1. Затвердити інструкцію з діловодства, враховуючи особливості діяльності закладу. Додати приклади оформлення різних документів.
2. Розробити номенклатуру справ установи відповідно до її спеціалізації. Це пов’язано з тим, що санітарно-профілактичні заклади, лабораторії, стаціонари лікувально-профілактичних закладів, поліклінік відрізнятимуться специфікою ведення облікової документації.
3. Скоротити шлях проходження документів: важливо переглянути й чітко встановити функції структурних підрозділів закладу.
4. Обмежити внутрішнє листування та обладнати комп’ютерами робочі місця конкретних виконавців. Слід запровадити електронну систему обліку документів — це прискорить роботу з документацією та точне визначення функціональних обов’язків медичного персоналу.
5. Розробити схему документообігу для медичного закладу, зокрема маршрутні й технологічні карти на основну документацію, щоб визначити:
- хто є виконавцями у процесі проходження певних груп документів
- в якому порядку структурні підрозділи здійснюють просування документів
- які технологічні операції з документом виконує кожна відповідальна особа
✅✅✅ Організовуємо архів медичного закладу
6. Перевіряти ведення документації, створивши журнали обліку та спеціальну контрольну картотеку, де буде вміщено картки на документи, з якими провадитиметься робота наступного місяця. Картки вкладають відповідно до важливості та терміновості кожного документа. Це забезпечить щоденний контроль.
7. Організувати співпрацю з кабінетом медичної статистики (якщо такий функціонує у закладі).
Основні завдання кабінету медичної статистики:
- збір та аналіз статистичних матеріалів про діяльність закладу
- організаційно-методична робота з лікарями
- дослідження та оцінка якісних та кількісних показників роботи відділень
- перевірка ведення медичної документації та архіву
- нагляд за порядком ведення статистичної документації
- постійне і послідовне підвищення кваліфікації й рівня спеціальних знань
- регулярний аналіз якісних та кількісних показників діяльності окремих кабінетів
8. Щомісяця визначати рівень навантаження працівників через роботу з документацією, щоб встановити періоди року, коли цей процес відбувається найінтенсивніше і спланувати робочий час медичних сестер, рівномірно розподіливши робочі завдання.
✅✅✅ Нові національні класифікатори хвороб та інтервенцій
9. Проаналізувавши вхідну документацію, створити базу даних організацій та осіб, з якими медичний заклад веде активне листування. Варто вказати їх назви та прізвища за алфавітом, а також створити теки з бланками документів, які часто використовуються.
Варто пам’ятати, що організація документування в медичному закладі сприяє реалізації основних функцій таких установ, насамперед функції управління, яка є визначальною у злагодженій діяльності структурних підрозділів.
Перелік нормативно-правових актів для роботи кадрової служби
