Аби стандартизувати робочі процеси, в медичних закладах упроваджують стандартні операційні процедури (СОПи). Чи є затверджена форма таких документів та що у них має бути прописано — читайте у статті
Стандартні операційні процедури в роботі стоматологічного закладу: особливості
Стандартні операційні процедури (далі — СОП) — це набір інструкцій з конкретного аспекту роботи, що допомагає стандартизувати процедуру задля зниження ймовірності помилки. СОПи є одним із ключових документів системи управління якістю (далі — СУЯ). СУЯ впроваджується в усіх закладах для контролю якості медичної допомоги.
Ліцензійні порушення в стоматології: приклади судових справ
Кожен заклад охорони здоров'я повинен мати затверджені в установленому порядку СОПи — цей обов’язок визначений в пп. 1 п. 12 Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики, затверджених постановою КМУ від 02.03.2016 № 285 (далі — Ліцензійні умови).
СОПи впроваджують в роботу, щоб кожна лікарська та медсестринська процедура/маніпуляція була задокументована в короткі, зрозумілі інструкції, алгоритми, схеми, малюнки. В основі цих документів — національні стандарти, клінічні протоколи, рекомендації ВООЗ, CDC та інших чинних нормативно-правових документів.
Впровадити СОПи в роботу закладу означає уникнути наступних можливих проблем, коли працівники отримують від керівника усні вказівки/розпорядження, які можуть бути:
- по-різному протрактовані,
- по-різному виконані,
- не прийняті як стандарт, обов'язковий до виконання,
- вважаються за примху директора і викликають нескінченні суперечки.
СОПи в стоматологічній роботі документують рутинну та/або повторювану діяльність, яка відбувається в закладі. Це, до прикладу, первинний огляд лікарем-стоматологом або алгоритм введення телефонної розмови адміністратором стоматологічної клініки тощо. Ці документи відображають усі вимоги до безпечного проведення маніпуляцій, організації роботи клініки чи кабінету та є своєрідною гарантією безпеки для пацієнтів – останні розуміють, що уніфіковане покрокове проведення медичних втручань має мінімізувати можливі ризики.
Окрім поширеної думки, що СОПи регулюють надання лише медичної допомоги, стандартизація усіх процесів в стоматології дозволить краще розуміти та ефективно виконувати свої функціональні обов’язки усіх без винятку працівників. Так, для злагоджених дій адміністратора рецепції/ медичного реєстратора доцільно впровадити СОП «Дії адміністратора рецепції, якщо клієнт заборгував оплату» або ж СОП «Дії координатора рецепції, якщо пацієнт просить виписку або копію амбулаторної картки».
Національна сертифікація з управління стоматологією — 2025
Переваги впровадження СОП:
- є навчальним джерелом для нових співробітників та/або колег;
- допомагають підвищити продуктивність;
- допомагають створити більш безпечне робоче оточення;
- є основними для проведення процесу оцінювання роботи персоналу;
- забезпечують автономію у межах закладу;
- забезпечують послідовність виконання процедури та контроль якості;
- мотивують персонал правильно виконувати медичні маніпуляції;
- підвищують якість зібраних даних і таким чином покращують наукові основи досліджень;
- підтримують відповідальність та підготовку колег;
- покращують загальні заходи безпеки та захисту;
- сприяють комунікації;
- сприяють перехресному навчанню.
Затвердженого переліку СОПів у стоматологічних закладах немає, кожен заклад розробляє необхідну кількість документації в межах отриманої ліцензії на провадження господарської діяльності з медичної практики та відповідно до лікарських спеціальностей.
Завдання СОП | Мета СОП | Коли використовуєте СОП |
- деталізують систематичні повторювані робочі процеси, що проводяться або відстежуються у закладі;
документують спосіб, у який має проводитися діяльність, аби забезпечити узгодженість з технічними операціями та якістю даних;
описують аналітичні процеси та процеси експлуатації та використання медобладнання;
підтримують контроль та гарантію якості процесів та забезпечують відповідність стандартам державного регулювання;
є специфічними для певного закладу або структурного підрозділу
| - встановлюють, що різні працівники виконують однакові дії у однакових ситуаціях та отримують однаковий позитивний, запланований і передбачуваний результат;
- описують, як повинні виконуватись конкретні робочі операції;
- мінімізують помилки персоналу;
- використовуються для навчання усіх працівників;
- регулюють суперечки між учасниками процесів;
- захищають співробітників від маніпуляцій, звинувачень як пацієнтів, так і колег, й навіть директора;
- захищають пацієнтів, забезпечуючи стабільне надання медичної послуги і медичної допомоги загалом;
- дають можливість контролювати та неупереджено оцінювати роботу персоналу
| - під час ознайомлення нових працівників;
- під час щорічних навчань;
- у щоденній практиці;
під час підготовки до аудиту/перевірки
|
Розробка і введення в дію СОПів: процедура
СОП не містить затвердженої форми, відтак складається у довільному форматі і включає покрокові інструкції щодо дій працівника при виконанні конкретної задачі. Скористайтеся затвердженими стандартами ISO, що визначають базові вимоги до СУЯ:
Для наочності використовуйте таблиці, схеми та/або текстовий опис. За потреби у СОПі можна посилатися на інші СОПи: це допоможе конкретизувати кожен етап процедури.
Види стандартних операційних процедур
Вид | Характеристика |
1. Адміністративні
| - Мають широкий і загальний характер
- Указують основні напрями діяльності
- Визначають виконання заходів, що стосуються всього закладу
|
2. Практичні | - Призначені для конкретних підрозділів ЗОЗ
- Містять інструкції, що відповідають на запитання «Навіщо?», «Хто?», «Коли?», «Що?», «Де?» і «Як?»
- Визначають необхідне оснащення та обладнання
|
СОП затверджує наказ керівника медичного закладу. Ознайомлюйте працівників із СОПами листом (складається у довільній формі). Доповніть його відміткою «Положення документа розумію, зобов’язуюся виконувати». Це підтвердить, що працівники, відповідальні за процедури, ознайомилися із документом перед їх виконанням.
Хто розробляє | Ключові моменти написання | Де зберігати |
1. Розробляє та планує впровадження СОП відділ з інфекційного контролю (далі — ВІК). Долучіть до розробки висококваліфікованих лікарів-клініцистів;
2. ВІК створює робочі групи або мультидисциплінарні команди для формування проєктів СОПів;
3. Після завершення підготовчих кроків, узагальнення за формою та змістом - перетворюють схему процесів у план для легкого використання. Після того, як завдання схематизовано, його тестують. | • Державною мовою;
• СОПи стислі та їх легко дотримуватися крок за кроком;
• Охоплюють відслідковування документу та журнал змін;
• Включають ілюстрації, схеми та таблиці для відображення процедур;
• Проєкти (а пізніше і самі СОПи) мають переглядатися працівниками, що безпосередньо проводять процедури, для внесення корективів та правок (за потреби);
• Містять робочі нотатки;
• Щорічні перегляди та дати актуалізацій;
• Лише один контрольний екземпляр в актуальній редакції. | У друкованому форматі біля робочого місця медичного працівника, пов'язаному з виконанням процедури.
Завдяки цьому працівники можуть у будь-який момент перевірити, чи правильно її виконують. |
Медичні відходи: 20+ робочих ситуацій
СОП: обов'язкові розділи
Хоч СОП і не мають затвердженої форми, однак містять обов’язкові розділи:
- Умови (де, кому, чому і коли слід використовувати СОП?)
- Контекст (основний процес: вхідні дані + дії = вихідні дані; підготовка: що повинно бути готовим (як частина вхідних даних), коли почнуться дії?)
- Дії (які кроки необхідно виконати для того, щоб перейти від вхідних даних до вихідних даних?)
- Документація (супутня документація та нормативні посилання).
Обов’язково вкажіть у СОПі:
- Назву процедури
- Номер
- Ідентифікацію
- Версію
- Номер сторінки
- Загальну кількість сторінок
- Дату перегляду СОПу
До прикладу:
Скачати СОП
Для ефективного введення в роботу закладу СОПів упровадьте пробну СОП і виявіть недоліки. Після їх усунення затвердьте остаточний варіант СОПу локальним наказом.
NB! Актуалізовуйте та переглядайте СОП щорічно та за потреби (наприклад, зі зміною нормативної бази). |
Готові зразки СОПів для стоматології
Скористайтеся готовими зразками СОПів, розробленими для роботи стоматологічного ЗОЗ:
Наголосимо! Перелік цих СОПів не є вичерпним! Кожен керівник самостійно приймає рішення, які процедури/маніпуляції/інші повторювані персоналом дії він хоче стандартизувати та уніфікувати. |
Управління інфекційно небезпечними відходами
Де в стоматології потрібні СОПи
В стоматології доцільно охопити наступні блоки щоденної роботи:
- Гігієна рук медичного персоналу (що важливо як для безпечної роботи працівників, так і для пацієнтів)
- Засоби індивідуального захисту (як для працівників, так і для відвідувачів)
- Контроль за окремими групами інфекцій, що пов’язані з наданням медичної допомоги (включно і з використанням антимікробних пепаратів)
- Алгоритми дій у випадку настання ситуацій аварійного характеру – поранення голкою чи бором, наприклад
- Інфекційний контроль
- Взаємодія з пацієнтом
