Основна мета планування роботи служби персоналу приватного закладу охорони здоров’я — максимально точно спрогнозувати кадрові заходи, щоб заздалегідь передбачити і розрахувати необхідні витрати.
Як і будь-який бізнес-процес, планування має доцільну схему реалізації:
| ЕТАП 1 | Визначаємо цілі та завдання планування |
| ЕТАП 2 | Розробляємо програму дій |
| ЕТАП 3 | Визначаємо необхідні ресурси для реалізації пунктів плану та їх джерела |
| ЕТАП 4 | Затверджуємо план |
| ЕТАП 5 | Доводимо план до відома безпосередніх виконавців |
| ЕТАП 6 | Контролюємо виконання пунктів плану |
Читайте: "Медичні звіти: скачайте потрібні бланки!"
Цілі кадрового планування в медичному закладі:
1) забезпечення приватного закладу охорони здоров’я працівниками потрібного фаху та в достатній кількості;
2) максимальне використання потенціалу наявних працівників;
3) розв’язання проблем, зумовлених надмірною або недостатньою чисельністю персоналу;
4) розвиток корпоративної культури, підтримання комфортного психологічного клімату в колективі;
5) складання бюджету служби персоналу приватного закладу охорони здоров’я (визначення витрат, необхідних для реалізації кадрових заходів, способів економії та оптимізації витрат тощо).
Розгляньмо ключові етапи розроблення річного плану роботи служби персоналу приватного закладу охорони здоров’я, у т. ч. його узгодження та затвердження.
До початку планування необхідно:
- проаналізувати результати роботи підрозділу приватного закладу охорони здоров’я за поточний рік;
- виявити
— успішно реалізовані етапи плану;
— помилки попереднього планування;
- уточнити (за необхідності) цілі та завдання в новому році, визначені керівництвом для закладу загалом та служби персоналу зокрема, систематизувати їх за ступенем важливості.
Пріоритетні напрями кадрової політики та обсяги фінансування кадрових заходів кожен заклад визначає індивідуально з огляду на специфіку діяльності та стратегію розвитку бізнесу.
Читайте: "Локальні стандарти накладання пов'язок: як розробити"
ЕТАП 1. Визначаємо цілі кадрової роботи і статті витрат на персонал
Планувати кадрові заходи й висувати пропозиції щодо кадрової політики ви маєте відповідно до завдань керівництва. Це зручно робити за основними напрямами кадрової роботи, наприклад:
- визначення потреби в працівниках і пошук кандидатів на вакансії (власними силами, через кадрові агенції тощо);
- підбір і відбір кандидатів на посади;
- адаптація персоналу і наставництво;
- навчання і розвиток персоналу;
- кар’єрне зростання і формування кадрового резерву;
- оцінка (атестація) персоналу;
- система матеріальної і нематеріальної мотивації (соціальний пакет);
- корпоративні заходи.
Нагальне завдання всіх ейчарів — оптимізація витрат на персонал (з урахуванням їх суті та призначення). Для планування і контролю HR-витрати доцільно класифікувати так:
- оплата праці й винагороди
— основна та додаткова заробітна плата;
— доплати за шкідливі та важкі умови праці;
— ЄСВ і податки;
— соціальні пільги й виплати;
- рекрутинг та адаптація (публікація оголошень, співбесіди, інтерв’ювання, медичні огляди, доплати наставникам тощо);
- витрати на оцінку і навчання персоналу (оплата послуг консультантів і коучів, участі працівників у семінарах, вебінарах, курсах підвищення кваліфікації);
- видатки у разі припинення трудового договору (вихідна допомога відповідно до законодавства та колективного договору).
У періоди спаду оптимізацію зазвичай починають зі скорочення витрат на навчання і розвиток персоналу.
Читайте: "Реімбурсація в Україні: основні проблеми та процес впровадження"
ЕТАП 2. Заповнюємо форми кадрового планування
План роботи підрозділу, розподіл процесів і заходів за місяцями, прогнози витрат часу і фінансів мають грунтуватися на точних і достовірних даних. Тож перш ніж звести всю інформацію в одному документі, скористайтеся зручними й наочними формами кадрового планування (див. Додаток 1).
Скачайте приклад заповненої форми кадрового планування
Форми призначені для поетапного й покрокового планування окремих процесів і заходів та спонукають зосереджуватися на деталях, що доволі складно зробити під час складання масштабного річного плану.
ЕТАП 3. Отримуємо необхідну інформацію від підрозділів
Керівники підрозділів приватного закладу охорони здоров’я у визначені строки мають надавати службі персоналу інформацію, що слугуватиме основною для планування кадрових заходів. Зокрема, відомості про:
- потребу в прийнятті нових працівників;
- напрями і форми навчання та підвищення кваліфікації працівників;
- необхідність перевірки знань і навичок окремих працівників;
- проведення корпоративних заходів певної тематики тощо.
Для надання інформації запропонуйте керівникам підрозділів закладу спеціальні форми — таблиці, аркуші-опитувальники, анкети. Це прискорить і полегшить збір відомостей, необхідних для планування кадрових заходів.
Отримавши заповнені форми (див. Додаток 2), не поспішайте вносити інформацію в проект плану. Ймовірно, деякі відомості доведеться уточнити. Скажімо, для виконання яких завдань керівники планують приймати нових працівників; чого вони очікують від навчальних курсів для початківців; як запропоновані перевірки, тестування та атестації можуть позначитися на продуктивності праці. З’ясувавши потреби й очікування лінійних менеджерів, зробіть відповідні записи у власному плані. Звісно, з урахуванням кадрової політики закладу та зовнішніх чинників: змін на ринку праці, норм трудового законодавства.
Скачайте приклад кадрового планування у структурному підрозділі
Читайте: "Контроль качества медицинской помощи и повышение эффективности"
ЕТАП 4. Оформляємо проект плану
Надану лінійними керівниками інформацію, яку, на вашу думку, доцільно включити до плану, і відомості щодо окремих кадрових заходів, дібрані вами самостійно, зводимо в єдиний документ — проект річного плану роботи.
ЕТАП 5. Захищаємо проект плану
Захист визначених кадрових завдань і, відповідно, потрібного бюджету на персонал — один із головних етапів планування.
Готуючись до захисту на нараді в керівника, складіть пояснювальну записку до плану, де стисло опишіть його основні етапи. Адже план роботи — це багатосторінковий документ, який вельми складно аналізувати.
На початку пояснення (1-2 сторінки) наведіть найважливіші етапи й заходи. Відтак докладніше опишіть кожен із них, додаючи коментарі та пояснення, до яких учасники наради звертатимуться за потреби.
Часто саме на цьому етапі керівники середньої та вищої ланок виявляють різні позиції щодо роботи з персоналом.
Так, під час прогнозування оптимальної чисельності персоналу на рік керівники підрозділів прагнуть підвищити продуктивність праці шляхом залучення додаткової робочої сили. При цьому вони не враховують потенціал наявних фахівців і можливості ефективнішого використання фактичних ресурсів.
Натомість директори та власники приватних закладів охорони здоров’я схиляються до збільшення обсягу робіт і скорочення чисельності працівників (часом надмірного, що призводить до перенавантажень, професійного вигоряння і зниження продуктивності).
Тож ще до того, як плани й бюджети потраплять на затвердження до керівника закладу, їх варто розглянути на робочих нарадах, узгодити з ключовими менеджерами, надати фінансовому підрозділу для вивчення і схвалення. Відтак під час захисту ви зможете відповісти на всі запитання та відстояти найважливіші, на ваш погляд, пункти й заходи.
На нараду із захисту плану беріть усі документи, що використовували при його складанні. Будьте готові обгрунтувати доцільність кожного заходу — саме в такому масштабі, саме в такі строки і т. ін. У пригоді стануть дані, на які ви спиралися під час планування: статистичні показники минулих періодів, звіти служби персоналу, пропозиції та прохання керівників підрозділів, прейскуранти кадрових агенцій тощо.
Зважайте на те, що не всі заплановані заходи будуть схвалені та затверджені. Щоб запобігти цьому, спробуйте передбачити, які запитання ставитиме керівник. Найчастіше вони стосуватимуться заходів, що ніколи не проводилися в компанії, нових процесів і способів розв’язання кадрових питань. Обов’язково привернуть увагу ті етапи плану, які потребуватимуть більших витрат порівняно з минулими періодами. Обгрунтування щодо цього доцільно підготувати наперед.
Читайте: "Инфекционный контроль в ЛПУ: комиссия, хирургические стационары, тубдиспансеры"
ЕТАП 6. Корегуємо план (за необхідності)
Усі пропозиції, зауваження та рішення під час обговорення плану бажано фіксувати. Наприклад, у протоколі наради. Адже на їх підставі вам доведеться корегувати план на рік. Повний перелік змін доцільно задокументувати окремо, скажімо, в аркуші реєстрації змін (див. Додаток 3). Зазначені документи додають до зміненого плану. Вони полегшать його остаточне погодження перед переданням на затвердження керівнику.
ЕТАП 7. Подаємо проект плану керівнику компанії на затвердження
На цьому етапі ваші дії залежатимуть від усталеного в компанії порядку розгляду документів першим керівником — в остаточному вигляді чи з доданням усіх попередніх версій, протоколів нарад, аркуша реєстрації змін, інших супутніх документів. Ймовірно, до плану доведеться додати й пояснювальну записку (див. Додаток 4).
Після затвердження плану залишається реалізувати його. І не забувати про контроль за виконанням.
