Заклади охорони здоров’я мають вести бухгалтерський облік лікарських засобів та медичних виробів відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV. Ліки та медвироби, які отримали як гуманітарну допомогу, у бухгалтерському обліку відображають згідно з Порядком бухгалтерського обліку гуманітарної допомоги, затвердженим наказом Мінфіну від 14.12.1999 № 298.
Увага! Кожен заклад охорони здоров’я самостійно визначає Порядок приймання, зберігання, відпуску (переміщення), списання використаних лікарських засобів та медичних виробів.
Лікарські засоби та медичні вироби у закладах охорони здоров’я обліковують у бухгалтерській службі та за місцем зберігання (використання), тобто на складі, у відділеннях та на постах (у маніпуляційних кімнатах).
У бухгалтерській службі ліки та медвироби обліковують:
у кількісному і сумарному вимірах — у гривнях з копійками
за одиницями обліку, тобто за їх найменуваннями чи групами (видами)
у розрізі матеріально відповідальних осіб
за місцем зберігання (використання)
Матеріально відповідальні особи у місцях зберігання (використання) лікарських засобів та медичних виробів ведуть кількісний облік їх руху та оперативний облік певних видів. Господарські операції з надходження, руху та вибуття ліків та медвиробів оформлюють у місцях зберігання (використання) первинними документами та обліковими регістрами за формами у додатках 1—8 до Методичних рекомендацій:
Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів
Накладна (вимога)
Реєстр отриманих прибуткових накладних
Реєстр виданих накладних (вимог)
Журнал обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів
Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів
Журнал обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами, кабінетами)
Звіт про надходження і використання лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами, кабінетами)
Якщо складський облік лікарських засобів та медичних виробів ведуть автоматизовано, використовують первинні документи та регістри бухгалтерського обліку в електронній формі.
⚡ Працюємо з операційною системою ⚡ Встановлюємо необхідне програмне забезпечення ⚡ Організовуємо роботу та навчання працівників ⚡ Працюємо в команді ⚡ Працюємо з МІС
Облік ліків і медичних виробів у бухгалтерській службі
Одиницею бухгалтерського обліку для лікарських засобів обирають однорідну групу (вид), для медичних виробів — їх найменування. Придбані (отримані) чи виготовлені лікарські засоби та медичні вироби зараховують на баланс за первісною вартістю.
Бухгалтерські служби закладів охорони здоров’я списують використані лікарські засоби та медичні вироби на підставі звітів про фактичне їх використання, які надають матеріально відповідальні особи. На кінець місяця за кожним найменуванням, групою або видом лікарських засобів та медичних виробів виводять їх залишки за кількістю та сумою.
Ліки та медвироби з терміном придатності, що минув, вилучають з обігу та списують з балансу відповідно до:
Порядку встановлення заборони (тимчасової заборони) та поновлення обігу лікарських засобів на території України, затвердженого наказом МОЗ від 22.11.2011 № 809
Правил утилізації та знищення лікарських засобів, затверджених наказом МОЗ від 24.04.2015 № 242
Увага! Вилучені з обігу лікарські засоби та медичні вироби оприбутковують як утиль.
Суми збитків лікарських засобів та медичних виробів, заподіяних крадіжкою, нестачею або втратою, списують із винних осіб відповідно до Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженого постановою КМУ від 22.01.1996 № 116.
Нестачі ліків та медвиробів в межах норм природних втрат, які виявили під час інвентаризації, списують за розпорядженням керівника:
Ліки та медвироби на складі обліковують за найменуваннями за кожним лікарським засобом окремо. Для цього зазначають його назву, дозування, форму випуску (таблетки, ампули тощо), інформацію про упаковку (коробка, флакон, туба тощо), назву виробника, кількість, ціну та суму.
Для аналітичного обліку матеріально відповідальні особи складу ведуть Книгу складського обліку лікарських засобів та медичних виробів за формою в додатку 1 до Методичних рекомендацій.
Книга складського обліку лікарських засобів та медичних виробів
Матеріально відповідальна особа ставить підпис на кожному з трьох примірників прибуткової накладної про отримання лікарських засобів та медичних виробів, коли приймає їх до складу. Перший примірник накладної передають до бухгалтерської служби, другий — залишають у матеріально відповідальної особи, третій — повертають постачальнику.
Видають ліки та медвироби зі складу у відділення згідно з Накладною (вимогою), яку ведуть за формою в додатку 2 до Методичних рекомендацій. Цей документ виписує у двох примірниках старша медсестра кожного відділення.
Під час відпуску ліків та медвиробів матеріально відповідальна особа складу проставляє у накладних (вимогах) фактично відпущену кількість за кожним найменуванням, ціну та суму, а також здійснює загальний підсумок за цим обліковим документом у гривнях з копійками. Один примірник повністю заповненої накладної (вимоги) залишають у старшої медичної сестри, другий — у матеріально відповідальної особи складу (пізніше підшивають до реєстру виданих накладних (вимог).
Матеріально відповідальна особа складу на підставі прибуткових накладних та видаткових накладних (вимог) вносить записи до:
Реєстру отриманих прибуткових накладних (додаток 3 до Методичних рекомендацій)
Реєстру виданих накладних (вимог) (додаток 4 до Методичних рекомендацій)
Реєстри складають у двох примірниках та подають до бухгалтерської служби не пізніше першого числа місяця, наступного за звітним. Один примірник реєстру з підшитими до нього накладними після перевірки правильності оформлення первинних документів залишають в бухгалтерській службі, другий — з відміткою бухгалтера про приймання повертають матеріально відповідальній особі складу.
Матеріально відповідальні особи складу не пізніше другого числа місяця, наступного за звітним, складають та подають до бухгалтерської служби Звіт про надходження і відпуск (використання) лікарських засобів та медичних виробів за формою в додатоку 6 до Методичних рекомендацій.
Облік лікарських засобів та медичних виробів у відділеннях ведуть за найменуваннями за кожним лікарським засобом у кількісному вимірі. Матеріально відповідальні особи відділень зобов’язані:
дотримувати умов зберігання ліків та медвиробів
своєчасно оприбутковувати у разі отримання зі складу та відображати видачу на пости (маніпуляційні кімнати, кабінети)
дотримувати термінів складання звітів про отримання ліків та медвиробів від складу, видачі на пости (маніпуляційні кімнати, кабінети) та використання
своєчасно подавати звіти до бухгалтерської служби
Коли лікарські засоби та медичні вироби отримують зі складу та використовують у відділенні, заповнюють Журнал обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів. Цей документ ведуть за формою в додатку 5 до Методичних рекомендацій.
