Процедура списання лікарських засобів і медичних виробів часто викликає запитання, на які у законодавчому акті немає конкретних відповідей. Експерт розтлумачує найважливіші аспекти цього завдання.
1) Накладна (вимога), форма якої наведена у додатку 2 до Методичних рекомендацій, дублює накладну, яку виписує головна медсестра при видачі медикаментів зі складу до відділення у трьох примірниках. Чи можна вести тільки одну форму обліку?
Одну форму замість двох вести не можна. Незважаючи на те, що ці форми деякою мірою дублюють одна одну, вони містять різну інформацію (наприклад, прізвища).
Додатково ознайомтеся з правилами списання та знищення залишків наркотичних лікарських засобів.
2) Ведення Журналу обліку відділеннями отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів та Журналу обліку фактично отриманих і використаних лікарських засобів та медичних виробів постами (маніпуляційними кімнатами) займає у медичних сестер дуже багато часу, чи можна якось зменшити навантаження, змінивши форми журналів?
Медичні заклади можуть продумати іншу форму (Журналу обліку отриманих та використаних лікарських засобів чи Журналу обліку фактично отриманих та використаних лікарських засобів) яка буде зручною та не потребуватиме значних затрат часу для заповнення. Якщо така форма буде розроблена та затверджена наказом по медичному закладу, вона стане обов’язковою для заповнення медичними сестрами. Однак не слід забувати, що матеріальні цінності, закуплені за бюджетні кошти, мають обліковуватись в обов’язковому порядку.
Читайте: "Диспансеризация: организация и контроль за эффективностью"
3) Яка медична сестра є матеріально відповідальною особою поста?
Медична сестра, в тому числі і постова, керується у своїй роботі посадовою інструкцією. В ній, крім іншого, зазначається, що медична сестра несе відповідальність за збереження ввірених їй матеріальних цінностей. Однак, договір про повну матеріальну відповідальність медичний заклад укладає лише зі старшою медичною сестрою. Виходячи з цього можна говорити, що постова медична сестра не несе повної матеріальної відповідальності.
4) Як призначити матеріально відповідальну особу маніпуляційного кабінету?
Посадовою інструкцією передбачена відповідальність постової медичної сестри за збереження матеріальних цінностей, які вона використовує під час виконання своїх посадових обов’язків. Оскільки посадова інструкція є основним документом, який регламентує діяльність медичної сестри маніпуляційного кабінету, жодних додаткових угод та внутрішніх наказів виписувати не потрібно.
5) Ситуація: дитині ввели 1 мл анальгіну та 0,2 мл димедролу. На залишки писати акти списання?
Відкриті ампули можна зберігати не довше однієї години. Якщо є пацієнт, який потребує введення цих препаратів, йому можна відразу вколоти залишок лікарських засобів. Якщо такого пацієнта немає, доведеться складати акти списання.
6) Яку кількість інсуліну можна давати пацієнту на руки? Можна видавати упаковку чи тільки передбачену на стаціонарне лікування кількість?
На руки інсулін можна видавати пацієнту лише в тому разі, якщо мова йде про амбулаторне програмне забезпечення. В цьому випадку на руки пацієнту можна видавати навіть упаковку препарату. Якщо ж мова йде про стаціонарного пацієнта, жодних препаратів на руки він не отримує. Всі ін’єкції йому виконує медична сестра.
7) Як у бактеріологічній лабораторії правильно списати залишки реактивів, які не було використано протягом дня?
На всі невикористані залишки оформляються акти списання. Однак краще організувати робочий процес таким чином, щоб залишків не утворювалось, оскільки наявність таких актів може свідчити про нецільове використання коштів.
Читайте: "Ведение медицинской документации: требования к бланкам, обязанности администрации, советы врачам"
8) Як списувати інсулін на стаціонарних хворих?
Весь інсулін для стаціонарних хворих списують відповідно до листка призначень. В медичному закладі розробляють зручну форму списання та затверджують її внутрішнім наказом. Перед початком виконання призначень флакон препарату розраховують на кількість пацієнтів та зазначають дози для кожного пацієнта. Медична сестра завжди має пам’ятати, що флакон з лікарським засобом може бути відкритим не довше 24 годин. По закінченню цього часу препарат хворому вводити не можна.
9) Як списувати реагенти діагностичні, тест-системи, витратні матеріали для аналізаторів для клініко-діагностичної лабораторії?
Всі вищеперераховані засоби списують згідно з журналом проведених лабораторних досліджень.
10) У кінці місяця хто підписує журнал обліку медикаментів на посту і у старшої медичної сестри, крім матеріально відповідальної особи?
У журналі, який ведуть на посту, свій підпис ставить старша медична сестра та завідувач відділення. У журналі, який веде старша медична сестра, підпис ставить завідувач відділення або заступник головного лікаря з медичної частини.
11) Як вести облік мазі?
Є два способи списання мазі:
- по мірі використання
- відповідно до локальних норм.
Для визначення локальних норм використання мазі проводять певні підрахунки – підраховують кількість процедур, на які іде один тюбик мазі; після цього кількість грамів мазі (зазначених на упаковці) ділять на число процедур. Таким чином розраховують приблизну кількість мазі, яку використовують на одну процедуру. Цю норму затверджують локальним наказом та використовують для списання мазі.
Читайте: "Температурний листок – заповнюємо правильно"
12) Як правильно списувати йод, зеленку, лейкопластир, рукавички?
Ці засоби списують з їх використанням чи згідно з локальними нормами.
13) Які норми витрат марлі, бинтів, вати на перев’язки, амбулаторні операції, гінекологічні огляди, ін’єкції?
Оскільки законодавчо затверджених норм не існує, рекомендується списувати ці засоби по мірі їх використання чи створити локальні норми їх списання.
14) Списання одноразових шприців. Потрібен акт?
Акт у цьому випадку не потрібен.
15) У журналі (маніпуляційному) потрібно списувати на хворого по 2-3 шприца? Чи можна старшій медсестрі видавати на пост 200-300 шприців без запису в маніпуляційному журналі?
Запис у медичному журналі повинен бути у будь-якому випадку. Щодо кількості шприців, які може видавати старша медична сестра одноразово, все залежить від порядку їх видачі, прописаному локальними наказами. Якщо в цих документах зазначено, що старша медична сестра може видавати шприци за їх використанням, вона може видавати будь-яку необхідну кількість шприців для проведення маніпуляцій.
16) У Методичних рекомендаціях стоматологічні матеріали зараховують до виробів медичного призначення, проте у стоматологічних закладах зазвичай немає листків призначень. Як вести облік?
Медичний заклад, який надає стоматологічну допомогу, повинен обрати зручну для себе схему списання стоматологічних матеріалів. Вона має бути прозорою та зручною для медичного персоналу. Обрану схему затверджують локальним наказом, в якому прописують формули (коди). Цим кодам відповідає певний перелік стоматологічних матеріалів, виробів медичного призначення, прописаних у цьому ж наказі. У щоденнику надання медичної допомоги лікар власноручно прописує формулу, за якою він надавав допомогу пацієнту. Відповідно до затверджених наказом норм списання, медична сестра видає на обмін використані матеріали та вироби медичного призначення.
Наведена схема обігу витратних матеріалів не є остаточною. Кожен медичний заклад, який надає стоматологічну допомогу, може обрати для себе зручний спосіб чи розробити власний. Однак при опрацюванні медичної документації будь-якій особі, яка буде здійснювати перевірку діяльності закладу, має бути зрозумілою схема, за якою проходить списання та поповнення витратних матеріалів.
Читайте: "Формуємо штатний розпис центру первинної медико-санітарної допомоги (ЦПМСД)"
17) Як списувати лікарські засоби та вироби медичного призначення після надання невідкладної допомоги?
Після надання медичної допомоги бригадою, лікар робить відповідні записи в затвердженій медичній документації. На підставі цих записів медична сестра і проводить списання ліків та виробів медичного призначення.
18) Чи треба списувати лікарський засіб, який не пройшов вхідний контроль якості або у якого під час зберігання було порушено упаковку?
За надходження будь-якого медичного препарату в заклад охорони здоров’я, уповноважена особа має візуально його перевірити, а саме:
- оцінити стан упаковки (групової, первинної, вторинної);
- перевірити правильність маркування;
- переконатись у наявності інструкції до застосування препарату на мові, зрозумілій для особи;
- оцінити зовнішній вигляд лікарського засобу (відсутність пошкоджень, однорідність, колір, відсутність додаткових включень);
- перевірити термін придатності.
Якщо жодних пошкоджень не виявлено, лікарські засоби надходять до медичної установи. Якщо ж при перевірці уповноважена особа виявила певні дефекти, вона складає відповідний акт, на підставі якого лікарські засоби повертають постачальнику. Копію акту медичний заклад пересилає в територіальну інспекцію. Головна чи старша медична сестра може порушувати цілісність упаковки (за потреби). В цьому випадку на новоствореній упаковці вона повинна зазначити:
- назву лікарського препарату;
- його серію;
- термін придатності;
- повну назву виробника;
- власний підпис.
Необхідність проведення контролю передбачена до наказом Міністерства охорони здоров’я України «Про затвердження Правил зберігання та проведення контролю якості лікарських засобів у лікувально-профілактичних закладах» від 16.12.2003 № 584.
У відділеннях, в свою чергу, здійснюють перевірку умов зберігання лікарських засобів. Така перевірка проходить щонайменше 1 раз у місяць. Результат перевірки заноситься до відповідного журналу.
Читайте: "Предстерилизационная обработка: этапы, способы очистки, средства"
19) Як вести облік медикаментів та виробів медичного призначення, що надійшли як гуманітарна допомога?
Медикаменти та вироби медичного призначення, які поступили до медичного закладу в складі гуманітарної допомоги, обліковує бухгалтерська служба окремо від запасів, отриманих коштом з різних фондів кошторису. Вимога щодо цього прописана в Положенні з бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.11.2013 № 947.
20) Як обліковувати спирт в офтальмологічному кабінеті, який використовується для оброки медичного обладнання — тонометрів Маклакова, щілинної лампи тощо?
Заклад охорони здоров’я має розробити та затвердити норми списання етилового спирту у окремих структурних підрозділах залежно від виду допомоги, який вони надають. Ця вимога міститься в Наказі № 245.
21) Якщо заклад отримує інсулін за 10-15 найменуванням, чи можна вести кількісний облік не за найменуваннями, а за назвою «Інсулін»? Тобто вказувати кількість флаконів і суму. Таких лікарських засобів і витратних матеріалів дуже багато і на кожний розмір потрібно заводити окремий листок у журналі обліку. Тому це істотно спростило б завдання медичного персоналу. Також чи можна списувати разом шприци, катетери тощо?
Ні, робити цього не можна. Все має списуватись окремо. Це обумовлено тим, що бухгалтерські звіти мають складатись за найменуваннями.
22) Деззасоби теж списувати щоденно за прізвищами пацієнтів?
Деззасоби повинні списуватись щоденно, однак прізвищ пацієнтів вказувати не потрібно.
23) Чи можна передавати лікарні медикаменти швидкої допомоги, отримані за кошти держбюджету для екстреної допомоги?
Це питання необхідно узгодити з Департаментом охорони здоров’я окремої області. Передавати медикаменти можна буде лише у тому випадку, якщо буде отримана згода на таку передачу.
24) Чи вимагають ревізійні відділення документальні підтвердження залишків невикористаних лікарських засобів в історії хвороби?
Такої вимоги ревізійні відділення не висувають.
Читайте: "Комиссия по инфекционному контролю в ЛПУ"
25) Як списувати лідокаїн, воду для ін’єкцій для розведення антибіотиків тощо, якщо в листку призначень вказують тільки антибіотик?
Інструкція до застосування антибіотика, крім іншого, містить інформацію про те, якою кількістю води для ін’єкцій цей антибіотик розводять перед введенням. Таким чином можна списувати розчинник, хоча його кількість не зазначена у листку призначень.
26) На який період допустимо мати запас лікарських засобів у стаціонарі (на місяць, рік тощо)?
Допускається мати запас лікарських засобів, який необхідний для безперебійного функціонування стаціонару протягом місяця. Однак краще не нагромаджувати такий великий запас медикаментів, оскільки в цьому випадку стає важко контролювати терміни придатності кожного лікарського засобу. З огляду на це, оптимально робити двотижневий запас лікарських засобів.
27) Хто веде журнал складського обліку та реєстр у закладі охорони здоров’я?
Журнал складського обліку та усі реєстри мають вести провізор чи завідувач складу. Якщо таких посад відповідно до штатного розпису немає, ці функції покладають на старшу медичну сестру чи головну медичну сестру та прописують це у наказі по медичному закладу.
Читайте: "Форма № 20: отчет лечебно-профилактического учреждения"
28) Чи потрібно вести журнал складського обліку, якщо облік ведуть у програмі 1С на ділянках по факту використання на кожного пацієнта в приватних закладах?
Цього робити не потрібно. Схема списання повинна бути прописана в наказі по закладу охорони здоров’я, який повинен затвердити своїм підписом його очільник.
29) Враховуючи те, що лікарня не забезпечується на 100% лікарськими засобами і більшість медикаментів купують хворі, видані лікарські засоби у відділення використовуються одразу і залишків на кінець місяця немає. Чи можна прописати у наказі, що при видачі у відділення ліки одразу списуються на витрати.
Цього робити у жодному разі не можна. В разі, якщо це буде зроблено, ревізор може вважати такий спосіб списання лікарських засобів не прозорим.
30) Як вести облік ліків, закуплених за рахунок страхової фірми?
Страхова компанія сама висуває вимоги до списання ліків, закуплених її коштом та надає форми медичної документації, в яких має проводитись списання цих ліків у медичному закладі. Наказом по закладу охорони здоров’я прописують запропонований алгоритм списання ліків та затверджують форми облікової документації, рекомендовані тією ж страховою компанією.
31) Чи можна встановити вартісну межу, враховуючи ціни на ліки, наприклад, 1000 гривень, з якої ведеться кількісний облік, і все, що дешевше при видачі з аптеки у відділення списувати на витрати?
Цього робити не можна. Самовільне встановлення подібної межі може призвести до звинувачень у непрозорості обліку лікарських засобів та медичних виробів.
Читайте: "Форма № 070/о: справка для получения путевки на санаторно-курортное лечение"
32) За яким наказом списувати рентгенплівку і хімреактиви?
Нормативними документами не передбачені обсяги використання рентгенплівки та хімреактивів. В повсякденній роботі варто опиратись на норми використання матеріалів, зазначених у інструкції до їх використання. Проте, існує інший шлях – відповідні норми можна розробити та затвердити в наказі по медичному закладу.
33) Списання рентгенплівок, реактивів, не повністю використаних ліків. Чи потрібно складати акт для медкарти?
Так. Такий акт складати потрібно.
34) Заклади мають самі розробляти і затверджувати норми використання розхідного матеріалу?
Розробляти свої схеми списання використаних виробів та розхідних матеріалів медичні заклади не зобов’язані. Однак чітко прописана схема, яка обгрунтовує списання витратних матеріалів, дозволяє зробити цей процес прозорим та зрозумілим як для медичного персоналу, так і для перевіряючих органів. Не слід забувати, що схема списання повинна бути затвердженою локальним наказом по медичному закладу.
