Відповідь
Строки зберігання документів встановлюють залежно від цінності інформації, що міститься у документах, і визначають під час проведення експертизи їх цінності; при цьому використовують типові та галузеві переліки.
Основним загальнодержавним переліком є Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). Цей документ набрав чинності 1 січня 2013 року.
Нові правила оформлення документів
До 31 грудня 2012 року строки зберігання документів визначали відповідно до попереднього Переліку типових документів (затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 № 41, далі — Перелік № 41; втратив чинність у зв’язку з введенням в дію Переліку № 578/5).
Статтею 16-б Переліку № 578/5 визначено, що строк зберігання наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток і відпусток у зв’язку з навчанням становить 5 років (відповідно до раніше чинного Переліку № 41 строк зберігання таких наказів становив 3 роки).
✎Відлік строку починається з 1 січня року, наступного за роком завершення справи у поточному діловодстві. Наприклад, справа з наказами про щорічні відпустки (це накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання) за 2013 рік має строк зберігання 5 років. Відлік цього строку розпочато 1 січня 2014 року. Справа має зберігатися в архіві закладу 5 повних років (2014, 2015, 2016, 2017, 2018). Після 1 січня 2019 року має бути проведена експертиза цінності документів справи з метою вилучення документів для знищення у зв’язку із закінченням встановленого строку зберігання.
Документи, строк зберігання яких закінчився, включають до Акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі — Акт). Форму Акта та порядок його складання, погодження та затвердження встановлено Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила № 16). Акт складають на усі документи закладу (а не окремого структурного підрозділу), строк зберігання яких завершився на день підготовки Акта.
В Акті необхідно зазначати статті чинного (на час проведення експертизи цінності і відбору документів для знищення) переліку документів зі строками зберігання, які є підставою для вилучення документів для знищення. Також необхідно зауважити, що перед вилученням таких справ для знищення слід провести детальну експертизу цінності документів, включених до цих справ.
Це обумовлено тим, що новим Переліком № 578/5 змінено строки зберігання окремих видів наказів, зокрема:
- про надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
- про надання відпусток без збереження заробітної плати
- про направлення у довгострокові відрядження
Зазначені накази тепер мають тривалий (75 років) строк зберігання. Разом з цим, до 2012 року включно усі накази, що стосувалися адміністрування відпусток, формувалися до однієї справи. Це ж стосується і наказів про направлення працівників у відрядження.
Отже, обов’язково слід поаркушно переглянути кожну справу, що містить зазначені види документів з метою вилучення із них наказів про:
- надання усіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
- надання відпусток для догляду за дитиною
- надання відпусток без збереження заробітної плати
- про довгострокові відрядження у межах України та за кордон
- про відрядження працівників для виконання робіт, пов’язаних з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
⭐ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ У СФЕРІ ПРАЦІ
Окрім цього, слід вилучити зі справ і накази про надання щорічних оплачуваних відпусток у разі, коли вони одночасно містять також інформацію щодо надання матеріальної допомоги (наприклад, на оздоровлення тощо).
Для зазначених видів наказів Переліком № 578/5 встановлено 75-річний строк зберігання.
Надалі для вилучених наказів, для яких змінено строк зберігання на тривалий, слід визначити справу, в якій їх зберігатимуть: або переформувати вже існуючу справу з таким самим — тривалим строком зберігання, або сформувати нову справу.
Із вилучених наказів можна сформувати окрему самостійну справу. Виходячи з того, що заголовок справи має відповідати змістові включених до неї документів, правильним буде таке його формулювання:
«Накази про надання усіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, для догляду за дитиною, без збереження заробітної плати, про відрядження, пов’язані з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, та про довгострокові відрядження у межах України і за кордон».
Мають тривалий строк зберігання накази про:
- надання усіх видів відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
- надання відпусток для догляду за дитиною
- надання відпусток без збереження заробітної плати
- про довгострокові відрядження у межах України та за кордон
- про відрядження працівників для виконання робіт, пов’язаних з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці
⭐ Ліцензування та акредитація ⭐ Робота з кадрами та оплата праці ⭐ Фінанси та майно ⭐ Якість медичної допомоги ⭐ Взаємодія з пацієнтами ⭐ Охорона праці ⭐ Перевірки держорганами ⭐
