член Центральної експертно-перевірної та Нормативно-методичної комісій Державної архівної служби України
Как разработать номенклатуру дел медучреждения? По каким принципам составлять и как оформить? Сколько экземпляров хранить и как вести документ? Ответы на эти вопросы — в статье эксперта
Содержание статьи:
Номенклатура дел: требования к составлению
Как разработать номенклатуру дел лечебного учреждения
Кто согласовывает и утверждает номенклатуру дел медучреждения
Как заполнять номенклатуру дел учреждения
Номенклатура дел больницы — пример
Каждое медучреждение должно разработать собственную номенклатуру дел
Что такое номенклатура дел? Это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий дел, которые формируются в ее делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (Закон Украины «Про Національний архівний фонд та архівні установи» от 24.12.1993 № 3814-XII).
Этот документ позволяет установить в заведении единый порядок формирования дел независимо от формы носителя информации, обеспечивать их учет, оперативный поиск документов по их содержанию и виду, определять сроки хранения дел.
NB! Номенклатура дел — это основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Кто составляет номенклатуру дел? Сводную номенклатуру составляет служба делопроизводства медучреждения. Методическую помощь в этом оказывает архив учреждения или должностное лицо, ответственное за архив.
Рассмотрим порядок составления примерной номенклатуры дел медицинского учреждения.
План развития учреждения здравоохранения — ОБРАЗЕЦ
Прежде всего подумайте, по какому принципу будете разрабатывать номенклатуру дел:
структурному
функциональному
Структурный принцип
Структурный принцип используйте при наличии четко установленной структуры учреждения.
Разделы в такой номенклатуре дел — наименование структурных подразделений. Первым разделом номенклатуры указывайте структурное подразделение, выполняющее функции службы делопроизводства. Следующие разделы — структурные подразделения учреждения, в том числе отдельные, не имеющие статуса юридического лица.
NB! Последовательность размещения разделов должна соответствовать штатному расписанию или классификатору структурных подразделений.
В конце указывайте дела постоянно и временно действующих коллегиальных органов учреждения: коллегий, советов, комиссий, творческих групп и т.п.
В небольших учреждениях, где нет разделения на структурные подразделения, используйте функциональный принцип построения номенклатуры дел.
Разделы и подразделы номенклатуры дел учреждения, построенной по функциональному принципу, отражают ее функции и направления деятельности. Размещайте их в номенклатуре по степени важности: организация работы, планирование, финансирование, прогнозирование и тому подобное.
✎ В структуре медучреждения, в частности центра ПМСП, есть и структурные подразделения (например, амбулатория), и специалисты, которые не входят в состав структурного подразделения, а работают по отдельным направлениям работы: главный бухгалтер, специалист по кадровой работе. По какому принципу составлять номенклатуру дел?
В этом случае используйте структурный и функциональный принципы построения номенклатуры дел.
С 01.09.2021 оформляйте документы по ДСТУ 4163:2020. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации
Номенклатура дел структурного подразделения медицинского учреждения
Сначала по форме разработайте номенклатуру дел структурного подразделения. Ее составьте не позднее 15 ноября текущего года.
Готовит номенклатуру дел структурного подразделения должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении. К подготовке привлекают специалистов, работающих в подразделении.
Номенклатуру дел структурного подразделения визирует руководитель архива заведения или должностное лицо, ответственное за архив, и подписывает руководитель структурного подразделения.
✎ Следует ли включать в номенклатуру дел печатные издания, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информацию?
Нет не нужно. В номенклатуру дел включайте оригиналы документов. По решению экспертной комиссии учреждения включите также копии тиражированных документов, которые накапливаются в структурных подразделениях: приказы руководителя медучреждения, положения о структурных подразделениях, должностных инструкциях и т.д.
Номенклатуру дел структурного подразделения заведения составляйте в двух экземплярах.
После их визирования и подписания один экземпляр передайте структурному подразделению, ответственному за делопроизводство (службе делопроизводства).
Номенклатура дел структурного подразделения больницы — образец
На основании номенклатур дел структурных подразделений служба делопроизводства составляет номенклатуру дел учреждения — так называемую сводную номенклатуру. Ее составляют по унифицированной форме.
Кто согласовывает и утверждает номенклатуру дел медучреждения
Номенклатуру дел учреждения подписывает руководитель службы делопроизводства, визирует руководитель архива учреждения или должностное лицо, ответственное за архив. После этого ее одобряет экспертная комиссия учреждения.
NB! Если заведение только создали, то независимо от формы собственности не позднее года с начала его деятельности подайте номенклатуру дел, которую одобрила экспертная комиссия, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии государственного архива (ЭПК) соответствующего государственного архива или экспертной комиссии архивного отдела районной госадминистрации или городского совета. Архивное учреждение проведет экспертизу ценности документов, определит, какие документы относятся к Национальному архивному фонду (НАФ).
Учреждения, в деятельности которых образуются документы НАФ, подают номенклатуру дел на рассмотрение ЭПК или экспертной комиссии соответствующего архивного учреждения (архива, архивного отдела).
Учреждения, в деятельности которых не образуются документы НАФ, подают номенклатуру дел на рассмотрение экспертной комиссии органа высшего уровня (если таковой имеется). Если учреждения высшего уровня нет, номенклатуру дел одобряет только собственная экспертная комиссия.
NB! Номенклатуру дел учреждения согласовывает соответствующий государственный архив или одобряет орган высшего уровня раз в пять лет.
Если были существенные изменения в собственности имущества, структуре, функциях и характере работы учреждения или если утратил силу типичный перечень документов, согласовывайте номенклатуру дел безотлагательно.
После того как номенклатуру дел согласует ЭПК соответствующего государственного архива или одобрит экспертная комиссия органа высшего уровня (для учреждений, которые не относятся к источникам комплектования государственного архива), ее утверждает руководитель учреждения. Документ вводят в действие с 1 января нового года.
Сколько экземпляров номенклатуры дел должно быть в заведении?
Для работы структурные подразделения получают заверенные выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел учреждения.
В течение года ответственные лица структурных подразделений ведут номенклатуру дел, контролируют формирование дел в соответствии с ней.
Если в номенклатуру нужно внести новые дела, ответственное лицо согласовывает это со службой делопроизводства и архивом (должностным лицом, ответственным за архив). Новые дела вносятся в резервные номера в конце номенклатуры.
Хотя унифицированная форма номенклатуры дел имеет всего пять пунктов, медицинским работникам бывает сложно разобраться в тонкостях делопроизводства. Поэтому рассмотрим, что указывать в графах, чтобы в конце года не пришлось все переделывать.
Обязательно закрывайте номенклатуру дел в конце года.
Каждое структурное подразделение закрывает свою номенклатуру дел, а служба делопроизводства заведения обязательно закрывает сводную номенклатуру дел учреждения.
Номенклатура дел больницы — пример
Примерная номенклатура дел поликлиники/больницы — образец
Как смоделировать систему оплаты труда в КНП. Перезаключать ли колдоговор после преобразования в КНП и должен ли руководитель перезаключить контракт по новому порядку
Номенклатура дел: требования к составлению
Как разработать номенклатуру дел лечебного учреждения
Кто согласовывает и утверждает номенклатуру дел медучреждения
Как заполнять номенклатуру дел учреждения
Номенклатура дел больницы — пример
