Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII).
Документ дає змогу установити в закладі єдиний порядок формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечувати їх облік, оперативний пошук документів за їх змістом і видом, визначати строки зберігання справ. Зведену номенклатуру складає служба діловодства медзакладу. Методичну допомогу в цьому надає архів закладу або посадова особа, відповідальна за архів.
Усі підрозділи ЗОЗ розробляють номенклатуру щороку — до 15 листопада поточного року на наступний рік (п. 8 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Готує номенклатуру справ структурного підрозділу посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі. До підготовки залучають фахівців, які працюють у підрозділі. Візує документ керівник архіву закладу або посадова особа, відповідальна за архів, та підписує керівник структурного підрозділу.
Зверніть увагу!ФОП може, але не зобов’язаний складати номенклатуру справ. Мати власну номенклатуру зобов’язані лише юридичні особи (п. 4 гл. 1 розд. IV Правил № 1000/5).
Номенклатуру справ закладу підписує керівник служби діловодства, візує керівник архіву закладу або посадова особа, відповідальна за архів. Після цього її схвалює експертна комісія закладу.
Якщо заклад щойно створили, то незалежно від форми власності не пізніше року з початку його діяльності подайте номенклатуру справ, яку схвалила експертна комісія, на розгляд експертно-перевірній комісії державного архіву (ЕПК) відповідного державного архіву чи експертній комісії архівного відділу районної держадміністрації або міської ради. Архівна установа проведе експертизу цінності документів, визначить, які документи належать до Національного архівного фонду (НАФ).
Заклади, у діяльності яких утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ на розгляд ЕПК або експертної комісії відповідної архівної установи (архіву, архівного відділу). Заклади, у діяльності яких не утворюються документи НАФ, подають номенклатуру справ на розгляд експертної комісії органу вищого рівня (якщо такий є). Якщо установи вищого рівня немає, номенклатуру справ схвалює лише власна експертна комісія.
Номенклатуру справ закладу погоджує відповідний державний архів або схвалює орган вищого рівня раз на п’ять років.
Після того як номенклатуру справ погодить ЕПК відповідного державного архіву або схвалить експертна комісія органу вищого рівня (для закладів, які не належать до джерел комплектування державного архіву), її затверджує керівник закладу. Документ уводять у дію з 1 січня нового року.
Скачайте та з'ясуйте, як заповнити форму № 003-6/о «Інформована добровільна згода пацієнта на проведення діагностики, лікування та на проведення операції та знеболення і на присутність або участь учасників освітнього процесу»
Форму первинної облікової документації № 080-4/о видають особі, яка потребує постійного стороннього догляду, або її законному представнику ЗОЗ усіх рівнів надання медичної допомоги
Які види епікризів існують? Які дані вказувати в різних видах епікризу? Хто цю інформацію вносить? Як правильно характеризувати стан пацієнта на різних етапах лікування? Читайте про це у статті
Історія хвороби — перше, на що звертають увагу під час аналізу лікарських помилок. Читайте, як заповнювати всі дані про хворого так, щоб під час перевірки не виникло додаткових запитань
Форму № 064/о використовують для реєстрації щеплень і дітей, і дорослих. Ознайомтеся з порядком заповнення форми 064/о «Журнал обліку профілактичних щеплень»
