Інформаційне забезпечення медичних закладів - готуємося до акредитації

Наказом Міністерства охорони здоров’я України «Про вдосконалення акредитації закладів охорони здоров’я» від 14.03.2011 № 142 затверджено Стандарти акредитації закладів охорони здоров’я (далі — Стандарти акредитації) — вимоги до процесу, умов та результатів медико­-санітарної допомоги у закладі охорони здоров’я. На основі цих стандартів проводиться експертиза відповідності закладу будь-­якої форми власності встановленим критеріям шляхом оцінювання досягнення стандартів за кожним із пунктів, яке здійснюється за бальним принципом.

Читайте: "Діловодство у медичному закладі: організовуємо роботу Служби"

Наявність у закладі інформаційно-­аналітичного відділу (кабінету обліку та статистики)

Першою вимогою є наявність у закладі інформаційно-аналітичного відділу (кабінету). Цей відділ (кабінет) є структурним підрозділом, наявним майже у всіх закладах охорони здоров’я, який входить до складу служби медичної статистики Міністерства охорони здоров’я України.

Відповідно до наказу Міністерства охорони здоров’я України «Про подальше вдосконалення служби медичної статистики системи МОЗ України» від 02.12.2004 № 592 (далі — Наказ № 592) інформаційно­аналітичний відділ як структурний підрозділ закладу передбачений у центральній міській та міській лікарнях, центральній районній лікарні, обласних спеціалізованих закладах.

У складі центрів первинної медико-­санітарної допомоги згідно із наказом Міністерства охорони здоров’я України «Про затвердження Примірних штатних нормативів центру первинної медичної (ме­дико­санітарної) допомоги та його структурних підрозділів» від 21.08.2014 № 585 може функціонувати інформаційно­-аналітичний кабінет.

Наказом Міністерства охорони здоров’я України «Про штатні нормативи та типові штати закладів охорони здоров’я» від 23.02.2000 № 33 затверджено штати інформаційно­-аналітичного відділу медичної статистики центральної міської і міської лікарні (поліклініки) в містах з адміністративним районним розподілом. А Наказом № 592, зокрема, затверджено Примірне положення та штатні нормативи інформаційно-­аналітичного відділу медичної статистики центральної районної лікарні.

Читайте: "Посадова інструкція медичної сестри поліклініки"

Інформаційно-­аналітичний відділ здійснює реалізацію державної політики у службі медичної статистики та інформатизації галузі охорони здоров’я, у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства охорони здоров’я України, наказами регіонального Департаменту охорони здоров’я територіальних державних адміністрацій, наказами головного лікаря закладу охорони здоров’я та іншими нормативно-­правовими актами, а також положенням про інформаційно-­аналітичний відділ (кабінет).

Згідно із Наказом № 592 метою діяльності інформаційно­-аналітичних відділів (кабінетів) у закладах охорони здоров’я є:

• реалізація державної політики з питань медичної статистики;
• інформаційно­аналітичне забезпечення управління охороною здоров’я;
• впровадження інноваційних технологій в систему охорони здоров’я.

Отримання закладом трьох балів відповідності за підпунктом 5.1 Стандартів акредитації — «Наявність у закладі інформаційно­аналітичного відділу (кабінету обліку та статистики)» передбачає наявність:

• інформаційно-­аналітичного відділу (кабінету) у штатному розписі;
• положення про інформаційно-­аналітичний відділ (кабінет) у закладі;
• посадових інструкцій всіх працівників відділу, у тому числі працівників інформаційно­аналітичного відділу, звільнених із роботи за останні п’ять років;
• табеля оснащення та паспорта інформаційно­аналітичного відділу;
• переліку працівників відділу (кабінету) з визначенням відповідального за окремий розділ роботи та взаємозаміну працівників у разі відпустки, курсів, хвороби;
• планів роботи інформаційно-­аналітичного відділу та кожного працівника за останні три роки із позначками про виконання.

Читайте: "Локальні протоколи медичної сестри: накладання пов'язок на голову"

Наявність порядку інформаційного забезпечення закладу щодо обсягу та періодичності підготовки інформації

Наступною вимогою Стандартів акредитації є наявність порядку інформаційного забезпечення закладу щодо обсягу та періодичності (щоденна, щотижнева, щомісячна тощо) підготовки інформації.

Відповідно до статті 9 Закону України «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657­XII основними видами інформаційної діяльності є створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорона та захист інформації.

У цьому ж законі (ст. 18) міститься визначення статистичної інформації — це документована інформація, що дає кількісну характеристику масових явищ та процесів, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя суспільства. Офіційна державна статистична інформація підлягає систематичному оприлюдненню.

Правовий режим державної статистичної інформації визначається Законом України «Про державну статистику» від 17.09.1992 № 2614­XII, іншими законами та міжнародними договорами України, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

Які медичні рукавички обрати для роботи?

Одним із завдань інформаційно-­аналітичного відділу, передбачених Наказом № 592, є дотримання єдиної системи ведення, збирання, оброблення, зберігання та передавання медико­-статистичної інформації у закладах охорони здоров’я, централізоване збирання медико-­статистичної та адміністративної інформації від підрозділів, оброблення та аналіз інформації щодо стану здоров’я населення, обсягів та якості надання медичної допомоги, ресурсів закладу охорони здоров’я та їх використання, участь у формуванні єдиного медичного інформаційного простору.

Медичну інформацію класифікують за різними ознаками (табл.).

Класифікація медичної інформації

Читайте: "Поширення ВЛІ через руки медиків - масштаби проблеми"

У багатьох закладах охорони здоров’я діє модель інформаційного забезпечення, яка обгрунтована управлінцями охорони здоров’я вітчизняної школи та включає обов’язкове використання трьох основних видів інформації (Схема 2):

• нормативно-­директивної — націлює керівника на визначення основних напрямів діяльності, встановлення перед системою цілей та підцілей;
• науково­-медичної та передового досвіду — дає змогу уточнити цілі та підцілі розв’язання проблем, розкриває еталони організації тих чи тих систем для порівняння із наявною ситуацією (інформація з власних джерел) та дає при цьому змогу виявити проблеми, які потребують розв’язання у цій системі, а також обрати оптимальний варіант їх розв’язання;
• інформації з «власних джерел» — використовується не тільки для коригування процесу управління, а й із метою контролю за його результатами.

Для відповідності пункту 5.2 Стандартів акредитації системи медико-­статистичного забезпечення закладу та отримання трьох балів («Порядок розроблений, ефективний і використовується в усіх підрозділах») бажано надати акредитаційній комісії такі регламентувальні документи:

• перелік нормативно­-правових актів щодо обліку та звітності у закладах охорони здоров’я, наявність у закладі регламентувальних документів та заходів щодо їх виконання;
• графік надання звітної інформації підрозділами та службами до інформаційно­-аналітичного відділу (кабінету).
  У цьому графіку визначають відповідальних за збирання та звіряння інформації з первинною документацією осіб, а також строки подання інформації, осіб, яким надається інформація, споживачів та особу, що аналізує інформацію;
• схему взаємодії інформаційно­-аналітичного відділу з трирівневим джерелом інформації;
• схему інформаційного медичного статистичного забезпечення закладу;
• схему руху директивної інформації.

Інформування керівників структурних підрозділів про результати аналізу даних щодо діяльності закладу

Однією із функцій інформаційно-­аналітичного відділу є інформування керівників структурних підрозділів про результати аналізу даних щодо діяльності закладу охорони здоров’я. Головний лікар або його заступники можуть використати статистичну інформацію для:

• поточного та перспективного планування роботи закладу охорони здоров’я (фінансового, організаційного, клінічного);
• здійснення ефективного адміністративного контролю та оперативного керівництва службами і окремими підрозділами закладу охорони здоров’я;
• вивчення різних форм надання медичної допомоги населенню та оцінювання ефективності проведення оздоровчих заходів;
• оцінювання ефективності прийнятих управлінських рішень.

За підсумками збирання та оброблення первинної медичної документації інформаційно-­аналітичний відділ (кабінет) надає адміністрації закладу аналітичні таблиці з висновками щодо роботи підрозділів та окремих служб, щоквартально узагальнює і аналізує державні та галузеві звітні форми, передає звіти про роботу закладу охорони здоров’я до регіонального медико-­статистичного аналітичного центру. Кожний завідувач підрозділу отримує аналітичну таблицю за підсумками роботи свого підрозділу.

Читайте: "Раціональне використання антибіотиків відповідно до інструкції МОЗ"

При проведенні попереднього самооцінювання виконання вимоги пункту 5.3 Стандартів акредитації і для отримання трьох балів (керівництво регулярно інформують), важливо звернути увагу на наявність у закладі охорони здоров’я таких документів:

• інформаційно-­аналітичного звіту «Основні показники діяльності закладу охорони здоров’я» за останні три роки;
• затверджених головним лікарем форм щомісячних аналітичних довідок за основними напрямами роботи закладу;
• актів статистичних ревізій, проведених працівниками інформаційно-­аналітичного відділу за останні три роки роботи, з підписом головного лікаря або одного з його заступників.

Інформаційно-­аналітичний звіт «Основні показники діяльності закладу охорони здоров’я» за останні три роки готується працівниками інформаційно­-аналітичного відділу на підставі форм галузевої звітності з обчисленням відносних величин (показників), за якими здійснений аналіз діяльності закладу, з висновками та пропозиціями адміністрації щодо поліпшення основних напрямів роботи.

До щомісячних аналітичних довідок за основними напрямами роботи закладу охорони здоров’я відносять:

• аналіз роботи стаціонарних відділень;
• аналіз летальності у стаціонарі;
• аналіз роботи ліжок денного стаціонару та стаціонару вдома;
• розрахунок виконання функції лікарських посад лікарями поліклініки;
• аналіз народжуваності та смертності населення, яке обслуговує заклад охорони здоров’я;
• аналіз проведення медичними працівниками санітарно­просвітньої роботи тощо за останні три роки роботи із підписом відповідального працівника інформаційно­-аналітичного відділу.

Під час аналізу діяльності закладу лікар інформаційно-­аналітичного відділу (кабінету) поєднує показники у групи, характеризуючи певний напрям діяльності, розділ роботи, підрозділ закладу або контингент населення, яке обслуговує заклад.

При проведенні статистичної ревізії лікар-­статистик відділу має змогу перевірити наявність директивних і регламентувальних документів та розроблених заходів щодо їх виконання у конкретному підрозділі, наявність бланків первинної медичної документації, правильність оформлення первинної медичної документації персоналом закладу, особисто пояснити медичним працівникам необхідність ведення певної форми первинної медичної документації. Під час ревізії обов’язково виникають запитання щодо організації роботи підрозділу або служби. Працівник медичної статистики повинен у межах своєї компетенції їх розв’язати, а за необхід­ності — звернутися до керівника закладу охорони здоров’я. Підсумки проведення статистичної ревізії оформлюють у вигляді акта та надають адміністрації закладу.

Читайте: "Дезінфекція: види та методи проведення"

Дотримання вимог щодо ведення звітності у сфері охорони здоров’я

Виконання функцій контролю за впровадженням і викорис­танням у закладах охорони здоров’я форм державної та галузевої статистичної звітності, передбаченої чинним законодавством, працівниками інформаційно-­аналітичного відділу (кабінету) здійснюється шляхом забезпечення своєчасного та якісного складання і подання до обласних медико-статистичних аналітичних центрів системи Міністерства охорони здоров’я України державних та галузевих статистичних звітів та отримання результатів діяльності закладу охорони здоров’я. При складанні та поданні звітів працівники відділу (кабінету) керуються наказом Міністерства охорони здоров’я України «Про подання установами і закладами охорони здоров’я України статистичних звітів» та наказом регіонального Департаменту охорони здоров’я та курортів територіальної державної адміністрації (вони щороку поновлюються).

Для нарахування закладу п’яти балів відповідності пункту 5.4 Стандартів акредитації («Звітність ведеться відповідно до затверджених форм») керівник інформаційно-­аналітичного відділу повинен надати державні та галузеві статистичні звіти закладу (щоквартальні) за останні три роки. Всі роздруковані форми мають бути затвердженого зразка, підписані керівником закладу та скріплені печаткою закладу.

Дотримання строків подання звітності у сфері охорони здоров’я

Для проведення всебічного аналізу роботи закладу та своєчасного прийняття управлінських рішень збирання, оброблення та передавання інформації мають проводитися відповідно до графіка надання звітної інформації (щоденна, щотижнева, щомісячна, щоквартальна, річна), затвердженого керівником закладу, та графіка подання інформації закладами охорони здоров’я, що затверджений відповідним наказом Департаменту охорони здоров’я територіальної державної адміністрації. Несвоєчасність складання звітності у самому закладі та порушення строків її передавання до регіонального медико­статистичного аналітичного центру свідчать про низьку виконавчу дисципліну у закладі охорони здоров’я та призводять до спотворення звітної інформації, знижуючи ступінь її точності та впливаючи на оперативність забезпечення апарату управління для прийняття рішень.

При визначенні відповідності роботи медико­-інформаційної служби вимогам пункту 5.5 Стандартів акредитації («Термінів подання звітності дотримуються» — 3 бали) враховується відсутність зауважень протягом як мінімум останніх трьох років роботи від медико-­статистичного аналітичного центру регіонального Департаменту охорони здоров’я та курортів територіальної державної адміністрації.

Читайте: "Профілактика внутрішньолікарняних інфекцій"

Наявність у закладі інформаційних програм

Більшість медичних працівників переобтяжені заповненням медичної документації. Слід зауважити, що використання сучасних сертифікованих програмних продуктів типу «Поліклініка» та «Стаціонар» у закладі охорони здоров’я значно зменшує кількість помилок при веденні первинної медичної документації, підвищує достовірність отриманої інформації та економить робочий час працівників.

На жаль, впровадження новітніх інформаційних технологій у діяльність закладів охорони здоров’я відбувається повільно та неузгоджено. Основний принцип використання інформаційних систем полягає у тому, що автоматизування на рівні закладу не має суперечити автоматизуванню на рівні району, міста, області.

Для отримання закладом трьох балів відповідності згідно із пунктом 5.6 Стандартів акредитації («Інформаційні програми наявні») бажано надати акредитаційній комісії:

• копію сертифіката програмного продукту типу «Поліклініка» та «Стаціонар»;
• наказ по закладу про впровадження у роботу відповідного електронного реєстру;
• протоколи проведення семінару-­наради з відповідальними особами щодо навчання працівників роботі з програмним продуктом;
• письмові зобов’язання працівників закладу про нерозголошення персональних даних осіб, що стали відомі їм при обробленні первинної медичної документації, у зв’язку з виконанням посадових обов’язків, при роботі з електронним реєстром;
• підсумки опрацювання помилок, що виникають при роботі з електронним продуктом.

У наказі по закладу необхідно визначити відповідальних осіб за впровадження у роботу, технічну підтримку, створення та забезпечення комплексної системи захисту інформації та захисту персональних даних пацієнтів і медичних працівників при обробленні первинної медичної документації, визначити підрозділ, в якому встановлюватимуть технічний комплекс та використовуватимуть програмний продукт (реєстратура поліклінічного відділення, приймальне відділення, інформаційно-­аналітичний відділ, інші підрозділи закладу), визначити взаємозаміну відповідальних фахівців.

Протокол проведення семінару­-наради з відповідальними особами щодо навчання працівників роботі з програмою має відображати ознайомлення всіх причетних до впровадження системного продукту осіб із правилами введення, збереження, використання інформації, інструкцією із техніки безпеки, інструкцією про нерозголошення персональних даних осіб. Можна також провести семінар-­залік із роботи з програмним продуктом.

Читайте: "Медична документація кабінету інфекційних захворювань: форми та інструкції"

При впровадженні системного продукту, на жаль, досить часто виникають складнощі, пов’язані з недосконалістю технічного забезпечення, відсутністю професійних навичок роботи у персоналу закладу, неякісним заповненням первинної медичної документації тощо. Відповідальний за впровадження системного продукту повинен аналізувати помилки, визначати причину кожної із них та розв’язувати проблеми у межах своєї компетенції або звертатися до керівника закладу. При аналізуванні опрацювання помилок відповідальна особа повинна надати конкретні пропозиції керівнику закладу щодо запобігання виникненню збоїв роботи програмного продукту.

Наявність доступу до мережі інтернет

Робота будь­якого закладу неможлива без наявності доступу до інтернету. Для нарахування закладу трьох балів відповідності пункту 5.7 Стандартів акредитації («Інформаційна мережа наявна») інженер­програміст або інша особа, відповідальна за роботу з комп’ютерною технікою, надає аналітичну довідку за три роки роботи, у якій доречно відобразити:

• наявність договору з оператором електронного зв’язку про підключення закладу до інтернету (наприклад, із
  ПАТ «Укр­телеком»);
• наявність поштової скриньки, персонального веб­ресурсу (сайту закладу);
• показники розвитку інформатизації закладу — кількість персональних комп’ютерів у закладі та кількість персональних комп’ютерів, під’єднаних до мережі інтернет.

Крім того, у цій довідці необхідно вказати обсяг провадження інформаційно-­телекомунікаційних технологій — участь персоналу закладу у телеконференціях, селекторних нарадах у форматі відеоконференцій, можливість проведення попереднього запису на прийом до лікарів через мережу інтернет, наявність тематичного підрозділу для проведення лікарями закладу онлайн­-консультування на власному веб­ресурсі тощо.

У довідці вказують і наявність автоматизованих робочих місць лікаря та інші дані — у яких підрозділах закладу вони наявні, скільки лікарів мають змогу використовувати у роботі персональні комп’ютери, у тому числі під’єднані до мережі інтернет, із програмами для електронного ведення документації тощо.

Реєстри, бази і банки даних, які ведуть у закладі теж вказують у довідці. При цьому зазначають їхні назви («УкрМедСофт: Поліклініка» — електронний реєстр листків непрацездатності медичних карт амбулаторного хворого, «УкрМедСофт: Стаціонар» — електронний реєстр карт хворого, який вибув зі стаціонару, медичних карт стаціонарного хворого, «Кадри», «Медстат» тощо).

Отже, як бачимо, інформаційне забезпечення медичноо закладу здійснює інформаційно-­аналітичний відділ (кабінетом) закладу охорони здоров’я, діяльність якого тісно пов’язана з іншими підрозділами. Від організації роботи інформаційно­-аналітичного відділу (кабінету), підбору фахівців, їхніх особистих якостей залежить якість лікувально­-діагностичного процесу та наявність достовірної перевіреної інформації у адміністратора закладу.