Чи є у вашому закладі затверджена інструкція з діловодства та чи дотримуєтеся її вимог, перевіряють під час акредитації. У статті з’ясуємо, на основі яких нормативних документів розробляти цю інструкцію у закладі охорони здоров’я, які розділи туди включити та які зразки документів додати
Щоб ЗОЗ працював ефективно, важливо правильно організувати діловодство, зокрема визначити чіткі правила й принципи складання, оформлення документів та організації роботи з ними. Усі ці вимоги містить Інструкція з діловодства лікарні.
NB! Завдання інструкції з діловодства — встановити єдиний порядок документування та організації роботи з документами в медзакладі.
Які управлінські документи забезпечують діяльність ЗОЗ
Інструкція з діловодства в медзакладі: нормативні документи
Коли розробляєте інструкцію з діловодства в медзакладі, керуйтеся нормативними і методичними документами, які регламентують документування управлінської діяльності:
- Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17.01.2018 № 55
- Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020)
- Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа
- Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5
УВАГА! ДСТУ 4163:2020 почав діяти з 1 вересня 2021 року. Він унормував правила оформлення організаційно-розпорядчих документів. Тож оновіть інструкцію з діловодства з урахуванням цих змін.
Розробляє інструкцію з діловодства служба діловодства медзакладу з урахуванням положень установчих документів і структури ЗОЗ.
Із 01.09.2021 оформлюйте документи за ДСТУ 4163:2020. Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації
Інструкція з діловодства в ЗОЗ: структура
Передбачте в інструкції з діловодства 5 розділів і додатки (див. Таблицю).
| Розділ | Підрозділ |
| Загальні положення | |
| Документування управлінської інформації | - Загальні вимоги до створення документів
- Виготовлення бланків документів
- Оформлення реквізитів
- Підписи
- Додатки
- Погодження для документів, що створюються у паперовій формі
- Використання печаток
- Вимоги до складення деяких видів документів: наказів, протоколів, розпоряджень, службових листів, документів до засідань колегіальних органів, документів про службові відрядження
|
| Організація документообігу та виконання документів | |
| Систематизація та зберігання документів у діловодстві | |
| Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання | - Експертиза цінності документів
- Передача справ, складених у паперовій формі, до архівного підрозділу
|
| Додатки | - Форми бланків службових документів
- Перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства
- Зразки реєстраційних форм (карток, журналів)
- Зразки оформлення номенклатури справ структурного підрозділу
- Зразки оформлення зведеної номенклатури справ закладу
- Зразок опису справ для передачі в архів закладу
|
Готову інструкцію затвердіть наказом керівника ЗОЗ.
⚡ Скачайте ОНОВЛЕНУ ФОРМУ⚡
Типова інструкція з діловодства в лікарні — зразок
Скачати
Документообіг у медзакладі: паперовий чи електронний
Медзаклад може вести документообіг в електронному або паперовому вигляді.
Основною формою ведення діловодства в установах уряд визнав електрону. Щоб вести електронний документообіг, застосовуйте:
- електронний цифровий підпис
- електронну печатку
- електронну позначку часу
Винятком є випадки, коли наявні обґрунтовані підстави для документування управлінської інформації у паперовій формі:
- документи містять інформацію з обмеженим доступом, вимогу щодо захисту якої встановлює закон
- конкретні електронні документи не можна застосувати як оригінал згідно з вимогами закону
- вимоги до опрацювання конкретних документів у паперовій формі встановлюють акти КМУ
Паперовий документообіг залишається актуальним для медичних закладів.
