Організація роботи медсестри: самоменеджмент

Згадка про технології менеджменту в закладі охорони здоров’я може викликати скептичну усмішку. Проте, якщо вдуматися, проблеми ефективного розподілу власного часу та організації роботи медсестри зовсім не є далекими для головної медичної сестри, адже на неї покладено стільки різнопланової роботи, а часу у добі досі лише 24 години. На допомогу прогресивним головним медичним сестрам, готовим попрацювати над власним розвитком, може прийти самоменеджмент.

Читайте: "Безперервне навчання медичного персоналу - організація"

Під самоменеджментом зазвичай розуміють техніку раціонального використання часу, яка допомагає виконувати посадові обов’язки вчасно, економно, якісно, а ще зменшити стрес та перевантаженість роботою. Самоменеджмент є ефективним, тільки коли це послідовний, цілеспрямований та (!) щоденний процес роботи над тим, щоб оптимально використовувати свій час та доступні ресурси. За умови дотримання цих трьох ознак він допомагає:

• визначити, якою є ваша основна мета;

• створити власне бачення успіху;

• зосередитися на кроках, які допоможуть досягнути мети й стати успішним.

Самоменеджмент також дає вам можливість зрозуміти, на що орієнтовані саме ви, на процес чи результат, та згодом використати це знання на вашу користь. Давайте розглянемо, з яких компонентів складається самоменеджмент і як вони можуть бути адаптовані до медсестринства у закладі охорони здоров’я.

Читайте: "Iнфекційна безпека медичного персоналу: розробляємо план заходів"

Постановка мети

Звичайно, самоменеджмент можна застосовувати тільки до робочого процесу, однак, як свідчить досвід, бажано вдаватися до навичок самоменеджменту цілодобово і зробити це стилем життя. У такому разі мета, яку ви собі ставите, буде здебільшого стосуватися загальнолюдських потреб: більше часу виділяти на відпочинок, реалізуватися як особистість, отримувати підтримку і розуміння від людей, що вас оточують.

Постановка мети є дуже складним і важливим етапом, адже саме від мети залежатиме вся ваша подальша діяльність та її організація роботи. Випадкові успіхи, безперечно, трапляються з людьми, але трапляються вони значно рідше, аніж заплановані. Формуючи свою мету, важливо розуміти не тільки, куди ви хочете рухатися, а й де ви б не хотіли опинитися у результаті своїх дій. Наприклад, «зберегти роботу у важкі кризові часи» також може бути цілком пристойною метою.

Мета має бути глобальною та довготривалою. Для того, щоб її досягти, можна також виокремити конкретні менші і легші кроки, які ляжуть в основу плану.

Планування

Планування покликане забезпечити якнайшвидше й кероване досягнення поставленої мети, а крім того — раціональне використання часу. Що ліпше спланований ваш час, то більше його ви зможете вивільнити на ваші особисті та професійні потреби. Планування у межах самоменеджменту означає визначення того, які саме кроки в який строк і спосіб необхідно виконати.

Читайте: "Циклограма роботи головної медсестри на другий квартал"

Найліпше при плануванні  та організації робочого часу медсестри дотримуватися співвідношення 60:40 або 70:30, плануючи лише 60–70% часу, а решту залишаючи на непередбачені обставини, комунікації, пошук інформації для розв’язання поставлених завдань, самоконтроль та закінчення справ, які зайняли більше часу, ніж було заплановано.

Як фахівець, ви можете добре знати свої обов’язки та гарно розподілити їх у часі при плануванні, однак не можна спланувати форсмажорні обставини, епідемію чи нещасний випадок у закладі охорони здоров’я. Головна ідея розумного планування полягає в тому, що на таку ситуацію все одно має бути відведений час «про всяк випадок». Якщо ж усе добре і нагальної потреби розв’язувати термінову проблему немає, завжди знайдуться довготривалі і нетермінові справи, якими можна зайнятися, наприклад перевірка ведення облікових журналів чи підготовка квартального звіту.

Прийняття рішень

Як саме визначитися, з якої справи почати, а яке завдання можна відкласти на пізніший час? Невід’ємною складовою процесу організації робочого часу, безперечно, є  прийняття рішень.

Прийняти рішення щодо планування — це вирішити, яка зі справ є більш пріоритетною. Часто головній медичній сестрі складно надати перевагу тій чи тій справі, адже на звітність треба витратити чимало часу, роз’яснювальну роботу з підлеглими треба провести негайно, а заходи з профілактики внутрішньолікарняних інфекцій також чекати не можуть, адже від них залежить здоров’я пацієнтів та медичних працівників.

Для того, щоб визначити пріоритетність справ, радимо таке:

• випишіть повний перелік усіх справ на певний період (день, тиждень, місяць);

• оцініть кожну справу за двома критеріями: терміновість і важливість; для більшої зручності скористайтеся п’ятибальною системою і виставте дві оцінки, де «5» — це найвищий показник терміновості або важливості;

• додайте два числа, вказані біля справи;

• відсортуйте ваші справи за отриманим показником — від найбільшого значення до найменшого;

• насамперед сплануйте виконання першої половини списку, найменш важливі чи найменш термінові справи відкладіть чи виконуйте у вільний (нерозпланований) час.

Читайте: "Медсестринська допомога: оцінюємо і поліпшуємо якість"

Реалізація планів й організація роботи

 Коли план укладено та пріоритети розставлено, необхідно організувати роботу так, щоб реально було дотримуватися планів. Самоменеджмент працює, коли ви керуєте роботою, а не навпаки. Для цього починайте день із позитивним настроєм. Беріться до роботи в один і той самий час та починайте свій день зі швидкого перегляду плану, який ви уклали для цього дня. Після того, як виконані рутинні невідкладні процедури, наприклад п’ятихвилинка зі старшими медичними сестрами щодо нагальних питань, одразу беріться за складні й важливі справи. Їх бажано виконувати на початку дня, поки голова залишається свіжою й думається легко.

Під час робочого дня слідуйте вашому плану й уникайте незапланованих імпульсивних дій. Якщо вам на думку спала цікава ідея щодо вдосконалення вашої роботи, цікавих профілактичних заходів, тем школи пацієнта, швидко занотуйте основне й відкладіть. Не переривайте ту роботу, яку заплановано, аби розробити цікавий концепт майбутньої роботи. Дозвольте собі концентруватися на важливих завданнях.

 Не забувайте також і про маленькі паузи для корисного відпочинку. Зробіть легку гімнастику для профілактики варикозного розширення вен або легку розтяжку спини, щоб запобігти професійним захворюванням. Фізичне навантаження є найліпшою альтернативою розумовій діяльності та навпаки. Після метушливого заняття, дезінфекції або прибирання в кабінеті добре буде попрацювати із документами, які вимагають вдумливого підходу.

Наприкінці робочого дня за можливості закінчіть усі дрібні справи та складіть план на наступний день. Перегляньте поточний план та переконайтеся, що ви досягли чималих результатів за сьогодні. Якими б малими не були перші успіхи в управлінні своєю роботою, обов’язково похваліть себе за них та завершуйте день з усмішкою.

Читайте: "Профілактичний наркологічний огляд"

Самоконтроль

Контроль за вчасністю виконання запланованих завдань є найголовнішою умовою функціонування самоменеджменту. Самоконтроль не має на меті покарання чи звинувачення за незроблену роботу — він має допомогти оптимізувати процес організації роботи медсестри і внести певні зміни до процесу планування після аналізу невиконаних справ.

Самоконтроль передбачає осмислення того, що вже було виконано, порівняння результатів із планами та корегування подальших планів відповідно до оцінки поточного стану роботи.

Для того, щоб самоконтроль був ефективним, перевіряти себе слід регулярно, оцінювати свою роботу за однакові відрізки часу та, якщо роботу не вдалося виконати вчасно, виписувати причини, які цьому завадили.

Читайте: "Профілактика внутрішньолікарняних інфекцій"

Робота з інформацією

Як не дивно, спілкування та робота з інформацією також є складовими самоменеджменту, адже щодня головна медична сестра стикається з великим потоком інформації. Інформацією не обов’язково вважаються документи нормативного чи іншого офіційного характеру. Скарга пацієнтів на погане обслуговування чи спостереження колег щодо роботи закладу охорони здоров’я також є важливими даними, які ми беремо до уваги. Важливим завданням самоменеджменту є впорядкувати комунікації так, щоб вони не віднімали більше часу, ніж заплановано, але водночас давали нам стільки інформації, скільки необхідно.

Важливо також розумно обмежувати спілкування, яке заважає сконцентруватися на роботі та вчасно її виконати. Звичайно, не можна відриватися від колективу закладу та бути осторонь, проте варто тверезо оцінювати, скільки часу ви можете виділити на ввічливе спілкування. Чи справді для підтримання дружніх стосунків на роботі необхідно витрачати півгодини або вистачило б і п’яти хвилин?

Наостанок зазначимо, що правильний підбір джерел інформації значно економить час, який ми виділяємо на їх опрацювання. Що якісніше джерело, то швидше ми знайдемо адекватну відповідь на наше запитання. Парадоксом самоменеджменту є ситуація, коли щоб зберегти певний час, спочатку необхідно якийсь час витратити. Вивчивши різні джерела інформації, ми можемо відібрати тільки якісні та достовірні й надалі користуватися ними. До таких джерел належить і професійна література (довідники, журнали), і курси підвищення кваліфікації, і сайти.

Додаток

Поради щодо організації роботи медсестри та впровадження самоменеджменту

1. Розділяйте справи на напрями і проекти. Для того, щоб ефективно планувати свою роботу, розділіть справи, якими ви маєте чи хочете займатися на ті, які постійно тривають у часі та/або є повторюваними («напрями»), та ті, які мають визначений термін чи строк виконання, чітко окреслений обсяг робіт («проекти»). До перших будуть належати завдання на кшталт «здійснювати профілактику внутрішньолікарняних інфекцій та професійного зараження», а до других — завдання на зразок «підготувати квартальний звіт». Враховуйте, що проектами слід займатися послідовно і переходити до другого проекту, тільки закінчивши перший. А на роботу за напрямами краще регулярно виділяти певний час щодня.

2. Дозвольте собі зануритися у справу, яка того потребує. Деякі завдання потребують великої концентрації та уважності, особливо складання документів чи ознайомлення із новим нормативним актом. У такому разі намагайтеся виділити на одне таке завдання максимум часу без перерви. Що більше часу ви витратите на занурення, то якісніше виконаєте завдання та зекономите час на дороблюванні ймовірних недоліків.

3. Розвивайте у собі почуття впевненості. Дивовижно, але саме почуття впевненості (однак не зверхньої самовпевненості) допомагає ліпше організувати роботу, почувати себе спокійно і врівноважено, а також раціональніше планувати свій час, аніж постійне самозвинувачення у браку часу та неорганізованості. Якщо вам не вистачає впевненості у тому, що ви робите та як ви це робите, можливо, ви не приділяєте достатньо часу якійсь важливій, але не дуже приємній справі. Зробіть усе, що від вас залежить, та подумки похваліть себе за це.

Читайте: "Заходи щодо профілактики внутрішньолікарняних інфекцій"

4. Додайте до своєї щоденної рутини самонавіювання та самодисциплінування. До важкої та марудної роботи не завжди є настрій, але важливо усвідомити, що окрім вас ніхто цієї роботи у закладі охорони здоров’я не виконає. Отже, допомагайте собі простим і ефективним самонавіюванням, наприклад:

• Я маю це зробити

• Я все встигну вчасно

• Ця робота не така вже й важка, як здається

• Я можу це зробити і я це зроблю

5. Проведіть ревізію своїх звичок. Повторювання певних дій час від часу заспокоює і створює почуття впевненості й спокою. У цьому велика сила людських звичок. Утім, звички можуть і заважати виконувати роботу, відволікати від неї. Уважно проаналізуйте свої звички. Позбудьтеся звичок, що заважають роботі, крадуть ваш час або негативно впливають на ваш імідж. Наприклад, звичка курити чи багато спілкуватися по телефону на приватні теми у робочий час. Ні запах тютюну, ані витрата часу на бесіди не є доречними у роботі головної медичної сестри. Встановіть собі певні обмеження, наприклад, не більше 15 хвилин приватного спілкування по телефону на день. А також спробуйте замінити відволікаючі звички на корисні. Якщо вам хочеться відволіктися від роботи, зробіть гімнастику для очей, розімніть ноги для профілактики варикозу тощо.

6. Виділяйте собі час, щоб налаштуватися на складну роботу. Однак чітко регламентуйте цей час, наприклад: «Три хвилинки, щоб сконцентруватися, — і беруся за роботу». Завчасне планування робочого дня допоможе вам заздалегідь знати, які завдання сьогодні слід виконати, та поступово на них налаштовуватися морально. Якщо думка про якусь роботу постійно викликає негатив і бажання якомога більше її відстрочити, варто ознайомитися із симптомами професійного вигоряння та методами його профілактики.

7. Завжди будьте чесними із собою. Найважливіше та інколи найважче у самоменеджменті — це бути відвертим із собою. Уявний керівник не перевірить, як ви виконали поставлені перед собою завдання з планування. У самоменеджменті ви — і підлеглий, і керівник. Щоб подолати дискомфорт від певних завдань, лінь, втому та вчасно виконати все, що виконати слід, чесно оцінюйте свою швидкість виконання поставлених завдань. Це допоможе не відкладати тривалу й виснажливу роботу наостанок. Запитайте себе: «Я чесно вірю в те, що швиденько зроблю це за 15 хвилин у кінці робочого дня, чи варто все-таки приділити цьому годину просто зараз?».