як Radiology Information System (RIS — радіологічна інформаційна система) та Picture Archiving and Communication System (PACS — система збереження медичних зображень).
Окремим видом інформаційних систем є Laboratory Information Management System — лабораторні інформаційні системи, оскільки вони істотно відрізняються від інших подібних продуктів.
Відмінності у поглядах на інформаційні системи свідчать про різницю у підходах до інформатизації діяльності закладів охорони здоров’я. На пострадянському просторі автоматизація здебільшого застосовувалася щодо документообігу, тобто рух паперових документів по суті повторювався в електронному вигляді. Західний же підхід полягав у інформаційній підтримці більшості процесів у закладі охорони здоров’я включно з процесами прийняття рішень.
Представлені на ринку України медичні інформаційні системи поділяють на системи документообігу (Docflow) та системи процесів (Workflow).
Інколи складно розрізнити ці два види систем, однак примітивно відмінність між ними можна виразити так:
якщо об’єктом дій користувача медичної інформаційної системи є документ (історія хвороби, замовлення пацієнта, журнал запису тощо), то перед нами типова система документообігу;
якщо ж користувач інформаційної системи управляє лікувальним процесом, ресурсами, статусами процесів тощо, то ця медична інформаційна система є процесною.
Від виду інформаційних систем залежать результати їхнього впровадження. Системи документообігу дають змогу зменшити кількість паперових документів, використовуючи їхню наслідуваність, зменшити кількість помилок при оформленні, досягти типізування документів та обов’язковості їхнього створення тощо. На відміну від систем документообігу, процесні системи призначені для оптимізації використання ресурсів, поліпшення медичного сервісу, підвищення ефективності праці медичних працівників.
⚡ Ліцензування та акредитація ⚡ Робота з кадрами та оплата праці ⚡ Фінанси та майно ⚡ Якість медичної допомоги ⚡ Взаємодія з пацієнтами ⚡ Охорона праці ⚡ Перевірки держорганами
Інша класифікація медичних інформаційних систем пов’язана зі сферою, яку вони дають змогу організувати:
Electronic Medical Records (EMR) — системи медичних записів (історії хвороби, амбулаторні карти, медична статистика тощо);
Radiology Information System (RIS) — системи, що дають змогу організувати збереження медичних зображень та доступ до них;
Enterprise Resource Planning (ERP) — системи, що дають змогу організувати управління фінансовими, трудовими та матеріальними ресурсами закладу.
Завдання медичних інформаційних систем
Спробуємо з’ясувати, які ж завдання дають змогу вирішувати медичні інформаційні системи та які вони мають переваги.
Першим і найважливішим завданням, з яким здатні впоратися медичні інформаційні системи, є централізація даних. Вона передбачає, що всі дані, які внесені до інформаційної системи закладу охорони здоров’я, є доступними у будь-якій точці входу до системи. Це дає змогу централізовано забезпечувати інформацією увесь персонал закладу.
Другим важливим завданням медичних інформаційних систем є типізація даних, яка застосовується як щодо інформації, так і щодо процесів. Тобто підхід до всіх пацієнтів уніфікується, як і їхні медичні документи, що оформлюються за єдиним зразком.
Третім завданням медичних інформаційних систем є забезпечення доступності інформації для її обробки. Типізована та централізована інформація є доступною для будьякої обробки та аналізу. Це є основною перевагою медичних інформаційних систем, яку, проте, часто недооцінюють.
Інші переваги медичних інформаційних систем, як то поліпшення сервісу для пацієнтів, підвищення якості медичного обслуговування тощо, є результатом вдалої реалізації згаданих завдань.
За допомогою МІС медустанова може:
автоматизувати роботу реєстратури, упорядкувавши і спростивши процедуру запису пацієнтів на прийом;
систематизувати інформацію про всіх пацієнтів клініки, медичні послуги і співробітників;
управляти матеріальним фондом медустанови, чергою на місця в стаціонарі, стежити за рухом медикаментів на складі і між відділеннями;
упорядкувати роботу лабораторій і діагностичних кабінетів, організувати оперативне передавання даних про результати досліджень фахівцеві у автоматичному режимі;
збирати статистику, готувати звіти та аналітику в кілька кліків.
Впровадження медичної інформаційної системи, як це не дивно, починається ще до її обрання — на етапі планування.
Насправді, першим етапом впровадження МІС є не планування, а прийняття рішення щодо самої необхідності впровадження медичної інформаційної системи в конкретному закладі. На цьому етапі необхідно знайти відповіді на такі запитання:
навіщо закладові потрібна медична інформаційна система
які завдання вона може вирішити в цьому закладі
які для цього є ресурси
Залежно від типу медичних послуг, за які медустанова планує надавати та отримувати фінансування від НСЗУ, МІС має надавати можливість підключити такі модулі:
робоче місце лікаря (для первинної та спеціалізованої допомоги) для роботи з деклараціями, електронними медзаписами, електронними направленнями, виписування електронного рецепту за програмою «Доступні ліки»
адміністративний модуль (для первинної та спеціалізованої медичної допомоги) для взаємодії з НСЗУ і отримання фінансування з держбюджету
адміністративний модуль аптечного закладу для роботи з НСЗУ
робоче місце фармацевта
адміністративний модуль постачальника медпослуг спеціалізованої медичної допомоги
Знайдіть і виправте помилки у своїх електронних медичних записах. Так не втратите кошти за жодну з наданих послуг за Програмою медичних гарантій. НСЗУ не оплачує медичні послуги, доки заклад не виправить помилки в електронних записах 1
На етапі планування слід приділити достатню увагу запитам працівників закладу, бо саме вони в подальшому будуть користувачами системи. Від того, наскільки результат буде збігатися з їхніми очікуваннями, залежить ефективність роботи системи в цілому.
Наступним етапом є власне вибір системи, зустрічі з її розробниками, тестове використання. На цьому етапі складають плани безпосереднього впровадження системи та здійснюють навчання персоналу.
Зверніть увагу, що електронна система охорони здоровʼя постійно розвивається, і надалі будуть впроваджуватись нові функціональні можливості, які можуть стати обовʼязковими згідно з вимогами законодавства. Отже, радимо передбачити умовами взаємодії з оператором МІС відповідні гарантії того, що в майбутньому МІС виконуватиме зміни, необхідні для роботи в ЕСОЗ
Особливу увагу слід приділити вибору відповідального за впровадження (представника закладу охорони здоров’я). На цю особу покладається обов’язок стати експертом та запроваджувачем змін у середовищі закладу. Крім того, слід продумати, що буде відбуватися з уже наявною інформацією (електронною — у випадку переходу з іншої інформаційної системи чи паперовою — за першого впровадження).
Третій етап — розгортання платформи, тобто підготовка інфраструктури для навчання персоналу. Саме на цьому етапі розгортаються мережі, сервери та програмне забезпечення. Тут керівникові закладу охорони здоров’я варто звернути увагу на те, що тестування інформаційної системи доцільно здійснювати безпосередньо у закладі, де її планується використовувати, а не користуватися тестовими серверами розробників. Адже, на жаль, досить часто при тестуванні системи виявляють недоліки інфраструктури, однак завчасне виявлення дає змогу їх виправити. Гірша ситуація складається, якщо старт системи заплановано на завтра, а в останній момент виявиться, що сервер не підходить або, банально, не прокладена мережа в конкретний кабінет.
Четвертий етап — прописування алгоритмів процесів. Цей етап передує навчанню персоналу. Проте часто помилковий підхід до навчання персоналу полягає в тому, що його вчать натискати на «клавіші», тобто працювати з інформаційною системою. Набагато ліпшим рішенням євикористання кейсів. Суть кейсів полягає у вирішенні типових завдань, що з ними у подальшому персонал стикатиметься щодня. За такого підходу замість «ця кнопка створить нову історію хвороби», а «ця кнопка роздрукує епікриз», навчання проходить за кейсом «Стаціонарне лікування пацієнта від прийому до виписки», розділеним за структурними підрозділами закладу (наприклад, від прийомного відділення до операційної). Цей етап також дає змогу виявити деякі недоліки системи, які ще можливо виправити до її впровадження.
П’ятий етап — безпосереднє навчання персоналу. Цей етап є найскладнішим, оскільки він нескінчений. Необхідно ретельно спланувати графік навчання. Його ліпше проводити в невеликих групах, об’єднаних за типовими завданнями. Перед початком навчання слід витратити деякий час на роз’яснення персоналу важливості всього проекту, пояснити, скільки це буде тривати та до кого слід звертатися для розв’язання окремих питань.
Шостий етап — «невдалий» старт. Часто по завершенні навчання робиться спроба першого старту, у ході якого виявляють ще декілька істотних недоліків навчання або самої системи. Тому перший старт краще виконати на тестовому «полігоні»: всі люди на своїх місцях, все, «як насправді», тільки пацієнти несправжні. Окрім того, для запобігання неприємним сюрпризам навчальний етап слід завершити іспитом для персоналу на знання системи.
Фінальний етап — старт. Ліпше розділити його на декілька підетапів, поступово залучаючи до роботи з системою все більше і більше користувачів.
Постфінальний етап — доопрацювання. Ще не було жодного проекту, де вдалося б передбачити геть усі потреби закладу охорони здоров’я. Саме тому найтяжча робота починається вже після впровадження медичної інформаційної системи. На початку цього етапу необхідно налагодити систему зворотного зв’язку між персоналом та розробниками інформаційної системи.
Вибрати вдалу медичну інформаційну систему, яка покриває основні робочі процеси медустанови – мало. Вона має бути протестована на відповідність вимогам МОЗ, в тому числі з технічного захисту інформації. Тільки ті медичні інформаційні системи, які пройшли цю верифікацію і отримали позитивні висновки, можуть бути підключені до центрального компоненту eHealth.
Переваги використання медичних інформаційних систем для працівників закладу охорони здоров’я залежать від виду обраної системи та вдалості її впровадження у конкретному закладі.
При вдалому виборі медичної інформаційної системи її впровадження має посприяти таким позитивним змінам в організації роботи закладу:
спрощенню доступу до необхідної інформації;
відсутності потреби у подвійному внесенні даних;
можливості використання шаблонів документів;
полегшенню пошуку ресурсів;
можливості доступу до довідкової інформації.
Водночас при впровадженні інформаційної системи персоналові закладу охорони здоров’я потрібно докласти певних зусиль — вносити інформацію до системи за наявними шаблонами та формами, послідовно вести електронну медичну документацію та обов’язково дотримуватися алгоритму роботи з тою чи тою інформаційною системою.
Переваги, які матиме керівник закладу охорони здоров’я від використання МІС, залежать від завдань, які він ставив при виборі та впровадженні тої чи тої системи. Зазвичай переваги зводяться до:
прозорості системи обслуговування пацієнтів;
прозорості фінансової діяльності та матеріальних ресурсів;
широких можливостей щодо звітів, зокрема звітність в режимі реального часу.
Пацієнти закладу охорони здоров’я також мають переваги, якщо у цьому закладі використовують медичну інформаційну систему. Ці переваги залежать від можливостей самої системи, а також від тих її функцій, до яких заклад надав доступ пацієнтам. Серед найпростіших переваг для пацієнтів можна назвати такі:
можливість доступу до власної медичної інформації;
можливість спілкування з лікарем поза межами медичного закладу;
відсутність черг (планування часу відвідування лікаря);
поліпшення медичного результату (управління якістю).
Безумовно, цей перелік не є вичерпним, він лише дає змогу окреслити деякі переваги впровадження медичних інформаційних систем. Кожен конкретний випадок впровадження інформаційної системи має свої результати.
