Із 1 вересня оформлюйте документи за новим стандартом

Нові правила оформлення документів

Національний стандарт ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ 4163:2020) прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 і діє з 01.09.2021. Стандарт ДСТУ 4163:2020 замінив ДСТУ 4163–2003, за яким складали документи з 2003 року. Новий стандарт чітко визначає вимоги до оформлення реквізитів документів.

✅✅✅ Курси підвищення кваліфікації лікарів у Вищій школі керівника медзакладу

На кого поширюється новий стандарт

ДСТУ 4163:2020 поширюється на державні органи, ОМС, установи, підприємства, організації та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020). Ці юридичні особи застосовують ДСТУ 4163:2020 обов’язково.

ФОП можуть застосовувати ДСТУ 4163:2020 добровільно.

Які документи оформляти по-новому

Стандарт оформлення документів поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема:

• організаційні — положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо
• розпорядчі — постанови, рішення, накази, розпорядження
• інформаційно-аналітичні — акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо

NB! ДСТУ 4163:2020 поширюється на документи, що складаєте як на папері, так і в електронному вигляді.

Стандарт визначає склад i зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (п. 1.4 ДСТУ 4163:2020).

Основні правила оформлення документів: реквізити

З поміж 32 реквізитів, що регламентує ДСТУ 4163:2020, є сім обов’язкових, що надають документу юридичної сили та доказовості:

• найменування юридичної особи (реквізит 04)
• назва виду документа (реквізит 09) — не зазначають на листах
• дата документа (реквізит 10)
• реєстраційний індекс документа (реквізит 11)
• заголовок до тексту документа (реквізит 19)
• текст документа (реквізит 20)
• підпис (реквізит 22), для електронних документів — електронний підпис або електронна печатка в разі відсутності електронного підпису

Так скеровує пункт 4.4 ДСТУ 4163:2020.

NB! Обов’язкові реквізити вказуйте в усіх документах. Інші 25 реквізитів оформляйте за потреби, зважаючи на вид документа та особливості діловодства.

Приклади оформлення реквізитів

Назва виду документа

Вид документа вказуйте відповідно до пункту 5.9 ДСТУ 4163:2020, що визначає вимоги до реквізиту 09 «Назва виду документа».

Реквізит 09 «Назва виду документа»:

• друкуйте ВЕЛИКИМИ літерами — НАКАЗ, РІШЕННЯ, ПРОТОКОЛ, АКТ, ДОВІДКА, ДОПОВІДНА ЗАПИСКА, ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ
• можете друкувати напівжирним прямим шрифтом
• можете використовувати розріджений шрифт 14—16 друкарських пунктів

Місце складення документа

Місце складення документа вказуйте відповідно до пункту 5.13 ДСТУ 4163:2020.

Реквізит 13 «Місце складення документа»:

• зазначайте на всіх документах, окрім листів
• вказуйте на рівні або нижче реквізитів «Дата документа» чи «Реєстраційний індекс документа»
• перевіряйте, щоби відповідав найменуванню населеного пункту згідно з ДК 014-97 «Класифікатор об’єктів адміністративно-територіального устрою України» (КОАТУУ)

Заголовок до тексту

Реквізит 19 «Заголовок до тексту документа» оформляйте відповідно до пунктів 5.19, 7.2, 7.3 ДСТУ 4163:2020:

• друкуйте без відступу від межі лівого поля
• можете друкувати напівжирним прямим шрифтом
• робіть коротким, граматично узгоджуйте із назвою документа

Наводьте в заголовку стислий виклад основного смислового аспекту змісту документа.

Заголовок має точно передавати зміст тексту та відповідати на запитання «про що?», «чого?», «кого?».

Підпис

Як оформляти реквізит «Підпис», регламентують пункти 5.22, 7.5, 7.7 ДСТУ 4163:2020.

Складники реквізиту 22 «Підпис»:

1) найменування посади особи, яка підписує документ:

• у повній формі, якщо документ надрукований не на бланку
• у скороченій формі, якщо документ надрукований на бланку

2) особистий підпис (окрім електронних документів)

3) власне ім’я і ПРІЗВИЩЕ

Важлива новація ДСТУ 4163:2020 — вказувати у реквізиті «Підпис» власне ім’я та прізвище підписанта. Раніше за ДСТУ 4163—2003 в реквізиті «Підпис» вказували ініціали та прізвище з великої літери. Тепер указуйте прізвище ВЕЛИКИМИ літерами, не замінюйте власне ім’я (Петро, Марина, Ганна) ініціалами.

Зразок оформлення заяви

Скачати

Докладніше про вимоги до оформлення інших реквізитів, приклади та готові зразки документів у Експертус Медзаклад.

Нові правила офомлення документів

Із 01.09.2021 оформлюйте документи за ДСТУ 4163:2020. Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації

Скачати оновлені зразки документів